Gérer les ordres de travaux

But

L’ordre de travaux formalise la commande passée à un fournisseur : il fixe un plafond TVAC, rattache la dépense au lot, au mandat et au propriétaire, et trace chaque étape jusqu’à la facture.

Lorsque le plafond dépasse le seuil d’accord prévu, REOS demande d’abord l’accord du propriétaire par e-mail, ce qui permet de respecter les termes du mandat de gestion sans suivi manuel.

Où la trouver

1. Opérations
2. Ordres de travaux

Un ordre se crée aussi depuis un ticket, action « Ordre de travaux » de l’écran « Maintenance ».

Étapes

1. Créez l’ordre depuis un ticket de « Maintenance », ou cliquez sur « Nouveau » afin d’ouvrir « Nouvel ordre de travaux ».
2. Renseignez le « Prestataire », l’« Unité », la « Description » et le « Plafond (TVAC) », puis vérifiez le « Propriétaire » et le « Mandat » repris automatiquement.
3. Cliquez sur « Envoyer » : l’ordre part au fournisseur par e-mail, ou une demande d’accord est adressée au propriétaire si le plafond dépasse le seuil.
4. Suivez l’avancement dans les colonnes « Accord », « Intervention », « Facture » et « Statut », alimentées par les réponses du propriétaire et du fournisseur.
5. Ouvrez le « Devis » ou la « Facture » déposés par le fournisseur à l’aide des actions de ligne correspondantes.
6. Cliquez sur « Comptabiliser » lorsque l’ordre est « Facturé » afin d’imputer la dépense au lot et de clore le ticket.

Bon à savoir

• Le seuil d’accord est celui du mandat, défini par l’action « Seuil d’accord des travaux (€) » de l’écran « Mandats » ; à défaut, celui de la carte « Coordonnées de paiement » de l’écran « Facturation » s’applique.
• Un badge « Devis au-delà du plafond » apparaît dans la colonne « Plafond » lorsque le devis du fournisseur dépasse le montant autorisé.
• L’envoi exige que le fournisseur ait une adresse e-mail, et la demande d’accord exige un plafond et l’e-mail du propriétaire.

Guides liés

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• OpérationsLire et comptabiliser la factureL’IA lit la facture déposée par le fournisseur pour en extraire le montant, puis la dépense est imputée au lot en un clic.
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• OpérationsTenir le fichier des fournisseursCentralisez entrepreneurs et prestataires avec leurs métiers, coordonnées, assurance, évaluation et interlocuteurs.