Veelgestelde vragen

De antwoorden op de vragen die kantoren, beheerders, syndici en ontwikkelaars stellen voor en na hun overstap naar REOS, gerangschikt per thema. Staat uw vraag er niet bij, dan beantwoordt de assistent hieronder ze op basis van deze inhoud en de gebruikersgids.

Thema’s

Alle vragen

Product en platform

Wat is REOS en voor wie is deze software bedoeld?

REOS is het besturingssysteem voor de vastgoedonderneming: het brengt eigenaren, gebouwen, eenheden, mandaten, huurovereenkomsten, transacties, documenten, financiën en operaties samen op één platform. Het is bedoeld voor verkoopkantoren, huurbeheerders, syndici, projectontwikkelaars en investeerders, van zelfstandigen tot kantorennetwerken, zodat iedereen werkt met een enkele database in plaats van met afgescheiden hulpmiddelen. Omdat elk scherm een weergave is van deze unieke database, is een wijziging door een medewerker onmiddellijk zichtbaar voor de anderen.

Zie ook: Eén vastgoedplatform, één database, Gebruikersgids van REOS

Link naar deze vraag
Welke vakgebieden en modules worden door het platform gedekt?

Het platform dekt vastgoedtransacties, huurbeheer, syndicus van mede-eigendom en vastgoedontwikkeling om aan alle activiteiten van de onderneming te voldoen. De modules omvatten de vastgoedportefeuille, mandaten, huurovereenkomsten, onderhoud, boekhouding, algemene vergaderingen en toegewezen ruimtes. Deze modulair opgebouwde structuur zorgt ervoor dat elk kantoor de functies kan activeren die exact overeenkomen met het eigen vakgebied, zodat het menu zich aanpast aan de behoeften.

Zie ook: Modules van de vastgoedsoftware, Eén vastgoedplatform, één database

Link naar deze vraag
In welke talen en op welke markten is REOS beschikbaar?

De werkplek is beschikbaar in het Frans, Nederlands, Engels en Spaans, zodat elke gebruiker in de eigen taal werkt. Landspecifieke regels worden gekoppeld aan het vastgoed en aan het huurcontract in plaats van dat deze in de schermen zijn gecodeerd, waardoor dezelfde organisatie vastgoed in meerdere landen kan beheren volgens de regels die per land van toepassing zijn.

België Voor België volgt REOS met name het PEB-certificaat per eenheid en berekent het de huurindexering op basis van de gezondheidsindex, rekening houdend met de gewestelijke regels.

Link naar deze vraag
Hoe werken de werkplek, de rollen en de toegangsrechten van de medewerkers?

De werkplek wordt gebruikt in een webbrowser op het adres app.re-os.eu, zonder dat installatie vereist is. Rechten worden toegekend per rol, zoals beheerder, beheerder of boekhouder, zodat elke medewerker alleen toegang heeft tot de functies die nodig zijn. Omdat de prijs niet afhankelijk is van het aantal accounts, beschikt elke persoon over een eigen toegang, hetgeen de audit trail waarborgt en het delen van inloggegevens voorkomt.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming, Gebruikersgids van REOS

Link naar deze vraag
Welke diensten worden aangeboden via de portalen voor eigenaren, huurders, mede-eigenaren en kopers?

Eigenaren, huurders, mede-eigenaren en kopers van vastgoed in aanbouw beschikken elk over een eigen omgeving die beperkt is tot het eigen dossier, in de eigen taal. De eigenaar raadpleegt daarin de eigendommen en afrekeningen, de huurder het huurcontract, de vervaldatums en de documenten, de mede-eigenaar de opvragingen van fondsen en overzichten, en de koper de voortgang van het kavelnr en het betalingsschema. Deze omgevingen beperken het aantal vragen dat aan het kantoor wordt gericht, aangezien de informatie op elk moment beschikbaar is.

Zie ook: Omgevingen voor huurders, mede-eigenaars en kopers, Eén vastgoedplatform, één database

Link naar deze vraag
Hoe worden de agenda en het online inplannen van afspraken beheerd?

De gedeelde agenda brengt de bezoeken, afspraken en taken van het team samen zodat iedereen over dezelfde planning beschikt. Bij een gepubliceerd aanbod kan een potentiële klant zelf een vrij tijdstip reserveren, waardoor het contact en het bezoek worden aangemaakt en een bevestiging met een iCal-bestand wordt verzonden; 24 uur voorafgaand aan het bezoek wordt een herinnering verzonden. Elke gebruiker kan zich tevens abonneren op de agenda in de gebruikelijke toepassing dankzij een iCalendar-feed in alleen-lezen modus, waarbij tweerichtingssynchronisatie met Google of Outlook op maat en op aanvraag wordt gerealiseerd.

Zie ook: Vastgoedagenda en online bezichtigingen, Integraties

Link naar deze vraag
Hoe werken de openbare website van het kantoor en de publicatie van advertenties?

Elk kantoor beschikt over een openbare website waarop de gepubliceerde advertenties worden getoond, voorzien van een contactformulier en de mogelijkheid om online bezoeken te reserveren. De publicatie van een advertentie vanaf de werkplek werkt deze website bij evenals de XML- en JSON-feeds van het kantoor, waarin de straatnaam van het vastgoed nooit wordt vermeld. Externe vastgoedportalen ontvangen standaard niets: elke koppeling wordt op maat en op aanvraag geconfigureerd met het contract en de toegangsgegevens van het kantoor.

België In België wordt het PEB-certificaat per eenheid gevolgd, waardoor een waarschuwing wordt gegeven voordat een advertentie online wordt geplaatst waarin dit certificaat ontbreekt.

Zie ook: Advertenties publiceren en verspreiden, Integraties

Link naar deze vraag
Hoe verlopen het testen van de software en de start van het abonnement?

Na het aanmaken van het account kiest u een abonnementsvorm op basis van het aantal eenheden in beheer, waarmee een proefperiode van zeven dagen wordt gestart waarin niets wordt gefactureerd. Het portaal blijft gesloten zolang er geen abonnementsvorm is gekozen, aangezien de limieten voor eenheden en opslagruimte hiervan afhankelijk zijn. Voor een grote portefeuille of een datamigratie kan een begeleide implementatie apart worden geoffreerd.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren., Maak uw REOS-account aan, Demo aanvragen

Link naar deze vraag
Vervangt REOS onze boekhoudsoftware?

Nee. REOS dekt de vastgoedfinanciën, te weten de huurvorderingen, de facturen van het kantoor, de overzichten en de afdrachten aan eigenaren, en exporteert de dagboeken in CSV- of Excel-formaat zodat uw algemene boekhouding in uw gebruikelijke software kan worden gevoerd. Een directe koppeling met deze software kan op maat en op aanvraag worden gerealiseerd.

Zie ook: Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports, Integraties

Link naar deze vraag

Verkoop en transacties

Hoe wordt het register van verkoopmandaten beheerd?

Het mandatenregister bevat al uw verkoopcontracten om de traceerbaarheid van uw kantooractiviteiten te waarborgen. U kunt dit register op elk moment exporteren in PDF-formaat of CSV-formaat om aan de regelgevende vereisten te voldoen. Het provisiemodel wordt rechtstreeks vanuit het mandaat toegepast om automatisch de vergoedingen en het netto bedrag voor de verkoper af te trekken.

Zie ook: Opdrachten en opdrachtenregister, Software voor vastgoedverkoop

Link naar deze vraag
Hoe wordt een vastgoedschatting berekend met REOS?

De schatting is gebaseerd op vergelijkbare panden en op de mediaan van de prijs per vierkante meter om een onderbouwde waardebarge te bieden. REOS genereert vervolgens een PDF-rapport dat u aan de eigenaar kunt overhandigen, en de AI-assistent kan de toelichting schrijven die de redenering uitlegt op basis van de geselecteerde vergelijkbare panden.

Zie ook: Software voor vastgoedverkoop

Link naar deze vraag
Kan ik een gerichte selectie van panden naar een potentiële koper sturen?

U kunt een selectie van panden samenstellen die overeenkomt met de criteria van een potentiële koper en deze verzenden in de vorm van een openbare pagina die toegankelijk is via een persoonlijke link. De potentiële koper kan zo de actuele fiches raadplegen zonder een account aan te maken, terwijl u de geschiedenis bewaart van wat er is voorgesteld.

Zie ook: CRM voor makelaars en vastgoedkantoren

Link naar deze vraag
Hoe wordt de verkoper geïnformeerd wanneer er een aankoopbod wordt uitgebracht?

Elk nieuw geregistreerd bod op een pand activeert de verzending van een bericht naar de verkoper, zodat deze onmiddellijk op de hoogte wordt gesteld. De beslissingen die over elk bod worden genomen, worden bewaard met hun geschiedenis, waardoor het verloop van de onderhandeling op elk moment kan worden gereconstrueerd.

Zie ook: Software voor vastgoedverkoop

Link naar deze vraag
Hoe beheert u de vereiste documenten voor een verkoopdossier?

Het verkoopdossier toont de lijst met te verzamelen documenten op basis van de locatie van het pand, zodat er bij de ondertekening geen verplicht document ontstaat dat ontbreekt. Documenten die bijna verlopen zijn, worden gemeld in de meldingen, waardoor er voldoende tijd overblijft om deze te vernieuwen.

België In België houdt de lijst rekening met het gewest: bodemattest van Leefmilieu Brussel, BDES-uittreksel in Wallonië of OVAM-attest in Vlaanderen.

Zie ook: Software voor vastgoedverkoop, Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Hoe integreert de module de verplichtingen ter voorkoming van witwassen?

Voor elke verkoper en elke koper legt het zorgvuldigheidsdossier de identiteitscontrole, de uiteindelijk belanghebbende, de politieke gevoeligheid, de sanctiecontrole en het risiconiveau vast, evenals de datum van de volgende beoordeling. Deze dossiers worden gedurende vijf jaar bewaard en een beoordeling die bijna afloopt, wordt vermeld in de meldingen zodat de controle tijdig kan worden vernieuwd.

Zie ook: Software voor vastgoedverkoop

Link naar deze vraag
Wordt het wekelijkse rapport aan de verkoper automatisch gegenereerd?

Elke maandag verzendt REOS naar de verkoper een rapport van de afgelopen week waarin het aantal bezoeken, de beoordelingen van bezoekers en de ontvangen aanbiedingen met hun status worden vermeld. De verkoper wordt zo op de hoogte gehouden van de commercialisering van zijn pand zonder dat de makelaar dit verslag handmatig hoeft te schrijven.

Zie ook: Software voor vastgoedverkoop, Omgevingen voor huurders, mede-eigenaars en kopers

Link naar deze vraag
Hoe worden uw advertenties verspreid op de website van het kantoor en naar de portals?

De publicatie van een advertentie maakt deze onmiddellijk zichtbaar op de openbare website van uw kantoor en in uw XML- en JSON-feeds. Externe vastgoedportals ontvangen echter geen gegevens automatisch, aangezien elke koppeling een configuratie op maat vereist op basis van uw eigen contracten.

Zie ook: Advertenties publiceren en verspreiden, Integraties

Link naar deze vraag
Ontvangen kopers meldingen in het geval van een nieuw pand?

Elke dag ontvangen potentiële kopers wier criteria overeenkomen met een nieuw beschikbaar pand of een pand waarvan de prijs is verlaagd, een melding. Deze automatische opvolging maakt het mogelijk om vraag en aanbod bijeen te brengen zonder handmatige herinnering door de makelaar.

Zie ook: CRM voor makelaars en vastgoedkantoren

Link naar deze vraag

Verhuur en beheer

Hoe kunnen kandidaat-huurders hun dossier en bewijsstukken indienen?

De kandidaat dient zijn kandidatuur in via een openbare pagina die is gekoppeld aan het advertentie- of objectprofiel en voegt daar zijn bewijsstukken aan toe, die rechtstreeks in zijn dossier worden opgeslagen. De AI-assistent kan deze stukken vervolgens lezen, zoals een loonstrook of een arbeidsovereenkomst, om de inkomsten en de werkgever in het profiel over te nemen. Geweigerde dossiers worden na zes maanden verwijderd, in overeenstemming met het beginsel van beperking van de opslag van gegevens.

Zie ook: Verhuursoftware en huurbeheer software, Verhuursoftware voor huurbeheer in België

Link naar deze vraag
Wat gebeurt er wanneer een kandidatuur wordt geaccepteerd of geweigerd in de software?

Wanneer u een kandidaat accepteert, wordt deze huurder en maakt de software automatisch een concept-huurovereenkomst aan om de verhuur voor te bereiden. Als u de kandidatuur weigert, wordt er een neutrale e-mail naar de aanvrager verzonden en wordt het dossier zo ingesteld dat het na zes maanden wordt verwijderd. Deze organisatie maakt het mogelijk om de selectie te gestructureerd te laten verlopen zonder overbodige handelingen.

Zie ook: Verhuursoftware en huurbeheer software

Link naar deze vraag
Hoe wordt de huurovereenkomst opgesteld, gevalideerd en ondertekend door de verschillende partijen?

De huurovereenkomst wordt gegenereerd op basis van een documentsjabloon en gegevens van het object en de huurder, en vervolgens verzonden voor een eenvoudige elektronische handtekening. Elke ondertekenaar ontvangt een persoonlijke link en bevestigt zijn identiteit met een code die naar zijn e-mailadres wordt verzonden. Wanneer alle partijen hebben ondertekend, wordt er een ondertekeningscertificaat aangemaakt en gekoppeld aan de huurovereenkomst om als bewijs te dienen.

België In België wordt de registratietermijn van de huurovereenkomst opgevolgd via de wettelijke termijnen zodat de deadline niet wordt overschreden.

Zie ook: Verhuursoftware en huurbeheer software, Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Op welke manier ondersteunt kunstmatige intelligentie de vergelijking van de plaatsbeschrijvingen?

De plaatsbeschrijving wordt ruimte per ruimte opgesteld met foto's en handtekeningen, en vervolgens als pdf gegenereerd. Bij de uittreding kan de AI-assistent de foto's van de intrede en uittreding van dezelfde ruimte vergelijken om een lijst met verschillen voor te stellen, waarbij elk verschil wordt gekwalificeerd als normale slijtage, lichte schade of zware schade. De beheerder valideert of corrigeert deze voorstellen, wat de bespreking over de huurwaarborg vergemakkelijkt.

Zie ook: Plaatsbeschrijving app voor België, AI voor makelaarskantoren, inbegrepen

Link naar deze vraag
Welke diensten stelt het huurdersportaal ter beschikking van de bewoners voor dagelijks gebruik?

De huurder ontvangt per e-mail een persoonlijke, herroepbare link die hem toegang geeft tot zijn huurovereenkomst, zijn documenten, zijn termijnen, zijn betalingen en zijn attesten. Hij kan er tevens een incident melden, waardoor de aanvraag in het werkstation van het kantoor wordt aangemaakt. Voor deze toegang is geen wachtwoord vereist en deze kan op elk moment door het kantoor worden ingetrokken.

Zie ook: Verhuursoftware en huurbeheer software

Link naar deze vraag
Hoe melden huurders een incident en hoe behandelt het kantoor dit?

De huurder meldt het incident via zijn portaal en het kantoor ontvangt dit in de vorm van een ticket dat de stappen triage, toewijzing, interventie en afsluiting volgt. De beheerder kan vervolgens een werkbon uitgeven aan een dienstverlener uit het adresboek, en de factuur van deze dienstverlener wordt als kostenpost geboekt op het betreffende object, waardoor deze zichtbaar is op het overzicht van de eigenaar.

Zie ook: Onderhoud, werken en leveranciers

Link naar deze vraag
Hoe verloopt het beheer van werkbonnen en leveranciersfacturen?

De werkbon wordt uitgegeven aan de gekozen dienstverlener en de goedkeuring van de eigenaar wordt gevraagd wanneer het bedrag hoger is dan de drempel die in het mandaat is vastgesteld. De dienstverlener ontvangt een interventielink waarmee hij de aanvraag zonder account kan volgen. Zijn factuur wordt vervolgens als kostenpost geboekt op het object en het ticket wordt afgesloten, zodat de kosten op het overzicht van de eigenaar verschijnen.

Zie ook: Onderhoud, werken en leveranciers, Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports

Link naar deze vraag
Op welke manier beheert de software de wettelijke termijnen en de huurindexeringen?

Het werkstation volgt de termijnen van actieve huurovereenkomsten op, zoals de verjaardagsdatum van de indexering, het einde van de huurovereenkomst of het verstrijken van een certificaat, om het team te waarschuwen voordat een termijn wordt overschreden. De indexering wordt berekend op basis van de gepubliceerde indexen, en wanneer de index van de maand nog niet beschikbaar is, wordt er geen bedrag voorgesteld in plaats van een geschat cijfer.

België In België volgt de indexering de gezondheidsindex op de verjaardagsdatum van de huurovereenkomst, met inachtneming van de gewestelijke regels met betrekking tot het PEB-certificaat (certificaat voor de energieprestatie van gebouwen).

Zie ook: Verhuursoftware en huurbeheer software

Link naar deze vraag
Hoe garandeert het platform de toegangsbeveiliging voor huurders en eigenaren?

De ruimtes van de huurders en eigenaren zijn gebaseerd op persoonlijke, lange en willekeurige links die per e-mail worden verzonden en op elk moment door het kantoor kunnen worden ingetrokken. Elke persoon ziet uitsluitend datgene wat betrekking heeft op zijn eigen dossier of zijn eigen eigendommen, aangezien de toegang bij elke lezing door de server wordt gecontroleerd en niet uitsluitend op het scherm.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag

Huur en financiën

Hoe worden huurfacturen en betalingsbewijzen beheerd in REOS?

REOS genereert elke maand een huurfactuur per actieve huurovereenkomst, met vermelding van het bedrag, de vervaldatum en de bankgegevens van het kantoor. Zodra de betaling is geregistreerd, wordt het betalingsbewijs als PDF aangemaakt, per e-mail naar de huurder verzonden en opgeslagen in diens documenten, zodat zowel de huurder als het kantoor over hetzelfde bewijsstuk beschikt.

België In België bevat de huurfactuur een gestructureerde mededeling en een EPC-betaalcode om de vooraf ingevulde overschrijving voor de huurder te vergemakkelijken.

Zie ook: Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports, Verhuursoftware voor huurbeheer in België

Link naar deze vraag
Op welke manier worden herinneringen voor openstaande betalingen naar huurders verzonden?

Voor achterstallige betalingen gelden drie herinneringsniveaus: een eerste herinnering, een tweede herinnering en vervolgens een ingebrekestelling. Elke herinnering wordt als pdf aangemaakt en daadwerkelijk naar de huurder verzonden, en eenzelfde niveau kan slechts eenmaal worden verzonden voor een bepaalde vervaldag, waardoor wordt vermeden dat dezelfde brief tweemaal wordt verstuurd.

Zie ook: Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports

Link naar deze vraag
Hoe werkt het importeren van bankafschriften en het koppelen van betalingen?

U importeert de csv-export van uw bank en geeft eenmalig aan welke kolommen overeenkomen, waarna deze instelling wordt bewaard voor volgende imports. Betalingen worden eerst gekoppeld aan de vorderingen op basis van de betalingsreferentie en vervolgens op basis van het bedrag en de naam, zodat elke incasso aan de juiste vervaldag wordt toegewezen. Automatische import vanuit de bank wordt op maat gerealiseerd op aanvraag.

België In België is de gebruikte referentie de gestructureerde mededeling, en de automatische import in het CODA-formaat wordt op maat gerealiseerd op aanvraag.

Zie ook: Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports, Integraties

Link naar deze vraag
Hoe worden eigenaarsafrekeningen en SEPA-doorstortingen berekend?

De eigenaarsafrekening bevat voor de betreffende periode de geïnde huurgelden, de in het mandaat voorziene erelonen en de aan de eenheden toegerekende kosten, om zo het door te storten nettobedrag te bepalen. Elke regel verwijst naar de oorsprong ervan, waardoor de eigenaar de berekening kan controleren. De afrekening dient als basis voor het SEPA-overboekingsbestand van de doorstorting.

Zie ook: Omgevingen voor huurders, mede-eigenaars en kopers, Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports

Link naar deze vraag
Hoe beheert REOS de jaarlijkse huurindexering per land?

Het indexeringsscherm toont de actieve huurovereenkomsten waarvan de verjaardagsdatum in de maand valt en berekent de nieuwe huurprijs op basis van de gepubliceerde index die op de huurovereenkomst van toepassing is. Wanneer de benodigde index nog niet is gepubliceerd, wordt de berekening niet voorgesteld, aangezien het systeem geen cijfers schat.

België In België volgt de indexering de gezondheidsindex gepubliceerd door Statbel, die elke maand automatisch wordt overgenomen. In Brussel geldt voor een huurovereenkomst van vóór 14 oktober 2022 met een EPC-certificaat E, F of G een correctiefactor en vereist de indexering een geldig EPC-certificaat; in Vlaanderen wordt de betreffende regel gemarkeerd ter controle.

Zie ook: Verhuursoftware en huurbeheer software, REOS in België

Link naar deze vraag
Hoe factureert het kantoor zijn eigen facturen en creditnota's aan klanten?

Het facturatiescherm stelt het kantoor in staat om facturen op te stellen voor eigenaars en klanten met een door de server vergrendelde doorlopende nummering zonder hiaten of dubbels. Omdat een uitgegeven factuur niet meer kan worden gewijzigd, moet u bij een noodzakelijke wijziging een bijbehorende creditnota aanmaken.

België In België bevatten de door het kantoor uitgereikte facturen eveneens de gestructureerde mededeling en de EPC-betaalcode om te voldoen aan de lokale gebruiken.

Zie ook: Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports

Link naar deze vraag
Welke opties zijn beschikbaar voor de boekhouding en de export van financiële gegevens?

De financiële module beheert de verkoop-, aankoop- en transactieboeken van het kantoor. U kunt deze op elk moment exporteren in csv-formaat, met de puntkomma als scheidingsteken, of in Excel, om ze te verwerken in uw boekhoudsoftware. Een rechtstreekse koppeling met boekhoudsoftware wordt op maat gerealiseerd op aanvraag.

Zie ook: Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports, Integraties

Link naar deze vraag
Hoe beheert de module de vestiging en vrijgave van huurwaarborgen?

Elke huurwaarborg wordt geregistreerd met de vorm ervan, zoals een geblokkeerde rekening of een bankgarantie, en met het bijbehorende bedrag. De vrijgave ervan wordt opgevolgd aan het einde van de huurovereenkomst waarbij rekening wordt gehouden met eventuele inhouden die zijn beslist na de plaatsbeschrijving bij uittrede, zodat het terugbetaalde bedrag is gedocumenteerd.

België In België kan de huurwaarborg ook de vorm aannemen van een OCMW-waarborg.

Zie ook: Verhuursoftware en huurbeheer software

Link naar deze vraag
Hoe wordt de opstelling van de kostenafrekeningen voor huurders uitgevoerd?

De kostenafrekening bevat de werkelijke uitgaven van een periode en verdeelt deze volgens de gekozen verdeelsleutel, namelijk oppervlakte, gelijke delen of aandelen. Vervolgens wordt het resultaat vergeleken met de door elke huurder betaalde voorschotten om het te vorderen of te rembourseren saldo te berekenen, waarna de afrekening wordt aangemaakt en verzonden.

Zie ook: Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports

Link naar deze vraag
Hoe worden de commissies van het kantoor op verkoop en verhuur opgevolgd?

De commissies worden berekend op basis van de in het mandaat vastgelegde regels, zowel voor verkoop als voor verhuur. Een overzichtstabel presenteert deze op basis van hun status, namelijk te factureren, gefactureerd of geïnd, waardoor de erelonen van het kantoor kunnen worden opgevolgd zonder afzonderlijk rekenblad.

Zie ook: Opdrachten en opdrachtenregister, Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports

Link naar deze vraag

Syndicus en mede-eigendom

Hoe worden de kavels en aandeelaandelen binnen een appartementseigendom in REOS beheerd?

Het appartementseigendom wordt aangemaakt met het ondernemingsnummer, de startmaand van het boekjaar en het totaal aantal aandelen, waarna elke kavel zijn aandeel en eigenaar krijgt toegewezen. Deze aandelen worden vervolgens gebruikt voor alle berekeningen, oproepen van fondsen, afrekeningen en meerderheden, waardoor het niet nodig is om de verdeling bij elke handeling opnieuw in te voeren.

België In België is het beheer gebaseerd op het Burgerlijk Wetboek, boek 3, artikelen 3.78 tot 3.100.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België

Link naar deze vraag
Op welke manier worden de verschillende verdeelsleutels voor de kosten van het appartementseigendom geconfigureerd?

U kunt specifieke verdeelsleutels toevoegen, zoals voor de lift, de verwarming of het trappenhuis, om de uitgaven te verdelen op basis van het werkelijke nut voor elke kavel. Als er voor een bepaalde verdeelsleutel geen aandeel is ingevoerd, past het systeem standaard de algemene aandelen van het appartementseigendom toe. Deze configuratie garandeert de juistheid van de jaarlijkse afrekening van de werkelijke kosten.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België

Link naar deze vraag
Hoe wordt de begroting opgesteld en worden de periodieke fondsoproepen uitgezonden?

Voer eerst de verschillende posten van de begroting voor het jaar in of neem de gegevens van het vorige boekjaar over om de financiële basis van de vereniging vast te stellen. De module genereert vervolgens de fondsoproep in de conceptmodus, of het nu gaat om een driemaandelijkse, maandelijks of halfjaarlijkse frequentie, zodat u deze kunt controleren vóór de verzending. Elke eigenaar ontvangt zijn oproep zodoende per e-mail met de gedetailleerde bedragen voor het werkkapitaal en het reservefonds.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België

Link naar deze vraag
Hoe regelt de software de oproeping, het houden van de algemene vergaderingen en de stemmingen?

De algemene vergadering wordt voorbereid met de agenda, waarbij elk punt de vereiste meerderheid aangeeft. REOS berekent het quorum en de uitslag van de stemmingen op basis van de aandelen en er kan een online stemming worden geopend vóór de bijeenkomst. Na de vergadering kan de AI-assistent een ontwerp van notulen opstellen op basis van de agenda, de stemmingen en uw aantekeningen, welke u naleest voordat u deze naar de eigenaren verzendt.

België In België volgen de regels het Burgerlijk Wetboek, boek 3, artikelen 3.78 tot 3.100: volstrekte meerderheid, twee derden, vier vijfden of unanimiteit, afhankelijk van het punt.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België, AI voor makelaarskantoren, inbegrepen

Link naar deze vraag
Wat is de procedure voor het opvolgen in geval van schade aan een gebouw in appartementseigendom?

De schade wordt geregistreerd met de aard ervan, de datum van het voordoen en de aangifte, de gegevens van de verzekeraar en, indien van toepassing, de expert en de datum van diens bezoek. Het dossier volgt vervolgens het geschatte bedrag, het eigen risico en de vergoeding, zodat de situatie van elke schademelding aan de eigenaren kan worden gepresenteerd.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België

Link naar deze vraag
Hoe zorgt REOS voor de opvolging van onderhoudscontracten en verplichte controles?

De onderhoudscontracten van het gebouw, zoals voor de schoonmaak, de lift of de verwarmingsketel, worden geregistreerd met hun jaarlijkse bedrag en de voorwaarden voor stilzwijgende verlenging. De verplichte controles, zoals van brandblussers, het brandalarm of gas, worden opgevolgd met hun frequentie, de datum van de laatste controle en de volgende vervaldag, zodat de interventie vóór de uiterste datum wordt gepland.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België

Link naar deze vraag
Welke informatie kunnen de eigenaren in hun eigen portaal raadplegen?

Elke eigenaar heeft via een persoonlijke link toegang tot zijn rekening: fondsoproepen, betalingen, saldo en jaarlijkse afrekeningen. Het portaal stelt ook de documenten van het appartementseigendom ter beschikking die de syndicus ervoor kiest te delen, zoals de notulen van de vergadering. Het betreft een raadplegingstoegang, zodat er geen enkele boekhoudkundige boeking in kan worden gewijzigd.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België

Link naar deze vraag
Op welke manier worden achterstallige bijdragen en het aanmanen van debiteur-eigenaren beheerd?

De rekening van elke eigenaar toont de opgevraagde bedragen, de ontvangen betalingen en het saldo, waardoor de achterstanden onmiddellijk zichtbaar worden. De syndicus kan vervolgens een herinnering per e-mail sturen naar de betreffende eigenaar en de historiek van de rekening maakt het mogelijk om de opgeëiste bedragen te verantwoorden.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België

Link naar deze vraag
Hoe wordt de jaarlijkse kostenafrekening voor alle eigenaren opgesteld?

De beheerder voert alle werkelijke uitgaven van het boekjaar in en koppelt deze aan de overeenkomstige verdeelsleutels. Het systeem vergelijkt vervolgens deze daadwerkelijke kosten met de provisies die in de loop van het jaar zijn opgevraagd om automatisch de individuele saldi te berekenen. U kunt de afrekeningen vervolgens downloaden en met één enkele klik per e-mail naar alle eigenaren verzenden.

Zie ook: Syndicus software voor mede-eigendom in België

Link naar deze vraag

Projectontwikkeling

Hoe maken we een nieuw vastgoedontwikkelingsproject aan in REOS?

Het project wordt aangemaakt in de module voor ontwikkeling met zijn wettelijk regime, kalender en kavels, wat de commercialiseringslijst voedt. Elke kavel draagt hierop zijn prijs en status, zodat het commerciële team en de directie over dezelfde weergave van de voortgang van de verkoop beschikken.

België In België valt het project onder de wet Breyne, die de verkoop op plan en de spreiding van de betalingen regelt.

Zie ook: Software voor projectontwikkelaars in België

Link naar deze vraag
Hoe worden opties en de wachtlijst voor kavels van een nieuwbouwproject beheerd?

Vanuit het kaveloverzicht kunt u een optie op een kavel plaatsen voor een bepaalde duur of een contact op de wachtlijst plaatsen. Elke dag worden vervallen opties automatisch ingetrokken en wordt het eerste contact op de wachtlijst verwittigd, wat vermijdt dat een kavel zonder gevolg geblokkeerd blijft.

Zie ook: Software voor projectontwikkelaars in België

Link naar deze vraag
Hoe wordt het betalingsschema van een reservering opgebouwd volgens de bouwfasen?

Het betalingsschema van een reservering wordt opgebouwd op basis van de bouwfasen en de voor het project gedefinieerde percentages, zodat elke schijf overeenkomt met een werkelijke voortgang van de bouw. Wanneer de prijs of de percentages wijzigen, worden de nog openstaande schijven herberekend.

België In België worden de fasen en percentages gedefinieerd in het kader van de wet Breyne.

Zie ook: Software voor projectontwikkelaars in België

Link naar deze vraag
Wat is de procedure om een kapitaalopvraging te versturen wanneer een bouwfase is voltooid?

U markeert de fase als voltooid in de ontwikkelingsmodule om de verzending van de overeenkomstige kapitaalopvragingen te activeren. Deze actie genereert een PDF-document met de betaalgegevens en stuurt dit via de wachtrij naar elke koper wiens reservering is bevestigd.

België In België bevat de kapitaalopvraging een gestructureerde mededeling en een EPC-betaalcode, waardoor de koper kan betalen via een vooraf ingevulde overschrijving.

Zie ook: Software voor projectontwikkelaars in België

Link naar deze vraag
Hoe kan de koper de voortgang van zijn aankoop op plan opvolgen?

De koper ontvangt een persoonlijke en herroepbare link naar een pagina die zijn kavel, de voortgang van de bouw, de projectdocumenten, zijn afwerkingskeuzes en zijn betaalschema toont. Hij beschikt zo over actuele informatie zonder dat hij een account hoeft aan te maken, en het kantoor kan deze toegang op elk moment intrekken.

Zie ook: Software voor projectontwikkelaars in België

Link naar deze vraag
Kunnen we de afwerkingskeuzes en de offertes voor meerwerken gevraagd door de kopers beheren?

De afwerkingscatalogus toont de meerwerken die aan de kopers worden voorgesteld, inclusief btw. Voor een gekozen optie maakt REOS een offerte in PDF-formaat, wat de koper een schriftelijk bewijs geeft van het meerwerk voordat dit wordt opgenomen in de opvolging van zijn reservering.

Zie ook: Software voor projectontwikkelaars in België

Link naar deze vraag
Op welke manier vindt de ondertekening van de reserveringscontracten op plan plaats?

Het reserveringscontract wordt gegenereerd op basis van het modelsjabloon van het project en vervolgens verzonden voor eenvoudige elektronische ondertekening. Het document wordt bevroren op het moment van verzending, en wanneer alle partijen hebben getekend, wordt de reservering automatisch bijgewerkt tijdens de dagelijkse verwerking, wat handmatige opvolging van de handtekeningen vermijdt.

Zie ook: Software voor projectontwikkelaars in België

Link naar deze vraag

Portefeuille en rapportering

Hoe kan ik de financiële indicatoren per pand en voor de hele portefeuille raadplegen?

De module vastgoed berekent per pand en voor de gehele portefeuille de huurprijzen, de rendementen, de kasstroom na aflossing van de schuld, de bezettingsgraad, de financiële leegstand, de loan-to-valueratio en, voor handelshuren, de gewogen gemiddelde resterende duur (WALT). Deze indicatoren zijn gebaseerd op de geregistreerde huurovereenkomsten, uitgaven en leningen, waardoor de consistentie met het dagelijkse beheer gewaarborgd blijft.

Zie ook: Beheer van vastgoedportefeuille, Dashboard voor vastgoedkantoren

Link naar deze vraag
Is het mogelijk om een eigenaarsrapport in pdf-formaat te genereren voor mijn lasthebbers?

Het eigenaarsrapport wordt als pdf geproduceerd op basis van de vastgoedindicatoren, en u kunt dit downloaden of per e-mail naar de eigenaar sturen. Het presenteert de situatie van de goederen op een uniforme manier van de ene eigenaar tot de andere, wat de communicatie over de prestaties van hun investeringen vergemakkelijkt.

Zie ook: Omgevingen voor huurders, mede-eigenaars en kopers, Beheer van vastgoedportefeuille

Link naar deze vraag
Wat bevat het kantoordashboard in de module vastgoed?

Het kantoordashboard groepeert de indicatoren met betrekking tot de mandaten, de verkooptermijnen, de bezichtigingen en de erelonen. Dit wordt berekend op basis van de gegevens die in de werkplek zijn geregistreerd, zodat de directie de commerciële activiteit kan opvolgen zonder handmatige consolidatie.

Zie ook: Dashboard voor vastgoedkantoren

Link naar deze vraag
Hoe kan ik mijn externe verzoeken aan de REOS REST API authenticeren?

De REST API voor alleen lezen wordt gebruikt met een sleutel die is aangemaakt door een beheerder van de organisatie, overgedragen in de header Authorization in de vorm van een Bearer-token. Alleen de vingerafdruk van de sleutel wordt in de database bewaard, zodat een verloren sleutel moet worden vervangen in plaats van achterhaald, en elke sleutel geeft enkel toegang tot de gegevens van haar eigen organisatie.

Zie ook: Integraties, Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Op welke manier worden de webhooks van het platform beveiligd?

De webhooks van het platform dragen de gegevens over in de vorm van POST-aanvragen in JSON en integreren een cryptografische HMAC-SHA256-handtekening in hun headers. Deze handtekening wordt berekend op basis van een gedeeld geheim en de ruwe body van het verzoek, zodat uw server de authenticiteit van elke ontvangen melding kan verifiëren. De dienst registreert deze gebeurtenissen in een speciale wachtrij om de verzending ervan te garanderen.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming, Integraties

Link naar deze vraag
Welke gebruiksbeperkingen zijn van toepassing op de REST API van het platform?

Elke sleutel kan maximaal 120 verzoeken per minuut uitvoeren, wat de dienst beschermt voor alle klanten. De resultaten worden opgesplitst in pagina's met een limiet en een cursor, zodat grote volumes per opeenvolgende pagina's kunnen worden opgehaald.

Zie ook: Integraties

Link naar deze vraag
Wat gebeurt er als de verzending van een webhook naar onze server mislukt?

Een antwoord van uw server buiten de 2xx-codes wordt beschouwd als een mislukking en de verzending wordt hervat bij de volgende doorgangen van de wachtrij. Na drie mislukte pogingen wordt de levering als mislukt gemarkeerd, zodat u de te verwerken gebeurtenissen aan uw kant kunt identificeren.

Zie ook: Integraties

Link naar deze vraag

Artificiële intelligentie

Wordt de laag voor kunstmatige intelligentie extra gefactureerd bovenop het abonnement?

Kunstmatige intelligentie is volledig inbegrepen in het abonnement, zodat u deze kunt gebruiken zonder extra kosten. Uw verbruik blijft ter informatie zichtbaar in de abonnementsruimte onder het tabblad AI-gebruik, maar er wordt geen enkele aanvraag gefactureerd.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren., Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Welke technologische leveranciers worden gebruikt om de kunstmatige intelligentie te laten werken?

De AI-functies maken gebruik van de Gemini-modellen van Google, met Groq als uitwijkoptie wanneer Gemini niet reageert, zodat de dienst beschikbaar blijft. Antwoorden die in een gestructureerd formaat worden verwacht, worden gecontroleerd voordat ze worden weergegeven en een afwijkend antwoord wordt genegeerd ten gunste van een nieuwe poging.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Worden mijn bedrijfsgegevens gebruikt om de modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen?

De gegevens van uw organisatie worden niet gebruikt om modellen te trainen. De assistent werkt met de machtigingen van de persoon die de vraag stelt en leest alleen de gegevens van diens organisatie, zodat er geen informatie kan worden onthuld waartoe deze persoon geen toegang heeft.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Is het mogelijk om de functies voor kunstmatige intelligentie uit te schakelen voor mijn organisatie?

Ja. De AI-laag kan voor een hele organisatie worden uitgeschakeld, bijvoorbeeld wanneer het interne beleid dit vereist. De assistent en de AI-taken weigeren dan elk verzoek en de rest van de werkplek werkt zoals gebruikelijk. U hoeft hiervoor alleen via de portal een verzoek in te dienen bij REOS.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming, AI voor makelaarskantoren, inbegrepen

Link naar deze vraag
Hoe worden de aanvragen aan de kunstmatige intelligentie bijgehouden en geoptimaliseerd op het platform?

Elke aanvraag wordt gelogd met de taak, het model, de duur en het resultaat, waardoor het gebruik kan worden gevolgd in de abonnementsruimte onder het tabblad AI-gebruik. Een identiek verzoek met betrekking tot dezelfde gegevens wordt gedurende 24 uur vanuit een cache bediend, wat het antwoord versnelt zonder een nieuwe aanroep naar het model.

Zie ook: AI voor makelaarskantoren, inbegrepen

Link naar deze vraag
Op welke manier ondersteunt de kunstmatige intelligentie het opstellen van vastgoedadvertenties?

De assistent leest de kenmerken van de kavel en de bijbehorende foto's om een titel en een beschrijving voor te stellen in de gevraagde talen, waaronder Frans, Nederlands, Engels en Spaans. Het systeem meldt ook de verplichte wettelijke vermeldingen die ontbreken op de fiche afhankelijk van het land, zodat deze kunnen worden aangevuld vóór de publicatie. De voorgestelde tekst wordt altijd door de makelaar nagelezen voordat deze wordt opgeslagen.

Zie ook: AI voor makelaarskantoren, inbegrepen, Advertenties publiceren en verspreiden

Link naar deze vraag
Welke informatie kan de kunstmatige intelligentie extraheren bij het lezen van documenten?

De assistent leest vier soorten documenten: documenten uit een huurdossier, facturen van leveranciers, technische of energiecertificaten en identiteitsbewijzen. De assistent haalt hier de nuttige velden uit, zoals inkomsten, het factuurbedrag of de vervaldatum van een certificaat, en geeft aan wat ontbreekt, zodat u alleen de waarden hoeft te controleren voordat u ze opslaat.

Zie ook: AI voor makelaarskantoren, inbegrepen, Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Hoe helpt de kunstmatige intelligentie bij het vergelijken van de plaatsbeschrijvingen?

De assistent brengt de foto's die bij de intrede zijn genomen samen met die van de uittrede voor een bepaalde ruimte om een lijst met verschillen voor te stellen. Elk verschil wordt gekwalificeerd op basis van de aard en de ernst, of het nu gaat om normale slijtage, lichte schade of aanzienlijke schade.

Zie ook: AI voor makelaarskantoren, inbegrepen, Plaatsbeschrijving app voor België

Link naar deze vraag
Hoe kan ik kunstmatige intelligentie gebruiken om een verslag van een bezichtiging op te stellen?

Na een bezichtiging kunt u een spraakbericht dicteren of enkele notities invoeren, en de assistent haalt hier een gestructureerd verslag uit, een beoordeling van de interesse van de bezoeker op een schaal van één tot vijf en een lijst met opvolgtaken met hun deadline. U valideert deze voorstellen voordat ze worden opgeslagen, waardoor de makelaar de volledige controle over het dossier behoudt.

Zie ook: AI voor makelaarskantoren, inbegrepen

Link naar deze vraag

Elektronische handtekening

Hoe beheert REOS de eenvoudige elektronische handtekening voor documenten?

Een aanvraag voor een eenvoudige elektronische handtekening volgens de eIDAS verordening vergrendelt het document door de HTML en de bijbehorende SHA-256 vingerafdruk op te slaan. Elke ondertekenaar ontvangt een persoonlijke link met een lange en willekeurige token om zich te authenticeren, zijn naam in te voeren, zijn handtekening te tekenen en akkoord te gaan met de handeling. Deze procedure bewaart het IP-adres, de browser en de tijdstempel om de traceerbaarheid te waarborgen.

Zie ook: Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Wat is de authenticatieprocedure voor een genodigde ondertekenaar?

De ondertekenaar ontvangt een code van zes cijfers op zijn e-mailadres om te bevestigen dat hij daadwerkelijk de ontvanger van de link is. Deze code is tien minuten geldig en laat vijf pogingen toe, waardoor frauduleuze pogingen worden beperkt. Vervolgens geeft de ondertekenaar zijn naam op, tekent hij zijn handtekening en bevestigt hij zijn instemming.

Zie ook: Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Wat gebeurt er wanneer alle partijen het document hebben ondertekend?

Zodra alle ondertekenaars hun handtekening hebben geplaatst, genereert REOS een PDF-certificaat met daarin het oorspronkelijke document, de vingerafdruk, de lijst van ondertekenaars en het volledige auditspoor. Dit certificaat wordt vervolgens veilig opgeslagen en per e-mail naar elke deelnemer verzonden, terwijl de gekoppeldefiche in de applicatie automatisch wordt bijgewerkt.

Zie ook: Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Hoe behandelt het systeem openstaande handtekeningaanvragen?

Drie dagen na de verzending wordt automatisch een herinnering gestuurd naar de ondertekenaars die nog niet hebben getekend. Als er binnen dertig dagen geen handtekening is geplaatst, vervalt de aanvraag, zodat wordt vermeden dat een oud document wordt getekend waarvan de inhoud niet meer actueel is.

Zie ook: Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Kan men bestaande sjablonen gebruiken om een handtekening te starten?

Ja. Documentmodellen bevatten variabele velden, aangeduid tussen dubbele accolades, die worden ingevuld op basis van de betreffende fiche. De door REOS geleverde modellen zijn alleen-lezen om een referentiebasis te behouden, en u dupliceert deze om ze aan te passen aan uw kantoor voordat u ze ter ondertekening verzendt.

Zie ook: Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Welke soorten documenten komen in aanmerking voor een elektronische handtekening?

De eenvoudige elektronische handtekening is van toepassing op documenten die in REOS worden gegenereerd, waaronder mandaten, huurovereenkomsten, reserveringscontracten voor plannen en plaatsbeschrijvingen. Het ondertekende document wordt gekoppeld aan de fiche waarvan het afkomstig is, en deze fiche wordt bijgewerkt zodra alle partijen hebben getekend.

Zie ook: Documenten en elektronische handtekening

Link naar deze vraag
Is het mogelijk om een gekwalificeerde elektronische handtekening te gebruiken?

De eenvoudige elektronische handtekening is inbegrepen. Een gekwalificeerde elektronische handtekening of sterke identificatie hangt af van een contract tussen uw kantoor en de betreffende leverancier: deze wordt daarom op aanvraag op maat ingesteld via het portaal, en REOS zorgt voor de configuratie met uw toegangsrechten.

België In België maakt identificatie via itsme deel uit van de diensten die op deze manier kunnen worden gekoppeld.

Zie ook: Integraties

Link naar deze vraag

Beveiliging en AVG

Hoe worden de gegevens van ons kantoor afgeschermd van die van andere klanten?

Elk record draagt de identificatie van de organisatie waartoe het behoort en toegangsregels worden afgedwongen door de database zelf en niet enkel door de applicatie. Een zoekopdracht kan daardoor nooit de gegevens van een andere organisatie retourneren, zelfs niet in het geval van een fout in een scherm.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Op welke manier worden rollen en toegangsrechten binnen onze structuur beheerd?

Toegangsrechten worden per rol binnen de organisatie toegewezen, zodat elke medewerker uitsluitend de functies ziet die nodig zijn voor de uitvoering van diens werkzaamheden. Zo zijn het abonnementsgedeelte en de facturen van REOS enkel zichtbaar voor beheerders en boekhouders, en wordt deze regel afgedwongen op databaseniveau. Eigenaren, huurders, mede-eigenaren en dienstverleners beschikken over afzonderlijke toegangsrechten die beperkt zijn tot hun eigen dossier.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Waar worden onze gegevens en documenten fysiek gehost?

Gegevens en bestanden worden gehost in de Europese Unie. Uitwisselingen worden versleuteld tijdens transport en gegevens worden versleuteld in rust, waardoor de persoonlijke en commerciële informatie binnen een vastgoedportefeuille wordt beschermd.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Hoe werken openbare links die met derden worden gedeeld en zijn deze beveiligd?

Openbare pagina's zijn gebaseerd op lange, willekeurige en intrekbare tokens die nooit de ruwe identificatie van een privékaart onthullen. Dankzij deze architectuur kan de toegang op elk moment via de portal worden ingetrokken, zodat de betreffende link onmiddellijk stopt met functioneren.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Wat is de bewaartermijn van de gegevens en wat gebeurt er met een afgewezen kandidaatsdossier?

De bewaring volgt de voorwaarden die in het contract zijn vastgelegd en gegevens worden aan het einde daarvan verwijderd. Bepaalde termijnen worden automatisch toegepast: afgewezen kandidaatsdossiers worden na zes maanden gewist, terwijl dossiers met betrekking tot de antiwitwascontrole gedurende vijf jaar worden bewaard in overeenstemming met deze verplichting.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Kunnen wij al onze gegevens opvragen als we dat wensen?

Ja. U kunt op verzoek een gestructureerde export van uw gegevens verkrijgen, hetgeen de overdraagbaarheid ervan waarborgt indien u van oplossing verandert. Daarnaast kunnen de boekhoudkundige dagboeken, het mandatenregister en verscheidene lijsten op elk moment als CSV of Excel worden geëxporteerd vanaf het werkstation.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Waar en hoe kunnen wij een beveiligingskwetsbaarheid melden?

Kwetsbaarheden kunnen per e-mail worden gemeld via [email protected], zodat het technische team deze kan analyseren. Binnen twee werkdagen wordt een ontvangstbevestiging verzonden en de melder wordt op de hoogte gehouden tot de afronding.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Hoe worden uitgaande e-mails beheerd om de traceerbaarheid te waarborgen?

E-mails worden niet rechtstreeks vanuit het scherm verzonden: ze worden geplaatst in een wachtrij die deze verzendt en bij een eventuele mislukking tot driemaal toe opnieuw probeert te versturen. Elke verzending wordt gelogd, waardoor kan worden gecontroleerd of een afschrift, een herinnering of een melding daadwerkelijk is verzonden.

Zie ook: Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag

Prijzen en facturatie

Welke formules en tarieven worden door REOS aangeboden?

REOS biedt vier formules aan waarvan de prijs exclusief btw afhankelijk is van het aantal eenheden in beheer: Starter aan 299 euro per maand tot 100 eenheden, Professional aan 799 euro per maand tot 500 eenheden, Business aan 1 999 euro per maand tot 2 000 eenheden, en Enterprise vanaf 4 000 euro per maand daarboven. Elke formule geeft toegang tot hetzelfde systeem, waarbij de hogere formules meer eenheden en operationele functies dekken.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag
Hoe wordt de eenheid berekend die de formule bepaalt?

Een eenheid komt overeen met een verhuurbare of verkoopbare entiteit in beheer zodat het tarief nauwkeurig uw omvang van de activiteiten weerspiegelt. Een gebouw van twintig appartementen telt bijvoorbeeld twintig eenheden en niet eenentwintig, wat de telling van uw portefeuille vereenvoudigt.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag
Zijn de gebruikersaccounts beperkt naargelang de gekozen formule?

Er bestaat geen enkele beperking op het aantal gebruikersaccounts en geen enkele meerprijs per stoel, zodat uw volledige team het platform kan gebruiken. De prijs volgt uitsluitend de eenheden in beheer, waardoor wordt vermeden dat medewerkers van het systeem worden uitgesloten.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag
Kan men genieten van een gratis proefperiode bij het aanmaken van een account?

De keuze van een formule bij het aanmaken van het account start een proefperiode van zeven dagen om u in staat te stellen uw gegevens te configureren. Er wordt niets gefactureerd tijdens deze proefperiode en de portaalomgeving blijft gesloten zolang er geen formule wordt gekozen.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag
Kan men van formule veranderen tijdens het lopende abonnement?

U kunt van formule veranderen vanuit de abonnementsruimte om deze aan te passen aan de evolutie van uw portefeuille. Wanneer de portefeuille de drempel van de formule overschrijdt, treedt de overgang naar de volgende formule in werking bij de volgende facturatieperiode. Tijdens de proefperiode geeft een wijziging van formule geen aanleiding tot enige pro rata, en een wijziging kan worden geweigerd zolang een vervallen factuur onbetaald blijft.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag
Hoe wordt de initiële implementatie gefactureerd?

De implementatie wordt afzonderlijk van het abonnement berekend, op basis van de omvang van de portefeuille, het aantal kantoren, de kwaliteit van de gegevens en de gevraagde integraties; de tarievenpagina geeft een vork aan van 2 500 tot 25 000 euro. Deze dekt de overname van de gegevens, de configuratie van de sjablonen en de rechten, evenals de opleiding van de teams, en het bedrag wordt vastgesteld na een scopefase.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag
Waar kan men de facturen uitgegeven door REOS raadplegen?

De facturen van REOS bevinden zich in de abonnementsruimte van de portaalomgeving, tabblad Facturen, dat is voorbehouden aan de rollen beheerder en boekhouder. Deze ruimte is afzonderlijk van de facturatie die uw kantoor richt aan uw eigenaars, zodat beide domeinen niet door elkaar worden gehaald.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag
Hoe moeten de facturen van REOS worden betaald?

De facturen van REOS worden betaald via een overschrijving, met vermelding van de referentie op de factuur zodat de betaling aan de juiste factuur wordt gekoppeld. Indien u een betaling hebt uitgevoerd, kunt u dit melden vanuit de abonnementsruimte, waardoor dit kan worden geverifieerd alvorens de boeking plaatsvindt.

België In België bevat elke factuur bovendien een betalingscode in EPC-formaat, die bankapplicaties openen als een vooraf ingevulde overschrijving met de gestructureerde mededeling.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag
Hoe kan men een verzoek of een betwisting met betrekking tot het abonnement indienen?

U kunt een vraag, een betwisting, een aanvraag voor uitstel of een creditnota, een wijziging van formule of de melding van een betaling indienen vanuit het tabblad Verzoeken van de abonnementsruimte. Elk verzoek opent een discussiedraad die wordt opgevolgd door het team van REOS, zodat de historiek van de uitwisselingen gekoppeld blijft aan het verzoek.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren.

Link naar deze vraag

Opstart, migratie en koppelingen

Hoe wordt een account aangemaakt in REOS en waarom blijft de portal aanvankelijk gesloten?

Het account wordt online aangemaakt door de organisatie, haar markt en haar taal op te geven, wat de landregels en de taal van de documenten bepaalt. De portal blijft gesloten zolang er geen formule is gekozen, aangezien de limieten voor eenheden en opslag hiervan afhangen; de keuze voor een formule start vervolgens een proefperiode van zeven dagen zonder facturering.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren., Demo aanvragen, Maak uw REOS-account aan

Link naar deze vraag
Hoe verloopt de datamigratie vanuit onze huidige software naar REOS?

De gegevensoverdracht maakt deel uit van de implementatie: eigenaren, eenheden, huurovereenkomsten, mandaten en documenten worden geëxporteerd uit uw huidige software, toegewezen aan het model van REOS en vervolgens ingeladen. Het bedrag wordt vastgesteld na een scopefase, omdat dit afhangt van de omvang van de portefeuille en de kwaliteit van de brondata.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren., Gebruikersgids van REOS, Contact

Link naar deze vraag
Ontvangen wij opleiding bij de ingebruikname van REOS?

De implementatie omvat de opleiding van de teams per rol, zodat elke medewerker de schermen leert kennen die hij zal gebruiken. Een toegewezen contactpersoon begeleidt de organisatie gedurende het eerste kwartaal. De gebruikershandleiding die op deze website is gepubliceerd, beschrijft bovendien elke functie en de bijbehorende dagelijkse handeling.

Zie ook: Duidelijke formules om een portefeuille operationeel te beheren., Gebruikersgids van REOS

Link naar deze vraag
Hoe worden advertenties gepubliceerd op externe vastgoedportalen?

De publicatiemodule publiceert uw advertenties op de publieke website van uw kantoor en in XML- en JSON-feeds. De verbinding met een extern vastgoedportaal is niet standaard actief: deze wordt op maat gerealiseerd op aanvraag via de portal, met het contract en de toegangsgegevens van uw kantoor, aangezien elk portaal zijn interface voorbehoudt aan professionele klanten.

België In België gaat het onder meer om Immoweb, Zimmo, Immovlan en Logic-Immo, elk op maat gekoppeld.

Zie ook: Integraties, Advertenties publiceren en verspreiden

Link naar deze vraag
Kunnen wij het importeren van onze bankafschriften in REOS automatiseren?

De automatische import van afschriften hangt af van uw bank: deze wordt daarom op maat ingesteld op aanvraag via de portal. Standaard kunt u de CSV-export van uw bank importeren, waarna de betalingen worden gekoppeld via de betalingsreferentie en vervolgens via het bedrag en de naam.

België In België verloopt de automatische import in CODA-formaat en is de koppeling gebaseerd op de gestructureerde mededeling.

Zie ook: Integraties, Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports

Link naar deze vraag
Hoe wordt een gekwalificeerde handtekening of sterke identificatie ingesteld?

Een gekwalificeerde handtekening of sterke identificatie berust op een contract tussen uw kantoor en de betreffende dienstverlener. U vraagt dit aan via de portal, waarna een door REOS opgevolgd verzoek wordt gestart en de configuratie op maat wordt uitgevoerd met uw toegangsgegevens. De eenvoudige elektronische handtekening, conform de eIDAS-verordening, blijft beschikbaar zonder specifieke configuratie.

België In België betreft dit onder meer itsme.

Zie ook: Integraties, Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Hoe communiceert REOS met onze boekhoudsoftware en e-facturering?

De connectors naar boekhoudsoftware en de elektronische facturering Peppol worden op maat ingesteld op aanvraag via de portal, op basis van uw contracten met derde partijen. Standaard stelt het platform u gestructureerde exports ter beschikking in CSV- en Excel-formaat voor de verkoop-, aankoop- en mutatiedagboeken.

Zie ook: Integraties, Vastgoedfinanciën: facturen, huur, exports

Link naar deze vraag
Is het mogelijk om onze REOS-agenda te synchroniseren met Google Workspace of Outlook?

De tweerichtingssynchronisatie van de agenda met Google of Outlook wordt op maat uitgevoerd op aanvraag via uw portal om uw planningen in realtime te koppelen. Bovendien wordt standaard voor elke gebruiker een iCalendar-feed in alleen-lezenformaat geleverd, zodat hij zijn bezoeken en taken kan integreren in zijn gebruikelijke toepassing.

Zie ook: Integraties, Vastgoedagenda en online bezichtigingen

Link naar deze vraag
Kunnen wij meldingen verzenden via sms of via WhatsApp naar onze klanten?

Het verzenden van berichten via sms of via WhatsApp vereist een abonnement bij een operator: dit wordt daarom op maat ingesteld op aanvraag via de portal. Standaard worden meldingen, afrekeningen en herinneringen per e-mail verzonden.

Zie ook: Integraties, Contact

Link naar deze vraag
Welke exportformaten en standaardinterfaces zijn beschikbaar zonder specifieke configuratie?

Zonder specifieke configuratie stelt REOS een REST API voor lezen en ondertekende webhooks, CSV- en Excel-exports, de XML- en JSON-feeds van de gepubliceerde advertenties en een iCalendar-feed per gebruiker ter beschikking. Deze interfaces maken het mogelijk om uw eigen tools te koppelen, zoals een businessintelligence-tool, zonder te wachten op een specifieke ontwikkeling.

Zie ook: Integraties, Beveiliging en gegevensbescherming

Link naar deze vraag
Hoe vragen wij een functionaliteit aan die nog niet bestaat?

Als u al klant bent, gebruikt u de knop Deze functionaliteit aanvragen in de assistent van deze website of het verzoek voor maatwerkconfiguratie in de portal: uw aanvraag sluit aan bij de door REOS opgevolgde lijst in de abonnementsruimte. Als u nog geen klant bent, stuurt hetzelfde formulier uw behoefte door naar het verkoopteam, dat contact met u opneemt om de haalbaarheid ervan te beoordelen.

Zie ook: Contact, Integraties

Link naar deze vraag

Een vraag stellen

De assistent antwoordt op basis van de FAQ en de gebruikersgids, in de taal van deze pagina. Wanneer de informatie niet beschikbaar is, vermeldt hij dat en stelt hij voor uw vraag aan het REOS-team door te geven.

De assistent vereist JavaScript. U kunt ons ook schrijven via de contactpagina, zodat het team u rechtstreeks antwoordt. Contact met REOS

Een vraag die een gesprek vraagt

Een demonstratie op een structuur die op de uwe lijkt, laat u met uw eigen gevallen nagaan hoe REOS uw portefeuille verwerkt.

Demo aanvragen