Doel
Met de module 'Handtekeningen' kunt u een mandaat, huurovereenkomst, bod, reservering, plaatsbeschrijving of werkorder elektronisch laten ondertekenen, conform het regime voor de eenvoudige elektronische handtekening zoals voorzien in de eIDAS-verordening.
Het document wordt bij verzending bevroren en de vingerafdruk ervan wordt bewaard, zodat het uiteindelijke certificaat kan bevestigen dat de tekst die door alle partijen is ondertekend, identiek is aan de tekst die oorspronkelijk werd verstuurd.
Waar te vinden
- Operaties
- Handtekeningen
Aanvragen kunnen ook worden gestart vanuit een fiche, bijvoorbeeld vanuit een mandaat of een huurovereenkomst.
Stappen
- Open “Handtekeningen” en klik op “Nieuwe aanvraag” om het venster “Ter ondertekening versturen” te openen.
- Kies het “Model” en geef de “Titel van het document” op.
- Vul de sectie “Ondertekenaars” aan met de “Naam”, het “E-mailadres” en de “Hoedanigheid” van elke persoon en gebruik “Ondertekenaar toevoegen” indien nodig.
- Vul de “Velden” van het model in en controleer het resultaat in het “Voorbeeld”.
- Klik op “Ter ondertekening versturen”: elke ondertekenaar ontvangt een persoonlijke link per e-mail.
- Volg de status van elke ondertekenaar in de kolom “Ondertekenaars” (“Niet geopend”, “Open”, “Ondertekend” of “Geweigerd”) en gebruik “Herinneren” om de link opnieuw te versturen naar ondertekenaars “In afwachting”.
- Wanneer de aanvraag “Ondertekend” is, klikt u op “Certificaat” om het PDF-certificaat te verkrijgen, of op “Document” om het verzonden document te openen.
Goed om te weten
- Wanneer alle partijen hebben getekend, wordt het certificaat per e-mail naar iedereen verstuurd en wordt de gekoppelde fiche bijgewerkt.
- De actie “Annuleren” voorkomt elke verdere ondertekening van een aanvraag die “In afwachting” is.
- Een gekwalificeerde elektronische handtekening vereist een configuratie op maat, die onderaan het scherm wordt weergegeven.