But
L’écran « Rappels » liste les montants au statut « En retard », avec le nombre de jours de « Retard » et le « Dernier rappel » envoyé. Il structure la relance en trois niveaux, « Premier rappel », « Deuxième rappel » et « Mise en demeure », afin que chaque locataire reçoive un courrier proportionné à l’ancienneté de la dette.
Chaque niveau donne lieu à une lettre en PDF, envoyée par e-mail au locataire et classée dans ses documents, ce qui constitue un historique opposable en cas de recouvrement.
Où la trouver
- Location
- Rappels
Étapes
- Ouvrez l’écran « Rappels » et repérez les lignes dont le retard est le plus important, signalées en orange au-delà de 30 jours et en rouge au-delà de 60 jours.
- Cliquez sur le bouton de niveau proposé (« 1 », « 2 » ou « 3 ») sur la ligne concernée.
- Relisez le texte de la lettre dans la fenêtre de confirmation.
- Cliquez sur « Envoyer par e-mail » pour adresser la lettre au locataire avec le PDF en pièce jointe.
- Utilisez « Imprimer ou enregistrer en PDF » si un envoi postal est également nécessaire.
Bon à savoir
- Un même niveau ne peut être envoyé qu’une seule fois par montant, ce qui évite d’adresser deux fois la même lettre.
- L’envoi n’est consigné qu’une fois l’e-mail inscrit dans la file d’envoi ; sans adresse e-mail du locataire, l’action est refusée avec un message explicite.
- Après la mise en demeure, le portail rappelle que l’étape suivante est le recouvrement.