Doel
Wanneer het plafond van een werkbon hoger is dan de goedkeuringsdrempel die in het mandaat of door de organisatie is vastgelegd, moet de eigenaar de uitgave vooraf goedkeuren, zodat het kantoor binnen de grenzen van zijn mandaat handelt.
REOS stuurt de eigenaar een e-mail met een link naar een openbare pagina, waarop hij de werken kan bekijken en kan reageren zonder dat hij hiervoor een account nodig heeft.
Waar te vinden
- Operaties
- Werkbonnen
Actie “Versturen” op een werkbon met de status “Ontwerp” of “Geweigerd”.
Stappen
- Controleer of de werkbon voorzien is van een “Plafond (incl. btw)” en of het dossier van de eigenaar een e-mailadres bevat.
- Klik op “Versturen”: de werkbon krijgt de status “Akkoord verwacht” en in de kolom “Akkoord” verschijnt “In afwachting”.
- De eigenaar opent de pagina “Akkoord voor werken”, waar het kantoor, het kavel, het adres, de leverancier, het plafond incl. btw en de omschrijving van de werken worden weergegeven.
- Hij klikt op “Werken goedkeuren” of op “Weigeren” en vult indien nodig een “Opmerking (optioneel)” in.
- Bij een akkoord wordt de werkbon automatisch naar de leverancier verzonden, terwijl de werkbon bij een weigering de status “Geweigerd” krijgt en kan worden aangepast om vervolgens opnieuw te worden verzonden.
Goed om te weten
- De medewerker die de werkbon heeft aangemaakt, of bij afwezigheid het e-mailadres van het kantoor, ontvangt een e-mail bij elk antwoord van de eigenaar, inclusief eventuele opmerkingen.
- Onder de drempel, of wanneer er geen eigenaar is gekoppeld, wordt het akkoord gemarkeerd als “Niet vereist” en wordt de werkbon direct naar de leverancier gestuurd.
- Een reactie kan slechts eenmaal worden geregistreerd voor dezelfde goedkeuringsaanvraag.