But
Une automatisation surveille une situation, par exemple un bail qui arrive à son terme ou un loyer impayé, et exécute une action réelle : créer une tâche dans le planning, ouvrir une demande d’intervention, prévenir l’équipe, émettre un rappel de loyer ou écrire au propriétaire ou au locataire.
Les règles actives s’exécutent une fois par jour, ce qui permet à l’agence de traiter les situations récurrentes sans contrôle manuel, tout en gardant la possibilité de les déclencher à la demande.
Où la trouver
- Opérations
- Automatisations
Étapes
- Ouvrez « Automatisations » et cliquez sur « Nouvelle règle ».
- Dans « La règle », indiquez le « Nom de la règle », cochez « Active » et ajoutez au besoin une « Note interne ».
- Dans « Déclenchement », choisissez la situation dans « Quand » et le nombre de jours, puis précisez les filtres utiles, tels que « Seulement cet immeuble », « Montant minimum » ou « Ne pas recommencer avant (jours) ».
- Dans « Action », choisissez l’action dans « Alors », puis renseignez le « Titre écrit », la « Priorité », le champ « Attribué à » ou les paramètres propres à l’action.
- Enregistrez la règle, puis rouvrez-la avec « Modifier » et cliquez sur « Aperçu » afin de connaître le nombre de fiches concernées aujourd’hui.
- Utilisez « Déclencher maintenant » pour exécuter la règle immédiatement, ou mettez-la en pause depuis sa carte.
Bon à savoir
- Le titre écrit peut contenir {{label}}, {{days}}, {{amount}} et {{date}}, remplacés par les valeurs de chaque fiche concernée.
- L’action « Émettre un rappel de loyer » propose un « Niveau de rappel » (« Premier rappel », « Deuxième rappel », « Mise en demeure ») et un « Mode d’envoi ».
- Le champ « Actions maximum par passage » limite le volume créé en une seule exécution.
- Le bouton « Nouvelle règle » n’est affiché qu’aux rôles autorisés à modifier les règles.