Émettre les appels de loyer

But

L’écran « Appels de loyer » produit, pour chaque bail actif ou en préavis, un appel mensuel comprenant le loyer, les charges, l’échéance et une communication de paiement. L’avis en PDF est envoyé par e-mail au locataire principal, ce qui lui donne toutes les informations nécessaires pour payer correctement et facilite ensuite le lettrage des paiements.

Le tableau de chaque mois indique les montants « Appelé », « Encaissé » et « Restant dû », afin de suivre l’encaissement des loyers au fil du mois.

Où la trouver

1. Location
2. Appels de loyer

Étapes

1. Cliquez sur « Coordonnées bancaires » et renseignez l’« IBAN », le « BIC » et le « Titulaire du compte » qui recevra les loyers.
2. Choisissez la « Communication de paiement » : « Communication structurée belge (+++…+++) » ou « Référence libre (LOY-…) ».
3. Indiquez les « Jours avant l’échéance » et cochez « Émettre et envoyer les appels automatiquement » si les appels doivent partir sans intervention.
4. Sinon, choisissez le « Mois » et cliquez sur « Émettre les appels du mois ».
5. Pour chaque ligne, utilisez « Avis » pour télécharger le PDF et « Renvoyer » pour réexpédier l’appel.

Bon à savoir

• En mode automatique, l’appel est créé et envoyé à partir du nombre de jours fixé avant l’échéance, et les appels échus restés impayés passent au statut « En retard », ce qui les fait apparaître dans l’écran « Rappels ».
• Un appel n’est jamais créé deux fois pour le même bail et le même mois, et un loyer déjà enregistré dans les transactions est repris au lieu d’être dupliqué.
• Une erreur d’envoi, par exemple l’absence d’adresse e-mail, est signalée dans la colonne « Envoyé » afin que vous puissiez corriger la fiche puis renvoyer l’appel.

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