Doel
De Agenda brengt bezichtigingen, afspraken en taken met een vervaldatum samen in één overzicht, zodat elke medewerker op elk moment weet wat hem of haar te wachten staat en de verantwoordelijke de werkbelasting van het team kan verdelen.
Het urenrooster van 7 tot 21 uur maakt het mogelijk om overlappingen in één oogopslag te herkennen en een item te verplaatsen via slepen en neerzetten.
Waar te vinden
- Agenda
Optie bovenaan in het menu, vóór de vakspecifieke groepen.
Stappen
- Open “Agenda” en kies de weergave “Dag”, “Week”, “Maand” of “Lijst” op basis van de periode die u wilt bekijken.
- Selecteer bij “Agenda van” de waarde “Mij”, “Het hele team” of de naam van een collega om de bijbehorende planning weer te geven.
- Klik op “Nieuw” of rechtstreeks op een vrije tijdslot in hetrooster om een “Afspraak” of een “Bezichtiging” aan te maken.
- Vul voor een afspraak de “Titel”, “Datum”, “Begin” en “Einde” in, en voeg indien nodig de “Plaats”, de “Deelnemers” en de “Gekoppelde fiche” toe om het item aan een dossier te koppelen.
- Kies voor een bezichtiging de bezochte “Eenheid”, de “Bezoeker” en de “Duur”, zodat de bezichtiging in het bezichtigingsregister wordt opgenomen.
- Versleep een item naar een ander tijdvak om het te verplaatsen, waarbij een bezichtiging of afspraak zijn duur behoudt en een taak simpelweg van vervaldag verandert.
- Klik op een item om het paneel te openen, vanwaar u het kunt “Wijzigen”, “Verwijderen”, “Fiche openen” of, in het geval van een taak, “Markeren als gedaan”.
Goed om te weten
- Taken verschijnen enkel in de Agenda als ze een vervaldatum hebben, en worden aangemaakt en opgevolgd in de “Planning”.
- Het paneel van een geplande bezichtiging biedt de optie “Bevestiging verzenden” om een e-mail te sturen naar de bezoeker en de medewerker, evenals “Boekingslink kopiëren” wanneer de eenheid een gepubliceerd zoekertje heeft.