Questions fréquentes

REOS est le système d’exploitation de l’entreprise immobilière : il réunit sur une même plateforme les propriétaires, les immeubles, les unités, les mandats, les baux, les transactions, les documents, la finance et les opérations. Il s’adresse aux agences de vente, aux gestionnaires locatifs, aux syndics, aux promoteurs et aux investisseurs, de l’indépendant au réseau d’agences, afin que chacun travaille sur une seule base de données plutôt que sur des outils cloisonnés. Chaque écran étant une vue sur cette base unique, une modification faite par un collaborateur est immédiatement visible par les autres.

Voir aussi : Une plateforme immobilière, une base de données, Guide d’utilisation de REOS

La plateforme couvre la transaction de vente, la gestion locative, le syndic de copropriété et la promotion immobilière afin de répondre à l’ensemble des activités de l’entreprise. Les modules comprennent le portefeuille d’immeubles, les mandats, les baux, la maintenance, la comptabilité, les assemblées générales et les espaces dédiés. Cette structure modulaire permet à chaque agence d’activer les fonctions correspondant exactement à son métier de sorte que le menu s’adapte à ses besoins.

Voir aussi : Modules du logiciel immobilier, Une plateforme immobilière, une base de données

Le poste de travail est disponible en français, en néerlandais, en anglais et en espagnol, de sorte que chaque utilisateur travaille dans sa langue. Les règles propres à un pays sont portées par le bien et par le bail plutôt que codées dans les écrans, ce qui permet à une même organisation de gérer des biens situés dans plusieurs pays avec les règles qui s’appliquent à chacun.

Belgique Pour la Belgique, REOS suit notamment le certificat PEB par unité et calcule l’indexation des loyers sur l’indice santé, en tenant compte des règles régionales.

Le poste de travail s’utilise dans un navigateur, à l’adresse app.re-os.eu, sans installation. Les droits sont attribués par rôle, par exemple administrateur, gestionnaire ou comptable, afin que chaque collaborateur n’accède qu’aux fonctions dont il a besoin. Comme le prix ne dépend pas du nombre de comptes, chaque personne dispose de son propre accès, ce qui préserve la piste d’audit et évite le partage d’identifiants.

Voir aussi : Sécurité et protection des données, Guide d’utilisation de REOS

Les propriétaires, les locataires, les copropriétaires et les acquéreurs sur plan disposent chacun d’un espace limité à leur propre dossier, dans leur langue. Le propriétaire y consulte ses biens et ses relevés, le locataire son bail, ses échéances et ses documents, le copropriétaire ses appels de fonds et ses décomptes, et l’acquéreur l’avancement de son lot et son échéancier. Ces espaces réduisent les demandes adressées à l’agence, puisque l’information est disponible à tout moment.

Voir aussi : Espaces locataire, copropriétaire et acquéreur, Une plateforme immobilière, une base de données

L’agenda partagé regroupe les visites, les rendez-vous et les tâches de l’équipe afin que chacun dispose de la même vue sur le planning. Sur une annonce publiée, un prospect peut réserver lui-même un créneau libre, ce qui crée le contact et la visite et lui envoie une confirmation avec un fichier .ics ; un rappel part 24 heures avant la visite. Chaque utilisateur peut aussi s’abonner à son agenda dans son application habituelle grâce à un flux iCalendar en lecture seule, la synchronisation bidirectionnelle avec Google ou Outlook étant réalisée sur mesure, sur demande.

Voir aussi : Agenda immobilier et réservation de visites, Intégrations

Chaque agence dispose d’un site public qui présente ses annonces publiées, avec un formulaire de contact et la réservation de visites en ligne. La publication d’une annonce depuis le poste de travail met à jour ce site ainsi que les flux XML et JSON de l’agence, qui ne mentionnent jamais la rue du bien. Les portails immobiliers tiers ne reçoivent rien par défaut : chaque raccordement est configuré sur mesure, sur demande, avec le contrat et les accès de l’agence.

Belgique En Belgique, le certificat PEB est suivi par unité, ce qui permet d’être averti avant la mise en ligne d’une annonce qui en serait dépourvue.

Voir aussi : Multidiffusion d’annonces immobilières, Intégrations

Après la création du compte, vous choisissez une formule selon le nombre d’unités en gestion, ce qui ouvre un essai de sept jours pendant lequel rien n’est facturé. Le portail reste fermé tant qu’aucune formule n’est retenue, car les limites d’unités et de stockage en dépendent. Pour un portefeuille important ou une reprise de données, une implémentation accompagnée peut être chiffrée séparément.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille., Créer un compte REOS, Demander une démo

Non. REOS couvre la finance immobilière, c’est-à-dire les appels de loyer, les factures de l’agence, les relevés et les reversements aux propriétaires, et il exporte les journaux en CSV ou en Excel afin que votre comptabilité générale reste tenue dans votre logiciel habituel. Un connecteur direct vers ce logiciel peut être réalisé sur mesure, sur demande.

Voir aussi : Finance immobilière : factures, loyers, exports, Intégrations

Le registre des mandats répertorie l’ensemble de vos contrats de vente afin de garantir la traçabilité de votre activité d’agence. Vous pouvez à tout moment exporter ce registre au format PDF ou CSV pour répondre aux exigences réglementaires. Le modèle de commission s’applique directement depuis le mandat afin de déduire automatiquement les honoraires et le net vendeur.

Voir aussi : Mandats et registre des mandats, Logiciel de transaction immobilière

L’estimation s’appuie sur des biens comparables et sur la médiane du prix au mètre carré afin de proposer une fourchette de valeur argumentée. REOS produit ensuite un rapport PDF que vous pouvez remettre au propriétaire, et l’assistant IA peut rédiger le commentaire qui explique le raisonnement à partir des comparables retenus.

Voir aussi : Logiciel de transaction immobilière

Vous pouvez composer une sélection de biens qui correspond aux critères d’un prospect et la lui envoyer sous la forme d’une page publique, accessible par un lien personnel. Le prospect consulte ainsi les fiches à jour sans créer de compte, tandis que vous conservez la trace de ce qui lui a été proposé.

Voir aussi : CRM immobilier pour agences

Chaque nouvelle offre enregistrée sur un bien déclenche l’envoi d’un message au vendeur, de sorte qu’il est informé sans délai. Les décisions prises sur chaque offre sont conservées avec leur historique, ce qui permet de retracer le déroulement de la négociation à tout moment.

Voir aussi : Logiciel de transaction immobilière

Le dossier de vente affiche la liste des pièces à réunir selon la localisation du bien, afin qu’aucun document obligatoire ne manque au moment de la signature. Les pièces qui arrivent à expiration font l’objet d’un rappel dans les notifications, ce qui laisse le temps de les renouveler.

Belgique En Belgique, la liste tient compte de la région : attestation du sol de Bruxelles Environnement, extrait BDES en Wallonie ou attestation OVAM en Flandre.

Voir aussi : Logiciel de transaction immobilière, Documents et signature électronique

Pour chaque vendeur et chaque acquéreur, le dossier de vigilance consigne la vérification d’identité, le bénéficiaire effectif, l’exposition politique, le contrôle des sanctions et le niveau de risque, ainsi que la date de la prochaine revue. Ces dossiers sont conservés cinq ans, et une revue qui arrive à échéance fait l’objet d’un rappel dans les notifications afin que le contrôle soit renouvelé à temps.

Voir aussi : Logiciel de transaction immobilière

Chaque lundi, REOS envoie au vendeur un rapport de la semaine écoulée qui reprend le nombre de visites, les avis des visiteurs et les offres reçues avec leur statut. Le vendeur est ainsi tenu informé de la commercialisation de son bien sans que l’agent ait à rédiger ce compte rendu.

Voir aussi : Logiciel de transaction immobilière, Espaces locataire, copropriétaire et acquéreur

La publication d’une annonce la rend immédiatement visible sur le site public de votre agence ainsi que dans vos flux au format XML et JSON. Les portails immobiliers tiers ne reçoivent en revanche aucune donnée automatiquement, chaque raccordement nécessitant une configuration sur mesure basée sur vos propres contrats.

Voir aussi : Multidiffusion d’annonces immobilières, Intégrations

Chaque jour, les prospects dont les critères correspondent à un nouveau bien disponible ou à un bien dont le prix a baissé reçoivent une alerte. Ce suivi automatique permet de rapprocher l’offre et la demande sans relance manuelle de la part de l’agent.

Voir aussi : CRM immobilier pour agences

Le candidat dépose sa candidature depuis une page publique liée à l’annonce ou au lot et y joint ses pièces justificatives, qui sont rangées directement dans son dossier. L’assistant IA peut ensuite lire ces pièces, par exemple une fiche de paie ou un contrat de travail, afin de reporter les revenus et l’employeur dans la fiche. Les dossiers refusés sont effacés après six mois, conformément au principe de limitation de la conservation des données.

Voir aussi : Logiciel de gestion locative, Logiciel de gestion locative pour la Belgique

Lorsque vous acceptez un candidat, celui-ci devient locataire et le logiciel crée automatiquement un bail brouillon afin de préparer la mise en location. Si vous refusez la candidature, un e-mail sobre est envoyé au demandeur et le dossier est programmé pour être supprimé au terme de six mois. Cette organisation permet de structurer la sélection sans multiplier les manipulations.

Voir aussi : Logiciel de gestion locative

Le bail est généré à partir d’un modèle de document et des données du lot et du locataire, puis envoyé en signature électronique simple. Chaque signataire reçoit un lien personnel et confirme son identité par un code envoyé à son adresse e-mail. Lorsque toutes les parties ont signé, un certificat de signature est produit et rattaché au bail, ce qui en conserve la preuve.

Belgique En Belgique, l’échéance d’enregistrement du bail est suivie dans les échéances légales afin que le délai ne soit pas dépassé.

Voir aussi : Logiciel de gestion locative, Documents et signature électronique

L’état des lieux est établi pièce par pièce avec photos et signatures, puis produit en PDF. Lors de la sortie, l’assistant IA peut comparer les photos d’entrée et de sortie d’une même pièce afin de proposer une liste de différences, chacune qualifiée d’usure normale, de dégât léger ou de dégât important. Le gestionnaire valide ou corrige ces propositions, ce qui facilite la discussion sur la garantie locative.

Voir aussi : Logiciel d’état des lieux pour la Belgique, IA pour agences immobilières, incluse

Le locataire reçoit par e-mail un lien personnel, révocable, qui lui donne accès à son bail, à ses documents, à ses échéances, à ses paiements et à ses attestations. Il peut également y déclarer un incident, ce qui crée la demande dans le poste de travail de l’agence. Cet accès ne demande pas de mot de passe et peut être retiré à tout moment par l’agence.

Voir aussi : Logiciel de gestion locative

Le locataire déclare l’incident depuis son portail, et l’agence le reçoit sous la forme d’un ticket qui suit les étapes de tri, d’attribution, d’intervention et de clôture. Le gestionnaire peut ensuite émettre un ordre de travaux vers un prestataire de l’annuaire, et la facture de ce prestataire est imputée en dépense sur le lot concerné, ce qui la fait apparaître dans le relevé du propriétaire.

Voir aussi : Maintenance, travaux et fournisseurs

L’ordre de travaux est émis vers le prestataire choisi, et l’accord du propriétaire est demandé lorsque le montant dépasse le seuil prévu par le mandat. Le prestataire reçoit un lien d’intervention qui lui permet de suivre la demande sans compte. Sa facture est ensuite imputée en dépense sur le lot et le ticket est clôturé, de sorte que la dépense figure dans le relevé du propriétaire.

Voir aussi : Maintenance, travaux et fournisseurs, Finance immobilière : factures, loyers, exports

Le poste de travail suit les échéances des baux actifs, comme la date anniversaire d’indexation, la fin du bail ou l’expiration d’un certificat, afin de prévenir l’équipe avant qu’un délai ne soit dépassé. L’indexation se calcule à partir des indices publiés, et lorsque l’indice du mois n’est pas encore disponible, aucun montant n’est proposé plutôt qu’un chiffre estimé.

Belgique En Belgique, l’indexation suit l’indice santé à la date anniversaire du bail, avec les règles régionales liées au certificat PEB.

Voir aussi : Logiciel de gestion locative

Les espaces des locataires et des propriétaires reposent sur des liens personnels, longs et aléatoires, envoyés par e-mail et révocables à tout moment par l’agence. Chaque personne ne voit que ce qui concerne son propre dossier ou ses propres biens, car l’accès est vérifié par le serveur à chaque lecture et non seulement dans l’écran.

Voir aussi : Sécurité et protection des données

REOS émet chaque mois un appel de loyer par bail actif, avec le montant, l’échéance et les coordonnées bancaires de l’agence. Lorsque le paiement est enregistré, la quittance est produite en PDF, envoyée au locataire par e-mail et classée dans ses documents, de sorte que le locataire et l’agence disposent du même justificatif.

Belgique En Belgique, l’appel de loyer intègre une communication structurée et un code de paiement EPC afin de faciliter le virement prérempli pour le locataire.

Voir aussi : Finance immobilière : factures, loyers, exports, Logiciel de gestion locative pour la Belgique

Les impayés font l’objet de trois niveaux de rappel : un premier rappel, un deuxième rappel, puis une mise en demeure. Chaque rappel est produit en PDF et réellement envoyé au locataire, et un même niveau ne peut être envoyé qu’une fois pour une échéance donnée, ce qui évite d’adresser deux fois la même lettre.

Voir aussi : Finance immobilière : factures, loyers, exports

Vous importez l’export CSV de votre banque, en indiquant une première fois la correspondance des colonnes, qui est conservée pour les imports suivants. Les paiements sont rapprochés des appels d’abord par la référence de paiement, puis par le montant et le nom, afin que chaque encaissement soit rattaché à la bonne échéance. L’import automatique depuis la banque est réalisé sur mesure, sur demande.

Belgique En Belgique, la référence utilisée est la communication structurée, et l’import automatique au format CODA est réalisé sur mesure, sur demande.

Voir aussi : Finance immobilière : factures, loyers, exports, Intégrations

Le relevé propriétaire reprend, pour la période, les loyers encaissés, les honoraires prévus au mandat et les dépenses imputées aux lots, afin d’établir le montant net à reverser. Chaque ligne renvoie à son origine, ce qui permet au propriétaire de vérifier le calcul. Le relevé sert de base au fichier de virement SEPA du reversement.

Voir aussi : Espaces locataire, copropriétaire et acquéreur, Finance immobilière : factures, loyers, exports

L’écran d’indexation présente les baux actifs dont la date anniversaire tombe dans le mois et calcule le nouveau loyer à partir de l’indice publié qui s’applique au bail. Lorsque l’indice nécessaire n’est pas encore publié, le calcul n’est pas proposé, car le système n’estime aucun chiffre.

Belgique En Belgique, l’indexation suit l’indice santé publié par Statbel, repris automatiquement chaque mois. À Bruxelles, un bail antérieur au 14 octobre 2022 avec un certificat PEB E, F ou G se voit appliquer un facteur de correction, et l’indexation suppose un certificat PEB valide ; en Flandre, la ligne concernée est signalée pour vérification.

Voir aussi : Logiciel de gestion locative, REOS en Belgique

L’écran de facturation permet à l’agence d’émettre des factures destinées à ses propriétaires et à ses clients avec une numérotation continue verrouillée par le serveur sans aucun trou ni doublon. Une facture émise ne pouvant plus être modifiée, vous devez émettre une note de crédit associée en cas de modification nécessaire.

Belgique En Belgique, les factures émises par l’agence incluent également la communication structurée et le code de paiement EPC afin de se conformer aux usages locaux.

Voir aussi : Finance immobilière : factures, loyers, exports

Le module finance tient les journaux des ventes, des achats et des mouvements de l’agence. Vous pouvez les exporter à tout moment en CSV, avec le point-virgule comme séparateur, ou en Excel, afin de les reprendre dans votre logiciel comptable. Un connecteur direct vers un logiciel comptable est réalisé sur mesure, sur demande.

Voir aussi : Finance immobilière : factures, loyers, exports, Intégrations

Chaque garantie locative est enregistrée avec sa forme, par exemple un compte bloqué ou une garantie bancaire, et avec son montant. Sa libération est suivie en fin de bail en tenant compte des éventuelles retenues décidées après l’état des lieux de sortie, de sorte que le montant restitué est documenté.

Belgique En Belgique, la garantie peut aussi prendre la forme d’une garantie CPAS.

Voir aussi : Logiciel de gestion locative

Le décompte de charges reprend les dépenses réelles d’une période et les répartit selon la clé choisie, à savoir la surface, les parts égales ou les quotités. Il compare ensuite le résultat aux provisions versées par chaque locataire afin de calculer le solde à réclamer ou à rembourser, puis produit et envoie le décompte.

Voir aussi : Finance immobilière : factures, loyers, exports

Les commissions sont calculées à partir des règles fixées dans le mandat, pour les ventes comme pour les locations. Un tableau les présente selon leur état, à facturer, facturées ou encaissées, ce qui permet de suivre les honoraires de l’agence sans tableur séparé.

Voir aussi : Mandats et registre des mandats, Finance immobilière : factures, loyers, exports

La copropriété est créée avec son numéro d’entreprise, le mois de début de l’exercice et le total des quotités, puis chaque lot reçoit sa quote-part et son copropriétaire. Ces quotités servent ensuite à tous les calculs, appels de fonds, décomptes et majorités, ce qui évite de ressaisir la répartition à chaque opération.

Belgique En Belgique, la gestion repose sur le Code civil, livre 3, articles 3.78 à 3.100.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique

Vous pouvez ajouter des clés spécifiques telles que l’ascenseur, le chauffage ou la cage d’escalier afin de ventiler les dépenses selon l’utilité réelle pour chaque lot. Si aucune part n’est saisie sur une clé particulière, le système applique par défaut les quotes-parts générales de la copropriété. Cette configuration garantit l’exactitude du décompte annuel des charges réelles.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique

Saisissez d’abord les différents postes du budget de l’année ou reprenez les données de l’exercice précédent afin de définir la base financière de l’association. Le module génère ensuite l’appel de fonds en mode brouillon, qu’il s’agisse d’un rythme trimestriel, mensuel ou semestriel, afin que vous puissiez le vérifier avant l’émission. Chaque copropriétaire reçoit ainsi son appel par e-mail avec les montants détaillés pour le fonds de roulement et le fonds de réserve.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique

L’assemblée générale est préparée avec son ordre du jour, et chaque point indique la majorité requise. REOS calcule le quorum et le résultat des votes à partir des quotités, et un vote en ligne peut être ouvert avant la séance. Après la réunion, l’assistant IA peut rédiger un projet de procès-verbal à partir de l’ordre du jour, des votes et de vos notes, que vous relisez avant de l’envoyer aux copropriétaires.

Belgique En Belgique, les règles suivent le Code civil, livre 3, articles 3.78 à 3.100 : majorité absolue, deux tiers, quatre cinquièmes ou unanimité selon le point.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique, IA pour agences immobilières, incluse

Le sinistre est enregistré avec sa nature, sa date de survenance et de déclaration, les références de l’assureur et, le cas échéant, l’expert et la date de sa visite. Le dossier suit ensuite le montant estimé, la franchise et l’indemnité, de sorte que la situation de chaque sinistre peut être présentée aux copropriétaires.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique

Les contrats d’entretien de l’immeuble, comme le nettoyage, l’ascenseur ou la chaudière, sont enregistrés avec leur montant annuel et leurs conditions de reconduction tacite. Les contrôles obligatoires, par exemple des extincteurs, de l’alarme incendie ou du gaz, sont suivis avec leur fréquence, la date du dernier contrôle et la prochaine échéance, afin que l’intervention soit planifiée avant la date limite.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique

Chaque copropriétaire accède, par un lien personnel, à son compte : appels de fonds, paiements, solde et décomptes annuels. Le portail met aussi à sa disposition les documents de la copropriété que le syndic choisit de partager, comme les procès-verbaux d’assemblée. Il s’agit d’un accès en consultation, de sorte qu’aucune écriture comptable ne peut y être modifiée.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique

Le compte de chaque copropriétaire présente les montants appelés, les paiements reçus et le solde, ce qui fait apparaître immédiatement les arriérés. Le syndic peut alors adresser un rappel par e-mail au copropriétaire concerné, et l’historique du compte permet de justifier les sommes réclamées.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique

Le gestionnaire saisit l’ensemble des dépenses réelles de l’exercice et les associe aux clés de répartition correspondantes. Le système compare ensuite ces charges effectives aux provisions qui ont été appelées au cours de l’année afin de calculer automatiquement les soldes individuels. Vous pouvez alors télécharger les décomptes et les envoyer par e-mail en un seul clic à tous les copropriétaires.

Voir aussi : Logiciel de syndic de copropriété pour la Belgique

Le projet est créé dans le module promotion avec son régime légal, son calendrier et ses lots, ce qui alimente la grille de commercialisation. Chaque lot y porte son prix et son statut, de sorte que l’équipe commerciale et la direction disposent de la même vue sur l’avancement des ventes.

Belgique En Belgique, le projet relève de la loi Breyne, qui encadre la vente sur plan et l’échelonnement des paiements.

Voir aussi : Logiciel pour promoteurs immobiliers en Belgique

Depuis la grille des lots, vous pouvez poser une option sur un lot pour une durée déterminée ou inscrire un contact sur la liste d’attente. Chaque jour, les options échues sont levées automatiquement et le premier contact de la liste d’attente est prévenu, ce qui évite qu’un lot reste bloqué sans suite.

Voir aussi : Logiciel pour promoteurs immobiliers en Belgique

L’échéancier d’une réservation est construit à partir des étapes du chantier et des pourcentages définis pour le projet, de sorte que chaque tranche correspond à un avancement réel de la construction. Lorsque le prix ou les pourcentages changent, les tranches encore en attente sont recalculées.

Belgique En Belgique, les étapes et les pourcentages sont définis dans le cadre de la loi Breyne.

Voir aussi : Logiciel pour promoteurs immobiliers en Belgique

Vous marquez l’étape comme achevée dans le module de promotion afin de déclencher l’envoi des appels de fonds correspondants. Cette action génère un document PDF avec les coordonnées de paiement et l’envoie par la file à chaque acquéreur dont la réservation est confirmée.

Belgique En Belgique, l’appel de fonds comporte une communication structurée et un code de paiement EPC, ce qui permet à l’acquéreur de payer par virement prérempli.

Voir aussi : Logiciel pour promoteurs immobiliers en Belgique

L’acquéreur reçoit un lien personnel et révocable vers une page qui présente son lot, l’avancement du chantier, les documents du projet, ses choix de finitions et son échéancier. Il dispose ainsi d’une information à jour sans devoir créer de compte, et l’agence peut retirer cet accès à tout moment.

Voir aussi : Logiciel pour promoteurs immobiliers en Belgique

Le catalogue des finitions présente les suppléments proposés aux acquéreurs, avec leur prix TVA comprise. Pour un choix retenu, REOS produit un devis en PDF, ce qui donne à l’acquéreur une trace écrite du supplément avant son intégration dans le suivi de sa réservation.

Voir aussi : Logiciel pour promoteurs immobiliers en Belgique

Le contrat de réservation est généré à partir du modèle du projet puis envoyé en signature électronique simple. Le document est figé au moment de l’envoi, et lorsque toutes les parties ont signé, la réservation est mise à jour automatiquement lors du passage quotidien, ce qui évite un suivi manuel des signatures.

Voir aussi : Logiciel pour promoteurs immobiliers en Belgique

Le module patrimoine calcule, par immeuble et pour l’ensemble du portefeuille, les loyers, les rendements, le cash-flow après remboursement de la dette, le taux d’occupation, la vacance financière, le ratio prêt sur valeur et, pour les baux commerciaux, la durée moyenne pondérée restante (WALT). Ces indicateurs reposent sur les baux, les dépenses et les prêts enregistrés, ce qui garantit leur cohérence avec la gestion quotidienne.

Voir aussi : Gestion de portefeuille immobilier, Tableau de bord d’agence immobilière

Le rapport propriétaire est produit en PDF à partir des indicateurs du patrimoine, et vous pouvez le télécharger ou l’envoyer par e-mail au propriétaire. Il présente la situation des biens de façon homogène d’un propriétaire à l’autre, ce qui facilite les échanges sur la performance de leurs investissements.

Voir aussi : Espaces locataire, copropriétaire et acquéreur, Gestion de portefeuille immobilier

Le tableau de bord d’agence regroupe les indicateurs relatifs aux mandats, aux délais de vente, aux visites et aux honoraires. Il est calculé à partir des données enregistrées dans le poste de travail, de sorte que la direction suit l’activité commerciale sans consolidation manuelle.

Voir aussi : Tableau de bord d’agence immobilière

L’API REST en lecture s’utilise avec une clé créée par un administrateur de l’organisation, transmise dans l’en-tête Authorization sous la forme d’un jeton Bearer. Seule l’empreinte de la clé est conservée en base, de sorte qu’une clé perdue doit être remplacée plutôt que retrouvée, et chaque clé ne donne accès qu’aux données de son organisation.

Voir aussi : Intégrations, Sécurité et protection des données

Les webhooks de la plateforme transmettent les données sous forme de requêtes POST en JSON et intègrent une signature cryptographique HMAC-SHA256 dans leurs en-têtes. Cette signature est calculée à partir d’un secret partagé et du corps brut de la requête de sorte que votre serveur puisse vérifier l’authenticité de chaque notification reçue. Le service inscrit ces événements dans une file dédiée afin de garantir leur acheminement.

Voir aussi : Sécurité et protection des données, Intégrations

Chaque clé peut effectuer jusqu’à 120 requêtes par minute, ce qui protège le service pour l’ensemble des clients. Les résultats sont paginés avec une limite et un curseur, de sorte que les grands volumes se récupèrent par pages successives.

Voir aussi : Intégrations

Une réponse de votre serveur en dehors des codes 2xx est considérée comme un échec, et l’envoi est repris lors des passages suivants de la file. Après trois tentatives sans succès, la livraison est marquée en échec, ce qui vous permet d’identifier les événements à traiter de votre côté.

Voir aussi : Intégrations

L’intelligence artificielle est entièrement incluse dans l’abonnement afin que vous puissiez l’utiliser sans surcoût. Votre consommation reste visible pour information dans l’espace Abonnement, volet Utilisation IA, mais aucun appel n’est facturé.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille., Sécurité et protection des données

Les fonctions d’IA s’appuient sur les modèles Gemini de Google, avec Groq comme solution de repli lorsque Gemini ne répond pas, afin que le service reste disponible. Les réponses attendues dans un format structuré sont vérifiées avant d’être affichées, et une réponse non conforme est écartée au profit d’un nouvel essai.

Voir aussi : Sécurité et protection des données

Les données de votre organisation ne servent pas à entraîner des modèles. L’assistant travaille avec les permissions de la personne qui l’interroge et ne lit que les données de son organisation, de sorte qu’il ne peut révéler une information à laquelle cette personne n’a pas accès.

Voir aussi : Sécurité et protection des données

Oui. La couche d’IA peut être désactivée pour l’ensemble d’une organisation, par exemple lorsque sa politique interne l’exige. L’assistant et les tâches d’IA refusent alors toute demande, et le reste du poste de travail fonctionne normalement. Il suffit d’en faire la demande à REOS depuis le portail.

Voir aussi : Sécurité et protection des données, IA pour agences immobilières, incluse

Chaque appel est journalisé avec la tâche, le modèle, la durée et le résultat, ce qui permet de suivre l’usage dans l’espace Abonnement, volet Utilisation IA. Une demande identique portant sur les mêmes données est servie depuis un cache pendant 24 heures, ce qui accélère la réponse sans nouvel appel au modèle.

Voir aussi : IA pour agences immobilières, incluse

L’assistant lit les caractéristiques du lot et ses photos afin de proposer un titre et une description dans les langues demandées, parmi le français, le néerlandais, l’anglais et l’espagnol. Il signale également les mentions légales obligatoires absentes de la fiche selon le pays, ce qui permet de les compléter avant la publication. Le texte proposé est toujours relu par l’agent avant d’être enregistré.

Voir aussi : IA pour agences immobilières, incluse, Multidiffusion d’annonces immobilières

L’assistant lit quatre types de documents : les pièces d’un dossier locataire, les factures de fournisseurs, les certificats techniques ou énergétiques et les pièces d’identité. Il en extrait les champs utiles, comme les revenus, le montant de la facture ou la date d’expiration d’un certificat, et signale ce qui manque, afin que vous n’ayez qu’à vérifier les valeurs avant de les enregistrer.

Voir aussi : IA pour agences immobilières, incluse, Documents et signature électronique

L’assistant rapproche les photos prises lors de l’entrée et celles de la sortie pour une pièce donnée afin de proposer une liste de différences. Chaque écart est qualifié selon sa nature et sa gravité, qu’il s’agisse d’une usure normale, d’un dégât léger ou d’un dommage important.

Voir aussi : IA pour agences immobilières, incluse, Logiciel d’état des lieux pour la Belgique

Après une visite, vous pouvez dicter un message vocal ou saisir quelques notes, et l’assistant en tire un compte rendu structuré, une évaluation de l’intérêt du visiteur sur une échelle de un à cinq et une liste de tâches de suivi avec leur échéance. Vous validez ces propositions avant qu’elles ne soient enregistrées, ce qui garde la maîtrise du dossier à l’agent.

Voir aussi : IA pour agences immobilières, incluse

Une demande de signature électronique simple selon le règlement eIDAS fige le document en stockant le HTML et son empreinte SHA-256. Chaque signataire reçoit un lien personnel doté d’un jeton long et aléatoire afin de s’authentifier, de saisir son nom, de dessiner sa signature et de consentir à l’acte. Cette procédure conserve l’adresse IP, le navigateur et l’horodatage pour garantir la traçabilité.

Voir aussi : Documents et signature électronique

Le signataire reçoit un code à six chiffres à son adresse e-mail afin de confirmer qu’il est bien le destinataire du lien. Ce code est valable dix minutes et accepte cinq essais, ce qui limite les tentatives frauduleuses. Le signataire indique ensuite son nom, dessine sa signature et confirme son consentement.

Voir aussi : Documents et signature électronique

Lorsque l’ensemble des signataires a apposé sa signature, REOS génère un certificat PDF comprenant le document initial, son empreinte, la liste des signataires et la piste d’audit complète. Ce certificat est ensuite stocké de manière sécurisée et envoyé par courrier électronique à chaque participant, tandis que la fiche liée dans l’application se met à jour automatiquement.

Voir aussi : Documents et signature électronique

Une relance est envoyée automatiquement aux signataires qui n’ont pas encore signé trois jours après l’envoi. Sans signature dans les trente jours, la demande expire, ce qui évite qu’un document ancien soit signé alors que son contenu n’est plus à jour.

Voir aussi : Documents et signature électronique

Oui. Les modèles de documents contiennent des champs variables, notés entre doubles accolades, qui sont remplis à partir de la fiche concernée. Les modèles fournis par REOS sont en lecture seule afin de préserver une base de référence, et vous les dupliquez pour les adapter à votre agence avant de les envoyer en signature.

Voir aussi : Documents et signature électronique

La signature électronique simple s’applique aux documents produits dans REOS, notamment les mandats, les baux, les contrats de réservation sur plan et les états des lieux. Le document signé est rattaché à la fiche dont il provient, et cette fiche est mise à jour lorsque toutes les parties ont signé.

Voir aussi : Documents et signature électronique

La signature électronique simple est incluse. Une signature électronique qualifiée ou une identification forte dépend d’un contrat entre votre agence et le prestataire concerné : elle est donc mise en place sur mesure, sur demande, depuis le portail, et REOS assure la configuration avec vos accès.

Belgique En Belgique, l’identification par itsme fait partie des services qui peuvent être raccordés de cette manière.

Voir aussi : Intégrations

Chaque enregistrement porte l’identifiant de l’organisation à laquelle il appartient, et les règles d’accès sont appliquées par la base de données elle-même, et non seulement par l’application. Une requête ne peut donc jamais renvoyer les données d’une autre organisation, même en cas d’erreur dans un écran.

Voir aussi : Sécurité et protection des données

Les accès sont attribués par rôle au sein de l’organisation, de sorte que chaque collaborateur ne voit que les fonctions nécessaires à son travail. Par exemple, l’espace Abonnement et les factures de REOS ne sont visibles que des administrateurs et des comptables, et cette règle est appliquée en base de données. Les propriétaires, les locataires, les copropriétaires et les prestataires disposent d’accès distincts, limités à leur propre dossier.

Voir aussi : Sécurité et protection des données

Les données et les fichiers sont hébergés dans l’Union européenne. Les échanges sont chiffrés en transit et les données le sont au repos, ce qui protège les informations personnelles et commerciales contenues dans un portefeuille immobilier.

Voir aussi : Sécurité et protection des données

Les pages publiques reposent sur des jetons longs, aléatoires et révocables qui ne révèlent jamais l’identifiant brut d’une fiche privée. Cette architecture permet de révoquer l’accès à tout moment depuis le portail de sorte que le lien concerné cesse immédiatement de fonctionner.

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La conservation suit les conditions prévues au contrat, et les données sont supprimées à la fin de celui-ci. Certaines durées sont appliquées automatiquement : les dossiers de candidature refusés sont effacés après six mois, tandis que les dossiers de vigilance anti-blanchiment sont conservés cinq ans conformément à cette obligation.

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Oui. Vous pouvez obtenir sur demande un export structuré de vos données, ce qui garantit leur portabilité si vous changez de solution. Par ailleurs, les journaux comptables, le registre des mandats et plusieurs listes peuvent être exportés à tout moment en CSV ou en Excel depuis le poste de travail.

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Les vulnérabilités se signalent par e-mail à [email protected], afin que l’équipe technique puisse les analyser. Un accusé de réception est envoyé dans les deux jours ouvrés, et l’auteur du signalement est tenu informé jusqu’à la clôture.

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Les e-mails ne sont pas envoyés directement depuis l’écran : ils sont inscrits dans une file qui les envoie et les reprend jusqu’à trois fois en cas d’échec. Chaque envoi est journalisé, ce qui permet de vérifier qu’un relevé, un rappel ou une notification est bien parti.

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REOS propose quatre formules, dont le prix hors TVA dépend du nombre d’unités en gestion : Starter à 299 euros par mois jusqu’à 100 unités, Professional à 799 euros par mois jusqu’à 500 unités, Business à 1 999 euros par mois jusqu’à 2 000 unités, et Enterprise à partir de 4 000 euros par mois au-delà. Chaque formule donne accès au même système, les formules supérieures couvrant davantage d’unités et de fonctions opérationnelles.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille.

Une unité correspond à une entité louable ou vendable sous gestion afin que le tarif reflète précisément votre volume d’activité. Par exemple, un immeuble de vingt appartements compte vingt unités et non vingt et une, ce qui simplifie le décompte de votre portefeuille.

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Il n’existe aucune limite de comptes utilisateurs ni de surcoût par siège, de sorte que toute votre équipe puisse utiliser la plateforme. Le prix suit uniquement les unités en gestion, ce qui évite d’écarter les collaborateurs du système.

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Le choix d’une formule à la création du compte ouvre un essai de sept jours afin de vous permettre de configurer vos données. Rien n’est facturé pendant cette période d’essai, et le portail reste fermé tant qu’aucune formule n’est retenue.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille.

Vous pouvez changer de formule depuis l’espace Abonnement afin de l’adapter à l’évolution de votre portefeuille. Lorsque le portefeuille dépasse le palier de la formule, le passage à la formule suivante intervient à la période de facturation suivante. Pendant l’essai, un changement de formule ne donne lieu à aucun prorata, et un changement peut être refusé tant qu’une facture échue reste impayée.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille.

L’implémentation est chiffrée séparément de l’abonnement, selon la taille du portefeuille, le nombre d’agences, la qualité des données et les intégrations demandées ; la page tarifs indique une fourchette de 2 500 à 25 000 euros. Elle couvre la reprise des données, la configuration des modèles et des droits, ainsi que la formation des équipes, et son montant est fixé après une phase de cadrage.

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Les factures de REOS se trouvent dans l’espace Abonnement du portail, volet Factures, réservé aux rôles administrateur et comptable. Cet espace est distinct de la facturation que votre agence adresse à ses propriétaires, afin que les deux domaines ne se confondent pas.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille.

Les factures de REOS se règlent par virement, avec la référence indiquée sur la facture afin que le paiement soit associé à la bonne facture. Si vous avez effectué un paiement, vous pouvez le signaler depuis l’espace Abonnement, ce qui permet de le vérifier avant son imputation.

Belgique En Belgique, chaque facture comporte en outre un code de paiement au format EPC, que les applications bancaires ouvrent en virement prérempli avec la communication structurée.

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Vous pouvez adresser une question, une contestation, une demande de délai ou de note de crédit, un changement de formule ou le signalement d’un paiement depuis le volet Demandes de l’espace Abonnement. Chaque demande ouvre un fil de discussion suivi par l’équipe de REOS, de sorte que l’historique des échanges reste attaché à la demande.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille.

Le compte se crée en ligne en indiquant l’organisation, son marché et sa langue, ce qui détermine les règles de pays et la langue des documents. Le portail reste fermé tant qu’aucune formule n’est choisie, car les limites d’unités et de stockage en dépendent ; le choix d’une formule ouvre ensuite un essai de sept jours, sans facturation.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille., Demander une démo, Créer un compte REOS

La reprise des données fait partie de l’implémentation : les propriétaires, les unités, les baux, les mandats et les documents sont extraits de votre logiciel actuel, mis en correspondance avec le modèle de REOS, puis chargés. Le montant est fixé après une phase de cadrage, car il dépend de la taille du portefeuille et de la qualité des données d’origine.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille., Guide d’utilisation de REOS, Contact

L’implémentation comprend la formation des équipes par rôle, afin que chaque collaborateur apprenne les écrans qu’il utilisera. Un contact nommé accompagne l’organisation pendant le premier trimestre. Le guide utilisateur publié sur ce site décrit par ailleurs chaque fonction et le geste quotidien correspondant.

Voir aussi : Des forfaits clairs, calculés sur le portefeuille., Guide d’utilisation de REOS

Le module de diffusion publie vos annonces sur le site public de votre agence et dans des flux XML et JSON. La connexion à un portail immobilier tiers n’est pas active par défaut : elle est réalisée sur mesure, sur demande depuis le portail, avec le contrat et les accès de votre agence, car chaque portail réserve son interface à ses clients professionnels.

Belgique En Belgique, les portails concernés sont notamment Immoweb, Zimmo, Immovlan et Logic-Immo, chacun raccordé sur mesure.

Voir aussi : Intégrations, Multidiffusion d’annonces immobilières

L’import automatique des relevés dépend de votre banque : il est donc mis en place sur mesure, sur demande depuis le portail. En standard, vous pouvez importer l’export CSV de votre banque, et les paiements sont rapprochés par la référence de paiement, puis par le montant et par le nom.

Belgique En Belgique, l’import automatique se fait au format CODA, et le rapprochement s’appuie sur la communication structurée.

Voir aussi : Intégrations, Finance immobilière : factures, loyers, exports

Une signature qualifiée ou une identification forte repose sur un contrat entre votre agence et le prestataire concerné. Vous la demandez depuis le portail, ce qui ouvre une demande suivie par REOS, puis la configuration est réalisée sur mesure avec vos accès. La signature électronique simple, conforme au règlement eIDAS, reste disponible sans configuration particulière.

Belgique En Belgique, cela concerne notamment itsme.

Voir aussi : Intégrations, Sécurité et protection des données

Les connecteurs vers les logiciels comptables ainsi que la facturation électronique Peppol sont mis en place sur mesure, sur demande depuis le portail, en fonction de vos contrats tiers. En standard, la plateforme met à votre disposition des exports structurés au format CSV et Excel des journaux de ventes, d’achats et de mouvements.

Voir aussi : Intégrations, Finance immobilière : factures, loyers, exports

La synchronisation bidirectionnelle d’agenda avec Google ou Outlook est réalisée sur mesure, sur demande depuis votre portail, afin de relier vos plannings en temps réel. De plus, un flux iCalendar en lecture seule est fourni en standard pour chaque utilisateur, ce qui lui permet d’intégrer ses visites et tâches dans son application habituelle.

Voir aussi : Intégrations, Agenda immobilier et réservation de visites

L’envoi de messages par SMS ou par WhatsApp nécessite un abonnement auprès d’un opérateur : il est donc mis en place sur mesure, sur demande depuis le portail. En standard, les notifications, les relevés et les rappels sont envoyés par e-mail.

Voir aussi : Intégrations, Contact

Sans configuration particulière, REOS met à disposition une API REST en lecture et des webhooks signés, des exports CSV et Excel, les flux XML et JSON des annonces publiées et un flux iCalendar par utilisateur. Ces interfaces permettent de relier vos propres outils, comme un outil de décisionnel, sans attendre un développement spécifique.

Voir aussi : Intégrations, Sécurité et protection des données

Si vous êtes déjà client, utilisez le bouton « Demander cette fonctionnalité » de l’assistant de ce site ou la demande de configuration sur mesure du portail : votre demande rejoint le fil suivi par REOS dans l’espace Abonnement. Si vous n’êtes pas encore client, le même formulaire transmet votre besoin à l’équipe commerciale, qui vous recontacte afin d’en évaluer la faisabilité.

Voir aussi : Contact, Intégrations