Gebruikersgids van REOS
Deze gids beschrijft elke functie van de software en hoe u ze gebruikt, met het pad in het menu, de te volgen stappen en de exacte labels van de schermen, zodat elke medewerker zonder voorafgaande opleiding aan de slag kan.
Resultaten
Aan de slag
Maak de organisatie aan, nodig het team uit en leer de werkomgeving kennen, zodat elke medewerker vanaf de eerste dag over de juiste schermen beschikt.
- Aan de slag met REOSEerste aanmelding, aanmaken of aansluiten bij een organisatie, keuze van de formule en overschakelen van de demomodus naar productie.
- Het overzicht lezenDe belangrijkste portefeuille-indicatoren, de huur over twaalf maanden en de te behandelen punten, samengebracht op het startscherm van de portaalwebsite.
- Navigeren en zoeken in de portaalpaginaZijmenu, zoekpalet Ctrl K of ⌘K, van organisatie wisselen, taal en weergave van de portaalpagina.
- Mijn taken opvolgenDe lijst met taken die aan u zijn toegewezen, inclusief de vervaldag, de prioriteit en een rechtstreekse toegang tot de betreffende fiche.
- Meldingen raadplegenDe bel in de bovenste balk verzamelt uw persoonlijke meldingen, die in real time worden bijgewerkt, met een link naar het betreffende item.
- De vakgebieden van de organisatie kiezenDe vakgebieden die zijn aangevinkt in de instellingen van de organisatie bepalen de modulegroepen die worden weergegeven in het menu van alle leden.
- Het team uitnodigen en rollen beherenMedewerkers per e-mail uitnodigen, aan iedereen een rol toewijzen, openstaande uitnodigingen opvolgen en een toegang intrekken.
- Bestaande gegevens overnemenImporteer een bestaande portefeuille vanuit een CSV-bestand, register per register, met kolomtoewijzing en een voorbeeld vóór het wegschrijven.
Portefeuille
Leg gebouwen, eenheden en eigenaars vast en verbind ze met mandaten, wat de basis vormt voor alle andere handelingen.
- Gebouwen beherenRegistreer uw gebouwen, hun foto’s en hun eigenaar, en volg de bezettingsgraad van elk gebouw op vanuit één enkele lijst.
- Eenheden beherenBeschrijf elk lot, volg de commerciële status op en raadpleeg op de fiche de bijbehorende aanbiedingen, huurcontracten, verkopen en opportuniteiten.
- Foto’s, plannen en omschrijvingen toevoegenUpload de foto’s en plannen van een kavel en stel de omschrijving op in vier talen, zodat deze beschikbaar zijn voor advertenties, de pdf-infofiche en selecties.
- Filteren, exporteren en per batch verwerkenZoek, filter, exporteer naar CSV en wijzig meerdere fiches tegelijk in de portefeuille- en commerciële lijsten.
- Eigenaars beherenCentraliseer de contactgegevens van uw mandatarissen en raadpleeg hun gebouwen, mandaten en overzichten rechtstreeks op hun fiche.
- Eigenaarstoegang openenGeef een eigenaar een ruimte in alleen-lezen om zijn eenheden, huurgelden en overzichten te raadplegen, en sluit deze op elk moment.
- Mandaten beherenRegistreer uw verkoop-, verhuur-, beheer- ou syndicusmandaten, voorzien van een registernummer, en volg ze op tot het einde.
- Een mandaat ter ondertekening versturenGenereer het mandaat vanuit uw model en verstuur het per e-mail naar de volmachtgever, zodat het mandaat actief wordt zodra het is ondertekend.
- Het weekrapport versturenElke maandag ontvangt de eigenaar het overzicht van de bezichtigingen en de biedingen van de afgelopen week voor zijn pand, en u kunt dit op elk moment versturen.
Verkoop
Volg aanvragen, bezichtigingen en biedingen tot aan de akte, publiceer advertenties en voldoe aan de witwasverplichtingen binnen één dossier.
- Opportuniteiten opvolgen in het CRMVolg elke verkoop- of verhuuropportuniteit per fase op, inclusief de waarde, de kans en de verwachte afsluitingsdatum.
- Prospecten beherenRegistreer personen die op zoek zijn naar vastgoed en hun criteria, zodat u hen automatisch de panden kunt voorstellen die bij hen passen.
- Inkomende aanvragen verwerkenOntvang aanvragen via uw website en andere kanalen, waarna u deze kwalificeert of afwijst met behoud van een overzicht van de verwerking.
- Bezichtigingen plannen en opvolgenPlan bezichtigingen, verstuur de bevestiging met het agendabestand en leg het verloop en de interesse van elke bezoeker vast.
- Panden en potentiële klanten matchenBekijk voor elk beschikbaar vastgoedobject welke potentiële klanten voldoen aan het budget, de slaapkamers, de oppervlakte en de gemeenten, voorzien van een score op 100.
- Een selectie van panden versturenVerstuur een persoonlijke pagina met de geselecteerde panden naar een prospect, en laat de dienst hem of haar op de hoogte brengen van nieuwe panden en prijsdalingen.
- Biedingen registreren en onderhandelenRegistreer ontvangen biedingen, verwittig de verkoper, doe tegenboden en aanvaard het geselecteerde bod om de verkoop te openen.
- Een schriftelijk bod laten ondertekenenGenereer het schriftelijke bod vanuit uw sjabloon en stuur dit ter ondertekening naar de koper en vervolgens naar de verkoper zodra het bod is aanvaard.
- Verkooptransacties opvolgenVolg elke verkoop op van onderhandeling tot akte, inclusief de overeengekomen prijs, de commissie, de notaris en de ontvangen biedingen op het kavel.
- Het verkoopdossier samenstellenVerkrijg de lijst met vereiste documenten op basis van de regio van het pand, voeg elk document toe en volg de vervaldata op.
- Een pand schattenBereken een schatting op basis van de verkopen en advertenties van uw kantoor, inclusief een vork, een mediaan per m² en de lijst met vergelijkingspunten.
- Analyse en schattingsrapport opstellenLaat de AI een schattingsanalyse opstellen en download vervolgens een rapport in pdf-formaat in uw huisstijl om aan de eigenaar te overhandigen.
- Advertenties aanmaken en publicerenStel uw advertenties op in vier talen, kies de bijbehorende foto's en publiceer ze op uw website en in uw feeds, met weergaven, aanvragen en bezichtigingen.
- Een advertentie schrijven met AIOntwerp een voorstel voor een titel en een beschrijving in vier talen op basis van de eenheidsgegevens, om te controleren voordat u dit toepast.
- De websites van het kantoor online zettenMaak de openbare pagina van uw kantoor aan, waarop al uw gepubliceerde panden worden getoond, inclusief een contactformulier en de optie om een bezoek in te plannen.
- Uw advertenties doorsturen via XML- en JSON-feedsVerstrek aan een partner de geheime adressen van uw XML- en JSON-feeds, die al uw gepubliceerde advertenties bevatten.
- Vastgoedportalen koppelenVraag REOS om uw gepubliceerde advertenties te koppelen aan de portalen waarmee uw kantoor een contract heeft.
- De fiches voor witwaspreventie bijhoudenHoud een waakzaamheidsfiche bij per verkoper en koper: identiteit, uiteindelijke begunstigde, politieke blootstelling, sancties, risico en herzieningen.
Verhuur
Selecteer kandidaten, stel huurcontracten en plaatsbeschrijvingen op en beheer de waarborgen, zodat elke verhuring op een volledig dossier rust.
- Beheer van huurcontractenMaak de huurcontracten van uw eenheden aan en volg deze op, van ontwerp tot het einde van het contract, inclusief huur, lasten, waarborg en toepasselijke wetgeving.
- Een huurcontract opmaken en laten ondertekenenMaak het huurcontract aan op basis van een sjabloon, verzend het voor een elektronische handtekening en laat REOS het activeren zodra alle partijen hebben getekend.
- De registratie van het huurcontract opvolgenVoor huurcontracten legt REOS de registratietermijn vast op twee maanden na ondertekening en wordt er een taak aangemaakt die automatisch sluit zodra de registratie is genoteerd.
- Het huurdersdossier raadplegenU vindt elke huurder terug met diens huurcontracten, betalingen, incidenten en documenten, en u beheert de toegang tot het huurdersportaal.
- Het huurdersportaal openenVerstuur een persoonlijke link naar de ruimte van de huurder, zodat deze toegang heeft tot het huurcontract, de vervaldagen, de documenten, de incidentmeldingen en de te downloaden attesten.
- Huurkandidaturen verwerkenOntvang kandidaturen met de bijbehorende documenten, vergelijk de dossiers en aanvaard een kandidaat om de huurder en een concept huurcontract aan te maken.
- Een kandidatuurlink publicerenDeel een openbare link per advertentie of per eenheid zodat kandidaten hun dossier en bewijsstukken online kunnen indienen.
- Dossiers analyseren en vergelijkenLaat de AI het inkomen, de werkgever en het contract in de documenten uitlezen, en vergelijk vervolgens tot zes kandidaten in eenzelfde overzicht.
- Een plaatsbeschrijving uitvoerenBeschrijf de staat van de woning ruimte per ruimte, inclusief foto's, meterstanden en sleutels, om vervolgens de PDF te genereren die bij het huurcontract wordt gearchiveerd.
- De plaatsbeschrijving ter plaatse laten ondertekenenVerzamel de handtekening van de huurder en de makelaar met de vinger in de bewerker en vergrendel vervolgens de plaatsbeschrijving om de inhoud vast te zetten.
- De intrede en uittrede vergelijkenBij de uittrede brengt REOS de plaatsbeschrijving bij intrede samen met de vastgestelde schade, zodat het in te houden bedrag op de waarborg automatisch wordt berekend.
- Huurwaarborgen opvolgenRegistreer de waarborg van elk huurcontract, het type, de instelling die de waarborg beheert, de referentie en de status, tot aan de vrijgave ervan.
- Een huurwaarborg vrijgevenGeef de waarborg vrij op het einde van de huurovereenkomst met de inhoudingen uit de uitgaande plaatsbeschrijving, zodat REOS de brief opstelt en naar de huurder verzendt.
Huur en financiën
Vraag huur op en int ze, indexeer, maan aan, verdeel kosten en breng verslag uit aan eigenaars vanuit één beheerboekhouding.
- Huuroproepen uitgevenGenereer elke maand een oproep per actief huurcontract, inclusief een pdf-bericht, een betalingsmededeling en een e-mailverzending naar de huurder.
- De QR-betaalcode gebruikenDe huuroproep bevat een betaalcode die de huurder scant met de applicatie van zijn bank.
- Een betaling en de kwitantie registrerenMarkeer een huur als betaald; REOS maakt de kwitantie aan, verstuurt deze naar de huurder en slaat deze op in de documenten.
- Huren indexerenBereken de geïndexeerde huurprijs van huurovereenkomsten op hun verjaardag aan de hand van de gepubliceerde index en verstuur de brief naar de huurder.
- Onbetaalde huurpennen aanmanenVolg de te late huurstromen op en verstuur, niveau per niveau, een eerste herinnering, een tweede herinnering en vervolgens een ingebrekestelling per e-mail.
- Kostenafrekeningen opstellenVergelijk de ontvangen provisies met de werkelijke kosten van een gebouw, verdeeld per kavel en naar rato van de bezetting, om vervolgens de afrekeningen te versturen.
- Transacties opvolgenRaadpleeg alle verwachte en ontvangen bedragen, huurprijzen, kosten, erelonen en uitgaven, en registreer de betalingen.
- Een afschrift importeren en koppelenImporteer het afschrift van uw bank, waarna REOS de betalingen koppelt op basis van mededeling, bedrag en naam, zodat u de koppelingen kunt valideren.
- Eigenaarsoverzichten genererenGenereer elke maand het overzicht voor elke eigenaar, inclusief geïnde huren, erelonen en uitgaven, en verstuur dit vervolgens met het bijbehorende PDF-bestand.
- Uitbetalingen aan eigenaars via SEPADownload een SEPA-overschrijvingsbestand met de nettobedragen van de geselecteerde overzichten, zodat u dit kunt importeren in uw bankomgeving.
- Commissies opvolgen en facturerenBekijk de verkoop- en verhuurcommissies per makelaar en per mandaat, en maak de factuur aan met één klik.
- Factureren aan eigenaars en klantenMaak de facturen van het kantoor aan, voer de regels met btw in en definieer de betaalgegevens die op elke factuur worden vermeld.
- Een factuur uitgeven, versturen en crediterenGeef de factuur uit om het nummer toe te wijzen, verstuur deze per e-mail met de PDF, volg de betaling op en maak indien nodig een creditnota aan.
- Financiële dagboeken exporterenRaadpleeg het verkoopdagboek, het aankoopdagboek en de bewegingen over een bepaalde periode en exporteer deze naar CSV of Excel.
- Een boekhoudsoftware koppelenVraag de configuratie aan van een rechtstreekse overdracht naar WinBooks, Octopus, Yuki, Exact Online, BOB 50 of Horus, die door REOS wordt geconfigureerd in overleg met uw boekhouder.
Operaties
Organiseer agenda, onderhoud, documenten, handtekeningen en automatiseringen, zodat het dagelijkse werk van het kantoor traceerbaar blijft.
- De agenda van het team organiserenBezichtigingen, afspraken en taken met een vervaldatum samengebracht in één enkele agenda, die per dag, week, maand of lijst kan worden geraadpleegd.
- Het verslag van een bezoekenreeks dicterenU kunt het verslag van een bezoek mondeling opnemen, waarna de AI hieruit het advies, de interesse en de te valideren taken haalt voordat u alles opslaat.
- Online bezichtigingen openenStel de beschikbaarheid van uw makelaars in zodat een bezoeker zelf een bezichtigingsslot kan reserveren vanuit een gepubliceerde advertentie.
- Google Agenda of Outlook abonnerenGeef uw bezoeken, afspraken en taken weer in Google Agenda of Outlook via een persoonlijk abonnementsadres in alleen-lezen.
- Onderhoudsaanvragen opvolgenRegistreer, prioriteer en sluit onderhoudstickets voor uw eenheden af en zet deze vervolgens om in werkbonnen.
- Werkbonnen beherenBestel werkzaamheden bij een aannemer met een plafond, verkrijg indien nodig het akkoord van de eigenaar en volg de interventie op tot aan de factuur.
- De goedkeuring van de eigenaar verkrijgenWanneer het bedrag de vastgestelde drempel overschrijdt, ontvangt de eigenaar een link om de werken goed te keuren of te weigeren, waarna de werkbon onmiddellijk naar de leverancier wordt verzonden zodra het akkoord is gegeven.
- De leverancier de opdracht laten opvolgenDe leverancier ontvangt een persoonlijke link om zijn offerte te uploaden, de interventiedatum vast te leggen, het einde van de werken te melden en zijn factuur door te sturen.
- Factuur lezen en boekenDe AI leest de door de leverancier ingediende factuur om het bedrag eruit te halen, waarna de uitgave met één klik aan het kavelnr. wordt toegewezen.
- Het leveranciersbestand beherenCentraliseer aannemers en dienstverleners met hun vakgebieden, contactgegevens, verzekering, beoordeling en contactpersonen.
- De taken van het team plannenCreëer, wijs en volg de taken van het team op met vervaldag en prioriteit, en koppel ze aan de betreffende fiches.
- Documenten ordenenUpload de organisatiebestanden, sorteer ze per categorie, geef de vervaldatum op en download ze via een beveiligde link.
- Documenten ter ondertekening versturenGenereer een document op basis van een model, verstuur dit per e-mail naar elke ondertekenaar en volg de handtekeningen op tot aan het certificaat.
- Ondertekenen via de ontvangen linkDe ondertekenaar opent de link, bevestigt zijn identiteit met een per e-mail ontvangen code, voert zijn naam in, tekent zijn handtekening en ondertekent het document.
- Een itsme- of gekwalificeerde handtekening aanvragenDe ondertekening via itsme of de gekwalificeerde elektronische handtekening wordt op aanvraag ingesteld, op basis van de contracten die specifiek zijn voor uw organisatie.
- Documentmodellen beherenRaadpleeg de REOS-modellen, dupliceer ze om ze aan te passen en creëer uw eigen modellen met variabele velden, per markt en per taal.
- Een document genereren vanuit een ficheVanuit een mandaat, een bod, een huurcontract of een reservatie genereert u het document op basis van het model en stuurt u dit ter ondertekening.
- Vervaldagen opvolgenBekijk wat er in de komende zes maanden afloopt, zoals EPC-certificaten, mandaten, huurcontracten, indexaties en registraties van de huurovereenkomst.
- Automatiseringen makenDefinieer regels die elke dag een situatie controleren en automatisch een taak, ticket, huurherinnering of e-mail aanmaken.
- De AI-assistent raadplegenStel vragen over uw portefeuille, zoals mandaten die aflopen of beschikbare eenheden, zodat u snel inzicht krijgt; AI is inbegrepen in het abonnement.
- AI gebruiken in schermenVerschillende schermen maken gebruik van AI om te schrijven, te lezen of te vergelijken: gedicteerd verslag, factuurlezing, schattingsanalyse, rapport.
Syndicus
Beheer mede-eigendommen, vraag provisies op, houd algemene vergaderingen en volg schadegevallen en onderhoudscontracten op.
- Mede-eigendommen beherenU creëert de vereniging van mede-eigenaars en volgt de kavels, fondsen, achterstallen en documenten op via één enkele fiche.
- Kavels en verdeelsleutels definiërenRegistreer de kavels, hun aandelen en hun mede-eigenaren, en definiëren vervolgens de specifieke verdeelsleutels per kostenpost.
- Het budget en de jaarafrekening opstellenVoer het budget en de uitgaven van het boekjaar in, waarna u de jaarafrekening van elke mede-eigenaar opstelt en verzendt.
- De ruimte mede-eigenaar openenGeef elke mede-eigenaar een persoonlijke link naar zijn oproepen, betalingen, afrekeningen, vergaderingen, documenten en het melden van incidenten.
- Provisieoproepen genereren en uitgevenBereken een oproep op basis van de begroting of een bedrag, controleer de conceptregels en verstuur vervolgens de oproep in PDF-formaat naar elke mede-eigenaar.
- Betalingen opvolgen en herinnerenRegistreer ontvangen betalingen, identificeer te late posten en stuur per e-mail een herinnering naar mede-eigenaars die hun provisieoproep nog niet hebben voldaan.
- De algemene vergadering voorbereiden en oproepenPlan de vergadering, stel de agenda op met de vereiste meerderheid van elk punt en verstuur vervolgens de oproeping per e-mail.
- Aanwezigheden en stemmingen bijhoudenRegistreer aanwezigheden en volmachten, controleer het quorum, verzamel de online stemmen en de stemmen tijdens de vergadering, en leg vervolgens de resultaten vast.
- Notulen opstellen en verzendenLaat de AI een concept voor de notulen opstellen op basis van de notities of de opname, controleer de tekst en verzend deze vervolgens naar de mede-eigenaren.
- Schadegevallen aangeven en opvolgenRegistreer een schadegeval, voeg foto's en offertes toe, geef het per e-mail aan bij de verzekeraar en volg de expertise tot aan de vergoeding op.
- Contracten en keuringen opvolgenRegistreer onderhoudscontracten en verplichte keuringen, zodat REOS automatisch taken aanmaakt vóór elke opzegtermijn en vervaldatum.
Projectontwikkeling
Stuur een vastgoedproject per kavel aan, van opties tot reservaties, en houd kopers op de hoogte van de voortgang.
- Projectontwikkeling beherenMaak een nieuw vastgoedproject aan, koppel de bijbehorende gebouwen en volg de verkochte kavels, de omzet en de voortgang van de bouw op via een overzicht.
- De kaveloverzicht samenstellenVoer de kavels van het project in en bekijk ze per gebouw en verdieping, inclusief hun status, plan en reservatie.
- Opties nemen en wachtlijsten beherenReserveer tijdelijk een kavel voor een contactpersoon, plaats de volgende geïnteresseerden op een wachtlijst en laat REOS het verlopen van de opties beheren.
- De werf opvolgen en betalingsschijven opvragenDefinieer de fasen van de werf en hun aandeel in de prijs, volg de voortgang op en verstuur de betalingsuitnodigingen bij de voltooiing van elke fase.
- De catalogus met afwerkingen voorstellenPubliceer het meerwerk voor de afwerking, verzamel de keuzes van de kopers, bereken de prijzen in een offerte en voeg deze toe aan het betalingsschema.
- Kopers informerenPubliceer werfnieuws en projectdocumenten, en geef elke koper een link naar zijn of haar persoonlijke ruimte.
- Reservaties beherenMaak de reservatie van een kavel aan, verstuur het contract ter ondertekening, bevestig de reservatie en registreer vervolgens de akte of de annulering.
- Het betalingsschema opstellenBereken de schijven van een reservatie op basis van de werffasen, vraag deze op met hun PDF en registreer de betalingen.
Vermogen
Meet het rendement, volg financieringen op en stel prognoses en rapporten op voor een vastgoedvermogen.
- Het rendement van het vermogen metenVolg huurprijzen, bezetting, leegstand, rendementen, kasstroom, waarde en schulden op, en exporteer vervolgens de huurstaat van uw portefeuille.
- Financieringen registrerenVoరిత్ర de leningen in die het vermogen financieren en raadpleeg hun aflossingstabel die u naar het CSV-formaat kunt exporteren.
- Een prognose opstellenProjecteer huurinkomsten, kosten, resultaat, schulden en waarde over meerdere jaren op basis van uw hypothesen en sla uw scenario's op.
- Het eigenaarsrapport opstellenGenereer een PDF-rapport met kerncijfers, een huurgrafiek, een opmerking en de verhuurstatus, en verstuur dit vervolgens per e-mail naar de eigenaar.
- Het kantoordashboard raadplegenMeet over een bepaalde periode de binnengekomen opdrachten, de verkoopduur, de conversie van bezichtigingen en de erelonen per makelaar.
- De API en webhooks openenMaak leesbare API-sleutels en ondertekende webhooks aan zodat uw eigen tools de gegevens van REOS kunnen gebruiken.
Account en abonnement
Beheer het abonnement, de REOS-facturen, het AI-gebruik en de instellingen van de organisatie en van elke gebruiker.
- Een formule kiezen en wijzigenDe huidige formule, het verbruik van eenheden en accounts raadplegen, en overstappen naar een hoger of lager pakket.
- REOS-facturen raadplegen en betalenDe facturen, creditnotes en betalingen van uw REOS-abonnement, samen met de overschrijvingsgegevens en de opvolging van de betalingen.
- Het AI-gebruik opvolgenHet overzicht van de oproepen naar de kunstmatige intelligentie binnen uw organisatie, inbegrepen in het abonnement en weergegeven ter informatie.
- Communiceren met REOS via aanvragenOpen een aanvraag bij de boekhouding van REOS, volg de status ervan op en beantwoord berichten in een discussielijn.
- Configuratie op maat aanvragenDe koppelingen met uw eigen contracten, zoals banken, portals, een gekwalificeerde handtekening, boekhouding, Peppol en de agenda, worden door REOS geconfigureerd.
- Uw profiel bijwerkenVolledige naam, telefoon en taal van de interface: de persoonlijke gegevens die zichtbaar zijn voor de leden van uw organisatie.
- Uw account beveiligenWachtwoord, e-mailadres, tweestapsverificatie en sessieregels die van toepassing zijn op de gehele organisatie.
- De organisatie instellenNaam, thuismarkt, standaardtaal, contact-e-mail en vakgebieden: de instellingen die gelden voor de gehele organisatie.
- Inloggegevens van portals beherenSla de publicatie-inloggegevens van vastgoedportals per markt op en identificeer welke portals op aanvraag worden gekoppeld.
- Meldingen instellenKies voor elke gebeurtenis of u een melding wilt ontvangen in het portaal, per e-mail of via beide kanalen.
- De weergave aanpassenDe rijhoogte van lijsten en de datumnotatie, met een direct voorbeeld en een overzicht van de sneltoetsen.
Geen fiche komt overeen met deze zoekopdracht. Probeer een kortere term of een ander domein.
Een demo op uw eigen portefeuille
De demo loopt op een structuur die op de uwe lijkt: uw aantal eenheden, uw mandaatmodel, uw portalen. Vijfenveertig minuten, zonder verkooppresentatie.