Guía de uso de REOS
Esta guía describe cada función del software y cómo utilizarla, con la ruta en el menú, los pasos que deben seguirse y los textos exactos de las pantallas, para que cada miembro del equipo pueda trabajar sin formación previa.
Resultados
Primeros pasos
Cree la organización, invite al equipo y conozca el espacio de trabajo para que cada miembro disponga desde el primer día de las pantallas que necesita.
- Primeros pasos con REOSPrimera conexión, creación o incorporación a una organización, selección del plan y transición del modo demostración a la producción.
- Consultar el resumenLos indicadores clave de la cartera, los alquileres de doce meses y los elementos por tratar, reunidos en la pantalla de inicio del portal.
- Navegar y buscar en el portalMenú lateral, paleta de búsqueda Ctrl K o ⌘K, cambio de organización, idioma y apariencia del portal.
- Seguimiento de mis tareasLa lista de las tareas que tiene asignadas, con su vencimiento, su prioridad y un acceso directo a la ficha correspondiente.
- Consultar las notificacionesEl icono de campana en la barra superior reúne sus notificaciones personales, actualizadas en tiempo real, con un enlace directo al elemento correspondiente.
- Elegir los oficios de la organizaciónLos oficios marcados en los ajustes de la organización determinan los grupos de módulos que se muestran en el menú de todos los miembros.
- Invitar al equipo y gestionar los rolesInvite a colaboradores por correo electrónico, asigne un rol a cada uno, realice el seguimiento de las invitaciones pendientes y retire un acceso.
- Migración de datos existentesImportar una cartera existente desde un archivo CSV, registro por registro, con correspondencia de columnas y vista previa antes de la escritura.
Cartera
Registre edificios, unidades y propietarios y vincúlelos mediante mandatos, lo que constituye la base de todas las demás operaciones.
- Gestionar los edificiosRegistre sus edificios, sus fotos y su propietario, y realice el seguimiento de la tasa de ocupación de cada uno desde una única lista.
- Gestionar unidadesDescriba cada lote, realice el seguimiento de su estado comercial y encuentre en su ficha las ofertas, contratos de arrendamiento, ventas y oportunidades relacionadas.
- Añadir fotos, planos y descripcionesSuba las fotos y los planos de una unidad y redacte su descripción en cuatro idiomas, para los anuncios, la ficha PDF y las selecciones.
- Filtrar, exportar y procesar por loteBusque, filtre, exporte en CSV y modifique varias fichas a la vez en las listas de la cartera y del departamento comercial.
- Gestionar los propietariosCentralice los datos de contacto de sus mandantes y consulte sus edificios, sus mandatos y sus liquidaciones directamente en su ficha.
- Abrir el acceso de propietarioOfrezca a un propietario un espacio de solo lectura donde pueda consultar sus unidades, sus alquileres y sus liquidaciones, y ciérrelo en cualquier momento.
- Gestionar los mandatosRegistre sus mandatos de venta, alquiler, gestión o administración de fincas, numerados en el registro, y haga su seguimiento hasta su finalización.
- Enviar un mandato a firmaGenere el mandato a partir de su modelo y envíelo al mandante por correo electrónico, de modo que el mandato pase a ser activo en cuanto se firme.
- Enviar el informe semanalCada lunes, el propietario recibe el balance de las visitas y de las ofertas de la semana sobre su inmueble, y usted puede enviarlo en cualquier momento.
Venta
Siga solicitudes, visitas y ofertas hasta la escritura, publique anuncios y cumpla las obligaciones de prevención del blanqueo en un mismo expediente.
- Seguimiento de oportunidades en el CRMRealice el seguimiento de cada oportunidad de venta o de alquiler por etapa, incluyendo su valor, su probabilidad y su fecha de cierre previsto.
- Gestionar los prospectosRegistre a las personas que buscan una propiedad y sus criterios, con el fin de proponerles automáticamente los inmuebles que les corresponden.
- Gestionar las solicitudesReciba las solicitudes de su sitio web y de otros canales, para posteriormente cualificarlas o rechazarlas manteniendo un registro de su tratamiento.
- Planificación y seguimiento de visitasPlanifique las visitas, envíe la confirmación con el archivo de agenda y registre el resultado y el interés de cada visitante.
- Emparejar inmuebles y clientes potencialesVisualice para cada lote disponible los clientes potenciales cuyo presupuesto, dormitorios, superficie y municipios correspondan, con una puntuación sobre 100.
- Enviar una selección de inmueblesEnvíe a un cliente potencial una página personal con los inmuebles seleccionados, y permita que el servicio le avise sobre las novedades y las bajadas de precio.
- Registrar y negociar las ofertasRegistre las ofertas recibidas, avise al vendedor, formule contraofertas y acepte la oferta seleccionada para iniciar la venta.
- Hacer firmar una oferta escritaGenere la oferta escrita a partir de su modelo y envíela para su firma al comprador, y posteriormente al vendedor una vez que se haya aceptado la oferta.
- Seguimiento de las ventasRealice el seguimiento de cada venta desde la negociación hasta la escritura, incluyendo el precio acordado, la comisión, el notario y las ofertas recibidas por la unidad.
- Constituir el expediente de ventaAdjunte cada archivo y realice el seguimiento de sus fechas de caducidad.
- Valorar un inmuebleCalcule una valoración a partir de las ventas y los anuncios de su agencia, incluyendo una horquilla, una mediana por m² y la lista de comparables.
- Redactar el análisis y el informe de valoraciónHaga que la IA redacte un análisis de la valoración para, a continuación, descargar un informe en PDF con sus colores corporativos destinado a entregarlo al propietario.
- Crear y publicar anunciosRedacte sus anuncios en cuatro idiomas, elija sus fotos y publíquelos en su sitio web y en sus canales, con visualizaciones, solicitudes y visitas.
- Redactar un anuncio con IAObtenga una propuesta de título y descripción a partir de los datos de la unidad, para revisarla antes de aplicarla.
- Poner en línea el sitio web de la agenciaCree la página pública de su agencia, que presenta todos sus anuncios publicados con formulario de contacto y reserva de visitas.
- Transmitir sus anuncios mediante flujos XML y JSONFacilite a un socio las direcciones secretas de sus flujos XML y JSON, las cuales contienen todos sus anuncios publicados.
- Conectar los portales inmobiliariosSolicite a REOS que conecte sus anuncios publicados con los portales con los que su agencia tiene un contrato.
- Mantener las fichas de prevención de blanqueoMantenga una ficha de diligencia debida por vendedor y comprador: identidad, titular real, responsabilidad pública, sanciones, riesgo y revisiones.
Alquiler
Seleccione candidatos, formalice contratos e inventarios y gestione las fianzas para que cada alquiler se apoye en un expediente completo.
- Gestionar los contratosCree y realice el seguimiento de los contratos de alquiler de sus unidades, desde el borrador hasta la finalización del contrato, incluyendo la renta, los gastos, la fianza y la legislación aplicable.
- Generar y firmar un contratoGenere el contrato a partir de una plantilla, envíelo para su firma electrónica y permita que REOS lo active en cuanto todas las partes hayan firmado.
- Consultar el expediente de los inquilinosEncuentre a cada inquilino con sus contratos, sus pagos, sus incidencias y sus documentos, y gestione su acceso al portal del inquilino.
- Abrir el portal del inquilinoEnvíe al inquilino un enlace personal a su espacio, que incluye el contrato de alquiler, los vencimientos, los documentos, la comunicación de incidencias y los certificados para descargar.
- Tratamiento de las candidaturas de alquilerReciba las candidaturas con sus documentos, compare los expedientes y acepte a un candidato para crear el inquilino y un contrato de alquiler en borrador.
- Publicar un enlace de candidaturaComparta un enlace público por anuncio o por lote para que los candidatos presenten su expediente y sus documentos justificativos en línea.
- Analizar y comparar los expedientesHaga que la inteligencia artificial extraiga los ingresos, el empleador y el contrato de los documentos para, a continuación, comparar hasta seis candidatos en una misma tabla.
- Realizar un inventarioDescriba el estado de la vivienda estancia por estancia, incluyendo fotos, lecturas de contadores y llaves, para generar a continuación el PDF archivado con el contrato.
- Hacer firmar el inventario in situRecoja con el dedo la firma del inquilino y del agente en el editor, y luego bloquee el inventario para congelar su contenido.
- Comparar la entrada y la salidaEn el momento de la salida, REOS compara el inventario de entrada, propone los daños constatados y calcula el importe que debe retenerse de la fianza, con el fin de facilitar la gestión.
- Seguimiento de las fianzasRegistre la fianza de cada contrato, su tipo, la entidad que la custodia, su referencia y su estado hasta su liberación.
- Liberar una fianzaLibere la fianza al final del contrato de alquiler con las retenciones del inventario de salida, para que REOS redacte la carta y la envíe al inquilino.
Alquileres y finanzas
Emita y cobre los alquileres, actualice rentas, reclame impagos, reparta gastos e informe a los propietarios desde una única contabilidad de gestión.
- Emitir los recibos de alquilerCree cada mes un recibo por contrato de alquiler activo, incluyendo el aviso en PDF y el envío por correo electrónico al inquilino.
- Registrar un pago y el reciboMarque un alquiler como pagado; REOS genera el recibo, lo envía al inquilino y lo archiva en sus documentos.
- Actualizar las rentasCalcule la renta actualizada de los contratos de alquiler en su aniversario utilizando el índice disponible y envíe la carta al inquilino.
- Reclamar los alquileres pendientes de pagoRealice el seguimiento de los alquileres vencidos y envíe, nivel por nivel, un primer recordatorio, un segundo recordatorio y, a continuación, un requerimiento formal por correo electrónico.
- Establecer las liquidaciones de gastosCompare las provisiones cobradas con los gastos reales de un edificio, distribuidos por lote y de forma prorrateada según la ocupación, para luego enviar las liquidaciones.
- Seguimiento de las transaccionesConsulte todos los importes previstos y cobrados, alquileres, gastos, honorarios y costes, y registre los cobros.
- Importar un extracto y conciliarImporte el archivo CSV de su banco para que REOS concilie los pagos según el concepto, el importe y el nombre, y valide posteriormente las conciliaciones.
- Generar las liquidaciones de propietariosGenere cada mes la liquidación de cada propietario, incluyendo los alquileres cobrados, los honorarios y los gastos, para posteriormente enviarla junto con su archivo PDF.
- Realizar pagos a propietarios mediante SEPADescargue un fichero de transferencias SEPA que agrupe los importes netos de las liquidaciones seleccionadas, con el fin de importarlo en su banco.
- Seguimiento y facturación de comisionesVisualice las comisiones de venta y alquiler por agente y por mandato, y cree la factura con un solo clic.
- Facturar a propietarios y clientesCree las facturas de la agencia, introduzca las líneas con IVA y defina los datos de pago que aparecerán en cada factura.
- Emitir, enviar y acreditar una facturaEmita la factura para asignarle su número, envíela por correo electrónico con su PDF, realice el seguimiento de su pago y cree una nota de crédito si fuera necesario.
- Exportar los diarios contablesConsulte en un período determinado el libro de ventas, el libro de compras y los movimientos, y expórtelos en formato CSV o Excel.
- Conectar un programa contableSolicite la configuración de una transferencia directa a WinBooks, Octopus, Yuki, Exact Online, BOB 50 o Horus, configurada por REOS con su contable.
Operaciones
Organice la agenda, el mantenimiento, los documentos, las firmas y las automatizaciones para que el trabajo diario de la agencia sea trazable.
- Organizar la agenda del equipoVisitas, citas y tareas con fecha de vencimiento reunidas en una única agenda, consultable por día, semana, mes o lista.
- Dictar el informe de una visitaRegistre de forma oral el informe de una visita, de modo que la inteligencia artificial extraiga la opinión, el interés y las tareas que usted validará antes de guardarlas.
- Abrir la reserva de visitas en líneaDefina la disponibilidad de sus agentes para que un visitante reserve por sí mismo una franja de visita desde un anuncio publicado.
- Suscribirse a Google Agenda o OutlookVisualice sus visitas, citas y tareas en Google Agenda o Outlook mediante una dirección de suscripción personal de solo lectura.
- Seguimiento de las solicitudes de intervenciónRegistre, priorice y cierre los tickets de mantenimiento de sus unidades, y posteriormente conviértalos en órdenes de trabajo.
- Gestionar las órdenes de trabajoSolicite trabajos a un proveedor con un límite, obtenga la autorización del propietario si es necesario y realice el seguimiento de la intervención hasta la factura.
- Obtener la autorización del propietarioPor encima del límite previsto, el propietario recibe un enlace para aceptar o rechazar las obras, y el pedido se envía al proveedor tan pronto como otorga su autorización.
- Permitir que el proveedor realice el seguimiento de la ordenEl proveedor recibe un enlace personal donde sube su presupuesto, fija la fecha de intervención, declara el fin de obra y transmite su factura.
- Leer y contabilizar la facturaLa inteligencia artificial lee la factura aportada por el proveedor para extraer el importe, de modo que el gasto se imputa al lote con un solo clic.
- Gestionar el archivo de proveedoresCentralice a contratistas y prestadores de servicios junto con sus oficios, datos de contacto, seguros, valoraciones e interlocutores.
- Planificar las tareas del equipoCree, asigne y realice el seguimiento de las tareas del equipo con fecha de vencimiento y prioridad, y vincúrelas a las fichas correspondientes.
- Clasificar documentosDeposite los archivos de la organización, clasifíquelos por categoría, indique su fecha de caducidad y descárguelos mediante un enlace seguro.
- Enviar documentos a firmaGenere un documento a partir de un modelo, envíelo a cada firmante por correo electrónico y realice el seguimiento de las firmas hasta obtener el certificado.
- Firmar desde el enlace recibidoEl firmante abre su enlace, confirma su identidad mediante un código recibido por correo electrónico, escribe su nombre, dibuja su firma y firma el documento.
- Solicitar la firma cualificadaLa firma electrónica cualificada se configura previa solicitud, utilizando los contratos propios de su organización.
- Gestionar las plantillas de documentosConsulte las plantillas de REOS, duplíquelas para adaptarlas y cree sus propias plantillas con campos variables, por mercado y por idioma.
- Generar un documento desde una fichaDesde un mandato, una oferta, un contrato o una reserva, genere el documento a partir de la plantilla y envíelo a firma.
- Supervisar los vencimientosVisualice lo que llega a su término en los próximos seis meses: certificados energéticos, mandatos, contratos y actualizaciones.
- Crear automatizacionesDefina reglas que supervisen una situación cada día y creen una tarea, un ticket, un aviso de renta o un correo electrónico.
- Consultar el asistente IAPlantee preguntas sobre su cartera, como los mandatos que vencen o las unidades disponibles, ya que la IA está incluida en la suscripción.
- Utilizar la IA en las pantallasVarias pantallas utilizan la IA para redactar, leer o comparar: informe dictado, lectura de facturas, análisis de valoraciones e informes.
Comunidades
Administre comunidades de propietarios, emita derramas, celebre juntas generales y siga siniestros y contratos de mantenimiento.
- Gestion de comunidadesCree la asociación de copropietarios y realice un seguimiento, desde una única ficha, de sus lotes, sus fondos, sus atrasos y sus documentos.
- Definir los lotes y los coeficientes de repartoRegistre los lotes, sus cuotas y sus copropietarios, y defina a continuación los coeficientes de reparto específicos para cada gasto.
- Establecer el presupuesto y la liquidación anualIntroduzca el presupuesto y los gastos del ejercicio para, a continuación, generar y enviar la liquidación anual de cada copropietario.
- Abrir el espacio del copropietarioProporcione a cada copropietario un enlace personal para acceder a sus llamadas de fondos, pagos, liquidaciones, asambleas, documentos y a la comunicación de incidencias.
- Generar y emitir las derramasCalcule una derrama sobre el presupuesto o sobre un importe, controle las líneas en borrador y, a continuación, envíe a cada copropietario su derrama en formato PDF.
- Seguimiento de pagos y recordatoriosRegistre los pagos recibidos, identifique las líneas vencidas y envíe recordatorios por correo electrónico a los copropietarios que no hayan abonado su derrama.
- Preparar y convocar la junta generalPlanifique la junta, establezca el orden del día con la mayoría requerida de cada punto y envíe a continuación la convocatoria por correo electrónico.
- Controlar las asistencias y las votacionesRegistre las asistencias y las representaciones, controle el quórum, reciba las votaciones en línea y en la sesión, y registre los resultados a continuación.
- Redactar y enviar el actaHaga redactar un borrador de acta por la inteligencia artificial a partir de las notas o de la grabación, revíselo y envíelo a los copropietarios.
- Declarar y realizar el seguimiento de los siniestrosRegistre un siniestro, adjunte fotografías y presupuestos, declárelo por correo electrónico a la aseguradora y supervise el peritaje hasta la indemnización.
- Seguimiento de contratos e inspeccionesRegistre los contratos de mantenimiento y las inspecciones obligatorias, de modo que REOS cree las tareas antes de cada preaviso y de cada vencimiento.
Promoción
Dirija una promoción unidad por unidad, de las opciones a las reservas, manteniendo informados a los compradores de su avance.
- Gestionar las promociones inmobiliariasCree una promoción inmobiliaria nueva, vincule sus edificios y realice el seguimiento de las unidades vendidas, la cifra de negocios y el avance de la obra en un resumen.
- Construir la cuadrícula de lotesIntroduzca los lotes de la promoción y visualícelos por edificio y por planta, con su estado, su plano y su reserva.
- Poner en opción y listas de esperaReserve temporalmente un lote para un contacto, inscriba a los siguientes en una lista de espera y permita que REOS gestione la expiración de las opciones.
- Seguimiento de la obra y solicitud de pagoDefina las etapas de la obra y su parte del precio, realice el seguimiento del avance y envíe las solicitudes de pago al finalizar cada etapa.
- Proponer el catálogo de acabadosPublique las mejoras de acabados, recopile las elecciones de los compradores, elabore los presupuestos correspondientes e incorpórelos al calendario de pagos.
- Informar a los compradoresPublique las noticias de obra y los documentos de la promoción, y proporcione a cada comprador un enlace hacia su espacio personal.
- Gestionar las reservasEstablezca la reserva de una unidad, envíe el contrato para su firma, confírmela y registre la escritura o la cancelación.
- Establecer el calendario de pagosCalcule los plazos de una reserva a partir de las etapas de la obra, solicítelos con su PDF y registre los pagos.
Patrimonio
Mida la rentabilidad, siga los préstamos y elabore previsiones e informes de un patrimonio inmobiliario.
- Medir la rentabilidad del patrimonioHaga un seguimiento de los alquileres, la ocupación, la vacancia, las rentabilidades, el flujo de caja, el valor y el endeudamiento, y exporte a continuación la relación de arrendamientos de su cartera.
- Registrar los préstamosIntroduzca los préstamos que financian el patrimonio y consulte su cuadro de amortización, exportable en formato CSV.
- Establecer una previsiónProyecte durante varios años las rentas, los gastos, el resultado, la deuda y el valor según sus hipótesis, y guarde sus escenarios.
- Generar el informe al propietarioGenere un informe en PDF con indicadores, gráfico de alquileres, comentario y estado locativo, y envíelo por correo electrónico al propietario.
- Consultar el panel de la agenciaMida en un período los mandatos captados, el plazo de venta, la conversión de visitas y los honorarios por agente.
- Abrir la API y los webhooksCree claves de API de lectura y webhooks firmados con el fin de que sus propias herramientas exploten los datos de REOS.
Cuenta y suscripción
Gestione la suscripción, las facturas de REOS, el uso de la IA y los ajustes de la organización y de cada usuario.
- Elegir y cambiar de planConsulte el plan actual, el consumo de unidades y de cuentas, y cambie a un plan superior o inferior.
- Consultar y abonar las facturas de REOSLas facturas, notas de crédito y pagos de su suscripción a REOS, con la información de transferencia y el seguimiento de los abonos.
- Supervisar el uso de la IAEl detalle de las llamadas a la inteligencia artificial de su organización, incluida en la suscripción y mostrada a título informativo.
- Comunicarse con REOS a través de las solicitudesAbrir una solicitud con el departamento de contabilidad de REOS, hacer un seguimiento de su estado y responder en un hilo de conversación.
- Solicitar una configuración a medidaLas conexiones vinculadas a sus propios contratos, tales como banco, portales, firma cualificada, contabilidad, Peppol y agenda, son configuradas por REOS.
- Actualizar su perfilNombre completo, teléfono e idioma de la interfaz: la información personal visible para los miembros de su organización.
- Proteger su cuentaContraseña, dirección de correo electrónico, doble autenticación y reglas de sesión aplicadas a toda la organización.
- Configurar la organizaciónNombre, mercado principal, idioma por defecto, correo de contacto y oficios ejercidos: los ajustes comunes a toda la organización.
- Gestionar las credenciales de los portalesRegistrar las credenciales de difusión de los portales inmobiliarios por mercado, e identificar aquellos que se conectan bajo petición.
- Configurar las notificacionesElegir, para cada evento, si desea recibir avisos en el portal, por correo electrónico o a través de ambos canales.
- Adaptar la visualizaciónAltura de las filas de las listas y formato de las fechas, con una vista previa inmediata y un recordatorio de los atajos de teclado.
Ninguna ficha corresponde a esta búsqueda. Pruebe un término más corto u otra área.
Demostración sobre su propia cartera
La demo se realiza sobre una estructura similar a la suya: su número de unidades, su modelo de mandato, sus portales. Cuarenta y cinco minutos, sin diapositivas.