Doel
De werkbon formaliseert de opdracht aan een aannemer: deze legt een plafond incl. btw vast, koppelt de uitgave aan het kavel, het mandaat en de eigenaar, en volgt elke stap tot aan de factuur.
Wanneer het plafond de voorziene drempel voor akkoord overschrijdt, vraagt REOS eerst het akkoord van de eigenaar per e-mail, zodat de voorwaarden van het beheermandaat worden nageleefd zonder handmatige opvolging.
Waar te vinden
- Operaties
- Werkbonnen
Een werkbon kan ook worden aangemaakt vanuit een ticket, via de actie “Werkbon” in het scherm “Onderhoud”.
Stappen
- Maak de werkbon aan vanuit een ticket in “Onderhoud”, of klik op “Nieuw” om “Nieuwe werkbon” te openen.
- Vul de “Aannemer”, de “Eenheid”, de “Omschrijving” en het “Plafond (incl. btw)” in en controleer vervolgens de automatisch ingevulde “Eigenaar” en het “Mandaat”.
- Klik op “Versturen”: de werkbon wordt per e-mail naar de aannemer verzonden, of er wordt een verzoek om akkoord naar de eigenaar gestuurd indien het plafond de drempel overschrijdt.
- Volg de voortgang in de kolommen “Akkoord”, “Interventie”, “Factuur” en “Status”, die worden bijgewerkt op basis van de antwoorden van de eigenaar en de aannemer.
- Open de “Offerte” of de “Factuur” die door de aannemer zijn geüpload met behulp van de bijbehorende regelacties.
- Klik op “Boeken” wanneer de werkbon de status “Gefactureerd” heeft om de uitgave aan het kavel toe te wijzen en het ticket af te sluiten.
Goed om te weten
- De drempel voor akkoord is die van het mandaat, gedefinieerd via de actie “Drempel voor akkoord werken (€)” in het scherm “Mandaten”; bij gebrek hieraan geldt de drempel van de kaart “Betaalgegevens” in het scherm “Facturatie”.
- Er verschijnt een badge “Offerte boven plafond” in de kolom “Plafond” wanneer de offerte van de aannemer het toegestane bedrag overschrijdt.
- Voor het verzenden is een e-mailadres van de aannemer vereist, en voor het verzoek om akkoord zijn een plafond en het e-mailadres van de eigenaar vereist.