Guide d’utilisation de REOS
Ce guide décrit chaque fonction du logiciel et la manière de l’utiliser, avec le chemin dans le menu, les étapes à suivre et les libellés exacts des écrans, afin que chaque collaborateur puisse travailler sans formation préalable.
Résultats
Démarrer
Créer l’organisation, inviter l’équipe et prendre en main l’espace de travail afin que chaque collaborateur dispose dès le premier jour des écrans dont il a besoin.
- Démarrer avec REOSPremière connexion, création ou rattachement à une organisation, choix de la formule et passage du mode démonstration à la production.
- Lire la vue d’ensembleLes indicateurs clés du portefeuille, les loyers sur douze mois et les éléments à traiter, réunis sur l’écran d’accueil du portail.
- Naviguer et rechercher dans le portailMenu latéral, palette de recherche Ctrl K ou ⌘K, changement d’organisation, langue et apparence du portail.
- Suivre mes tâchesLa liste des tâches qui vous sont attribuées, avec leur échéance, leur priorité et un accès direct à la fiche concernée.
- Consulter les notificationsLa cloche de la barre haute réunit vos notifications personnelles, mises à jour en temps réel, avec un lien vers l’élément concerné.
- Choisir les métiers de l’organisationLes métiers cochés dans les paramètres de l’organisation déterminent les groupes de modules affichés dans le menu de tous les membres.
- Inviter l’équipe et gérer les rôlesInviter des collaborateurs par e-mail, attribuer un rôle à chacun, suivre les invitations en attente et retirer un accès.
- Reprendre des données existantesImporter un portefeuille existant depuis un fichier CSV, registre par registre, avec correspondance des colonnes et aperçu avant écriture.
Portefeuille
Décrire les immeubles, les unités et les propriétaires, puis les relier par des mandats, ce qui constitue la base de toutes les autres opérations.
- Gérer les immeublesEnregistrez vos immeubles, leurs photos et leur propriétaire, et suivez le taux d’occupation de chacun depuis une seule liste.
- Gérer les unitésDécrivez chaque lot, suivez son statut commercial et retrouvez sur sa fiche les offres, baux, ventes et opportunités qui le concernent.
- Ajouter photos, plans et descriptionsVersez les photos et les plans d’un lot et rédigez sa description en quatre langues, pour les annonces, la fiche PDF et les sélections.
- Filtrer, exporter et traiter par lotRecherchez, filtrez, exportez en CSV et modifiez plusieurs fiches à la fois dans les listes du portefeuille et du commercial.
- Gérer les propriétairesCentralisez les coordonnées de vos mandants et retrouvez sur leur fiche leurs immeubles, leurs mandats et leurs relevés.
- Ouvrir l’accès propriétaireDonnez à un propriétaire un espace en lecture seule où il consulte ses unités, ses loyers et ses relevés, et fermez-le à tout moment.
- Gérer les mandatsEnregistrez vos mandats de vente, de location, de gestion ou de syndic, numérotés au registre, et suivez-les jusqu’à leur fin.
- Envoyer un mandat en signatureGénérez le mandat depuis votre modèle et envoyez-le au mandant par e-mail ; le mandat devient actif dès qu’il est signé.
- Envoyer le rapport hebdomadaireChaque lundi, le propriétaire reçoit le bilan des visites et des offres de la semaine sur son bien, et vous pouvez l’envoyer à tout moment.
Vente
Suivre les demandes, les visites et les offres jusqu’à l’acte, diffuser les annonces et tenir les obligations anti-blanchiment dans un même dossier.
- Suivre les opportunités dans le CRMSuivez chaque opportunité de vente ou de location par étape, avec sa valeur, sa probabilité et sa date de clôture prévue.
- Gérer les prospectsEnregistrez les personnes en recherche et leurs critères, afin de leur proposer automatiquement les biens qui leur correspondent.
- Traiter les demandes entrantesRecevez les demandes de votre site et des autres canaux, puis qualifiez-les ou rejetez-les en gardant la trace de leur traitement.
- Planifier et suivre les visitesPlanifiez les visites, envoyez la confirmation avec le fichier d’agenda et consignez l’issue et l’intérêt de chaque visiteur.
- Rapprocher biens et prospectsVoyez pour chaque lot disponible les prospects dont le budget, les chambres, la surface et les communes conviennent, avec un score sur 100.
- Envoyer une sélection de biensAdressez à un prospect une page personnelle présentant les biens retenus, et laissez le service l’alerter des nouveautés et baisses de prix.
- Enregistrer et négocier les offresEnregistrez les offres reçues, prévenez le vendeur, faites des contre-offres et acceptez l’offre retenue pour ouvrir la vente.
- Faire signer une offre écriteGénérez l’offre écrite depuis votre modèle et envoyez-la en signature à l’acquéreur, puis au vendeur une fois l’offre acceptée.
- Suivre les transactions de venteSuivez chaque vente de la négociation à l’acte, avec le prix convenu, la commission, le notaire et les offres reçues sur le lot.
- Constituer le dossier de venteObtenez la liste des pièces exigées selon la région du bien, joignez chaque document et suivez ses dates d’expiration.
- Estimer un bienCalculez une estimation à partir des ventes et annonces de votre agence, avec une fourchette, une médiane au m² et la liste des comparables.
- Rédiger l’analyse et le rapport d’estimationFaites rédiger par l’IA une analyse de l’estimation, puis téléchargez un rapport PDF à vos couleurs à remettre au propriétaire.
- Créer et publier des annoncesRédigez vos annonces en quatre langues, choisissez leurs photos et publiez-les sur votre site et dans vos flux, avec vues, demandes et visites.
- Rédiger une annonce avec l’IAObtenez une proposition de titre et de description en quatre langues à partir des données du lot, à relire avant de l’appliquer.
- Mettre en ligne le site de l’agenceCréez la page publique de votre agence, qui présente toutes vos annonces publiées avec formulaire de contact et réservation de visite.
- Transmettre vos annonces par flux XML et JSONRemettez à un partenaire les adresses secrètes de vos flux XML et JSON, qui contiennent toutes vos annonces publiées.
- Raccorder les portails immobiliersDemandez à REOS de raccorder vos annonces publiées aux portails avec lesquels votre agence a un contrat.
- Tenir les fiches anti-blanchimentTenez une fiche de vigilance par vendeur et acquéreur : identité, bénéficiaire effectif, exposition politique, sanctions, risque et revues.
Location
Sélectionner les candidats, établir les baux et les états des lieux, et conserver les garanties locatives afin que chaque location repose sur un dossier complet.
- Gérer les bauxCréez et suivez les baux de vos unités, du brouillon à la fin du contrat, avec loyer, charges, garantie et législation applicable.
- Générer et faire signer un bailProduisez le bail depuis un modèle, envoyez-le en signature électronique et laissez REOS l’activer dès que toutes les parties ont signé.
- Suivre l’enregistrement du bailREOS fixe l’échéance d’enregistrement à deux mois après la signature et crée une tâche, clôturée une fois l’enregistrement noté.
- Consulter le dossier des locatairesRetrouvez chaque locataire avec ses baux, ses paiements, ses incidents et ses documents, et gérez son accès au portail locataire.
- Ouvrir le portail locataireEnvoyez au locataire un lien personnel vers son espace : bail, échéances, documents, déclaration d’incident et attestations à télécharger.
- Traiter les candidatures locativesRecevez les candidatures avec leurs pièces, comparez les dossiers et acceptez un candidat pour créer le locataire et un bail brouillon.
- Publier un lien de candidaturePartagez un lien public par annonce ou par lot pour que les candidats déposent leur dossier et leurs justificatifs en ligne.
- Analyser et comparer les dossiersFaites relever par l’IA le revenu, l’employeur et le contrat dans les pièces, puis comparez jusqu’à six candidats sur un même tableau.
- Réaliser un état des lieuxDécrivez pièce par pièce l’état du logement, avec photos, relevés de compteurs et clés, puis produisez le PDF classé avec le bail.
- Faire signer l’état des lieux sur placeRecueillez au doigt la signature du locataire et de l’agent dans l’éditeur, puis verrouillez l’état des lieux pour figer son contenu.
- Comparer l’entrée et la sortieÀ la sortie, REOS rapproche l’état des lieux d’entrée, propose les dégâts constatés et calcule le montant à retenir sur la garantie.
- Suivre les garanties locativesEnregistrez la garantie de chaque bail, son type, l’organisme qui la détient, sa référence et son statut, jusqu’à sa libération.
- Libérer une garantie locativeLibérez la garantie en fin de bail avec les retenues de l’état des lieux de sortie ; REOS produit la lettre et l’envoie au locataire.
Loyers et finance
Appeler et encaisser les loyers, indexer, relancer, répartir les charges et rendre compte aux propriétaires à partir d’une seule comptabilité de gestion.
- Émettre les appels de loyerCréez chaque mois un appel par bail actif, avec avis PDF, communication de paiement et envoi par e-mail au locataire.
- Utiliser le code de paiement QRL’avis de loyer porte un code de paiement que le locataire scanne avec l’application de sa banque.
- Enregistrer un paiement et la quittanceMarquez un loyer comme payé ; REOS produit la quittance, l’envoie au locataire et la classe dans ses documents.
- Indexer les loyersCalculez le loyer indexé des baux à leur anniversaire avec l’indice publié et envoyez la lettre au locataire.
- Relancer les loyers impayésSuivez les loyers en retard et envoyez, niveau par niveau, un premier rappel, un deuxième rappel puis une mise en demeure par e-mail.
- Établir les décomptes de chargesComparez les provisions perçues aux dépenses réelles d’un immeuble, réparties par lot et au prorata de l’occupation, puis envoyez les décomptes.
- Suivre les transactionsConsultez tous les montants attendus et encaissés, loyers, charges, honoraires et dépenses, et enregistrez les encaissements.
- Importer un relevé et rapprocherImportez l’export CSV de votre banque ; REOS lettre les paiements par communication, montant et nom, puis vous validez les rapprochements.
- Produire les relevés propriétairesGénérez chaque mois le relevé de chaque propriétaire, loyers encaissés, honoraires et dépenses, puis envoyez-le avec son PDF.
- Reverser aux propriétaires par SEPATéléchargez un fichier de virements SEPA regroupant les montants nets des relevés sélectionnés, à importer dans votre banque.
- Suivre et facturer les commissionsVisualisez les commissions de vente et de location par agent et par mandat, et créez la facture en un clic.
- Facturer les propriétaires et clientsCréez les factures de l’agence, saisissez les lignes avec TVA et définissez les coordonnées de paiement reprises sur chaque facture.
- Émettre, envoyer et créditer une factureÉmettez la facture pour lui attribuer son numéro, envoyez-la par e-mail avec son PDF, suivez son paiement et créez une note de crédit si nécessaire.
- Exporter les journaux comptablesConsultez sur une période le journal des ventes, le journal des achats et les mouvements, et exportez-les en CSV ou en Excel.
- Raccorder un logiciel comptableDemandez la configuration d’un transfert direct vers WinBooks, Octopus, Yuki, Exact Online, BOB 50 ou Horus, configuré par REOS avec votre comptable.
Opérations
Organiser l’agenda, la maintenance, les documents, les signatures et les automatisations afin que le travail quotidien de l’agence reste traçable.
- Organiser l’agenda de l’équipeVisites, rendez-vous et tâches à échéance réunis dans un seul agenda, consultable par jour, semaine, mois ou liste.
- Dicter le compte rendu d’une visiteEnregistrez oralement le compte rendu d’une visite : l’IA en tire l’avis, l’intérêt et des tâches que vous validez avant enregistrement.
- Ouvrir la réservation de visites en ligneDéfinissez les disponibilités de vos agents pour qu’un visiteur réserve lui-même un créneau de visite depuis une annonce publiée.
- Abonner Google Agenda ou OutlookAffichez vos visites, rendez-vous et tâches dans Google Agenda ou Outlook grâce à une adresse d’abonnement personnelle, en lecture seule.
- Suivre les demandes d’interventionEnregistrez, priorisez et clôturez les tickets de maintenance de vos unités, puis transformez-les en ordres de travaux.
- Gérer les ordres de travauxCommandez des travaux à un fournisseur avec un plafond, obtenez l’accord du propriétaire si nécessaire et suivez l’intervention jusqu’à la facture.
- Obtenir l’accord du propriétaireAu-delà du seuil prévu, le propriétaire reçoit un lien pour accepter ou refuser les travaux, et l’ordre part au fournisseur dès son accord.
- Laisser le fournisseur suivre l’ordreLe fournisseur reçoit un lien personnel où il dépose son devis, fixe la date d’intervention, déclare la fin des travaux et transmet sa facture.
- Lire et comptabiliser la factureL’IA lit la facture déposée par le fournisseur pour en extraire le montant, puis la dépense est imputée au lot en un clic.
- Tenir le fichier des fournisseursCentralisez entrepreneurs et prestataires avec leurs métiers, coordonnées, assurance, évaluation et interlocuteurs.
- Planifier les tâches de l’équipeCréez, attribuez et suivez les tâches de l’équipe avec échéance et priorité, et rattachez-les aux fiches concernées.
- Classer les documentsDéposez les fichiers de l’organisation, classez-les par catégorie, indiquez leur date d’expiration et téléchargez-les par lien sécurisé.
- Envoyer des documents en signatureGénérez un document depuis un modèle, envoyez-le à chaque signataire par e-mail et suivez les signatures jusqu’au certificat.
- Signer depuis le lien reçuLe signataire ouvre son lien, confirme son identité par un code reçu par e-mail, tape son nom, dessine sa signature et signe.
- Demander la signature itsme ou qualifiéeLa signature par itsme ou la signature électronique qualifiée se met en place sur demande, avec les contrats propres à votre organisation.
- Gérer les modèles de documentsConsultez les modèles REOS, dupliquez-les pour les adapter et créez vos propres modèles avec champs variables, par marché et par langue.
- Générer un document depuis une ficheDepuis un mandat, une offre, un bail ou une réservation, générez le document à partir du modèle et envoyez-le en signature.
- Surveiller les échéancesVisualisez ce qui arrive à terme dans les six prochains mois : certificats PEB, mandats, baux, indexations et enregistrements de bail.
- Créer des automatisationsDéfinissez des règles qui surveillent une situation chaque jour et créent une tâche, un ticket, un rappel de loyer ou un e-mail.
- Interroger l’assistant IAPosez des questions sur votre portefeuille, comme les mandats qui expirent ou les unités disponibles ; l’IA est incluse dans l’abonnement.
- Utiliser l’IA dans les écransPlusieurs écrans font appel à l’IA pour rédiger, lire ou comparer : compte rendu dicté, lecture de facture, analyse d’estimation, rapport.
Syndic
Administrer les copropriétés, appeler les fonds, tenir les assemblées générales et suivre les sinistres et contrats d’entretien.
- Gérer les copropriétésCréez l’association des copropriétaires et suivez, sur une seule fiche, ses lots, ses fonds, ses arriérés et ses documents.
- Définir les lots et les clés de répartitionEnregistrez les lots, leurs quotes-parts et leurs copropriétaires, puis définissez les clés de répartition propres à chaque charge.
- Établir le budget et le décompte annuelSaisissez le budget et les dépenses de l’exercice, puis produisez et envoyez le décompte annuel de chaque copropriétaire.
- Ouvrir l’espace copropriétaireDonnez à chaque copropriétaire un lien personnel vers ses appels, paiements, décomptes, assemblées, documents et le signalement d’incidents.
- Générer et émettre les appels de fondsCalculez un appel sur le budget ou sur un montant, contrôlez les lignes en brouillon, puis envoyez à chaque copropriétaire son appel en PDF.
- Suivre les paiements et relancerEnregistrez les paiements reçus, repérez les lignes en retard et relancez par e-mail les copropriétaires qui n’ont pas réglé leur appel.
- Préparer et convoquer l’assemblée généralePlanifiez l’assemblée, établissez l’ordre du jour avec la majorité requise de chaque point, puis envoyez la convocation par e-mail.
- Tenir les présences et les votesEnregistrez présences et procurations, contrôlez le quorum, recueillez les votes en ligne et en séance, puis enregistrez les résultats.
- Rédiger et envoyer le procès-verbalFaites rédiger un projet de procès-verbal par l’IA à partir des notes ou de l’enregistrement, relisez-le, puis envoyez-le aux copropriétaires.
- Déclarer et suivre les sinistresEnregistrez un sinistre, joignez photos et devis, déclarez-le par e-mail à l’assureur et suivez l’expertise jusqu’à l’indemnisation.
- Suivre les contrats et les contrôlesEnregistrez les contrats d’entretien et les contrôles obligatoires ; REOS crée les tâches avant chaque préavis et chaque échéance.
Promotion
Piloter un projet immobilier lot par lot, des options aux réservations, en tenant les acquéreurs informés de son avancement.
- Gérer les projets de promotionCréez un projet immobilier neuf, liez ses immeubles et suivez sur un tableau les lots vendus, le chiffre d’affaires et l’avancement du chantier.
- Construire la grille des lotsSaisissez les lots du projet et visualisez-les par bâtiment et par étage, avec leur statut, leur plan et leur réservation.
- Poser des options et des listes d’attenteRéservez temporairement un lot pour un contact, inscrivez les suivants en liste d’attente et laissez REOS gérer l’expiration des options.
- Suivre le chantier et appeler les fondsDéfinissez les étapes du chantier et leur part du prix, suivez l’avancement et envoyez les appels de fonds à l’achèvement de chaque étape.
- Proposer le catalogue des finitionsPubliez les suppléments de finition, recueillez les choix des acquéreurs, chiffrez-les en devis et ajoutez-les à l’échéancier.
- Informer les acquéreursPubliez les nouvelles du chantier et les documents du projet, et donnez à chaque acquéreur un lien vers son espace personnel.
- Gérer les réservationsÉtablissez la réservation d’un lot, envoyez le contrat en signature, confirmez-la, puis enregistrez l’acte ou l’annulation.
- Établir l’échéancier de paiementCalculez les tranches d’une réservation à partir des étapes du chantier, appelez-les avec leur PDF et enregistrez les paiements.
Patrimoine
Mesurer le rendement, suivre les financements et établir le prévisionnel et les rapports d’un patrimoine immobilier.
- Mesurer le rendement du patrimoineSuivez loyers, occupation, vacance, rendements, cash-flow, valeur et endettement, puis exportez l’état locatif de votre portefeuille.
- Enregistrer les financementsSaisissez les prêts qui financent le patrimoine et consultez leur tableau d’amortissement, exportable au format CSV.
- Établir un prévisionnelProjetez sur plusieurs années loyers, charges, résultat, dette et valeur selon vos hypothèses, et enregistrez vos scénarios.
- Produire le rapport propriétaireGénérez un rapport PDF avec indicateurs, graphique des loyers, commentaire et état locatif, puis envoyez-le par e-mail au propriétaire.
- Consulter le tableau de bord d’agenceMesurez sur une période les mandats rentrés, le délai de vente, la transformation des visites et les honoraires par agent.
- Ouvrir l’API et les webhooksCréez des clés d’API en lecture et des webhooks signés afin que vos propres outils exploitent les données de REOS.
Compte et abonnement
Gérer l’abonnement, les factures REOS, l’utilisation de l’IA et les paramètres de l’organisation et de chaque utilisateur.
- Choisir et changer de formuleConsulter la formule en cours, la consommation d’unités et de comptes, et passer à une formule supérieure ou inférieure.
- Consulter et régler les factures REOSLes factures, notes de crédit et paiements de votre abonnement REOS, avec les informations de virement et le suivi des règlements.
- Suivre l’utilisation de l’IALe détail des appels à l’intelligence artificielle de votre organisation, incluse dans l’abonnement et affichée pour information.
- Échanger avec REOS par les demandesOuvrir une demande auprès de la comptabilité REOS, suivre son statut et répondre dans un fil de discussion.
- Demander une configuration sur mesureLes raccordements liés à vos propres contrats (banque, portails, signature qualifiée, comptabilité, Peppol, agenda) sont configurés par REOS.
- Mettre à jour son profilNom complet, téléphone et langue de l’interface : les informations personnelles visibles par les membres de votre organisation.
- Sécuriser son compteMot de passe, adresse e-mail, double authentification et règles de session appliquées à toute l’organisation.
- Paramétrer l’organisationNom, marché principal, langue par défaut, e-mail de contact et métiers exercés : les réglages communs à toute l’organisation.
- Gérer les identifiants des portailsEnregistrer les identifiants de diffusion des portails immobiliers par marché, et identifier ceux qui se raccordent sur demande.
- Régler ses notificationsChoisir, pour chaque événement, d’être prévenu dans le portail, par e-mail ou par les deux canaux.
- Adapter l’affichageHauteur des lignes des listes et format des dates, avec un aperçu immédiat et un rappel des raccourcis clavier.
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À voir sur votre propre portefeuille
La démo se déroule sur une structure proche de la vôtre : nombre d’unités, modèle de mandat, portails. Durée : quarante-cinq minutes, sans présentation commerciale.