Envoyer des documents en signature

But

Le module Signatures permet de faire signer électroniquement un mandat, un bail, une offre, une réservation, un état des lieux ou un ordre de travaux, selon le régime de la signature électronique simple prévu par le règlement eIDAS.

Le document est figé au moment de l’envoi et son empreinte est conservée, afin que le certificat final atteste que le texte signé par toutes les parties est identique à celui qui a été envoyé.

Où la trouver

1. Opérations
2. Signatures

Les demandes peuvent aussi partir d’une fiche, par exemple d’un mandat ou d’un bail.

Étapes

1. Ouvrez « Signatures » et cliquez sur « Nouvelle demande » afin d’ouvrir la fenêtre « Envoyer en signature ».
2. Choisissez le « Modèle » et indiquez le « Titre du document ».
3. Complétez la section « Signataires » avec le « Nom », l’« Adresse e-mail » et la « Qualité » de chacun, et utilisez « Ajouter un signataire » au besoin.
4. Renseignez les « Champs » du modèle et contrôlez le résultat dans l’« Aperçu ».
5. Cliquez sur « Envoyer en signature » : chaque signataire reçoit un lien personnel par e-mail.
6. Suivez l’état de chaque signataire dans la colonne « Signataires » (« Non ouvert », « Ouvert », « Signé » ou « Refusé ») et utilisez « Relancer » pour renvoyer le lien aux signataires en attente.
7. Lorsque la demande est « Signé », cliquez sur « Certificat » pour obtenir le certificat PDF, ou sur « Document » pour ouvrir le document envoyé.

Bon à savoir

• Une relance automatique est adressée aux signataires trois jours après l’envoi, et la demande expire au bout de 30 jours.
• Lorsque toutes les parties ont signé, le certificat est envoyé à chacune par e-mail et la fiche liée est mise à jour.
• L’action « Annuler » empêche toute signature ultérieure sur une demande « En attente ».
• La signature qualifiée ou par itsme relève d’une configuration sur mesure, présentée en bas de l’écran.

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