But
L’écran Maintenance centralise les demandes d’intervention, qu’elles soient saisies par l’équipe ou déclarées par un locataire depuis son espace, afin que chaque incident soit suivi jusqu’à sa clôture.
Chaque ticket porte une catégorie, une priorité, un coût estimé puis final, ce qui permet de suivre la charge de travail et de préparer l’ordre de travaux transmis au fournisseur.
Où la trouver
- Opérations
- Maintenance
Étapes
- Ouvrez « Maintenance » et cliquez sur « Nouveau » afin d’ouvrir le formulaire « Nouveau ticket ».
- Renseignez l’« Unité » ou l’« Immeuble », la « Catégorie », la « Priorité » et la « Description », puis, si vous le connaissez déjà, le « Prestataire » et le « Coût estimé ».
- Cliquez sur « Prendre en charge » sur la ligne du ticket afin de le passer au statut « En cours ».
- Cliquez sur « Ordre de travaux » pour créer un ordre reprenant l’unité, le prestataire et le coût estimé du ticket, qui devient alors le plafond de l’ordre.
- Cliquez sur « Clôturer » lorsque l’intervention est terminée, ou sélectionnez plusieurs tickets et appliquez « Clôturer » en une seule opération.
Bon à savoir
- Les statuts disponibles sont « Nouveau », « À trier », « Assigné », « En cours », « Attente de pièces », « Clôturé » et « Annulé ».
- La création d’un ordre de travaux depuis un ticket « Nouveau » ou « À trier » le fait passer automatiquement au statut « Assigné ».
- Un incident déclaré par un locataire depuis son espace crée un ticket « Nouveau », de priorité « Urgente » s’il l’a signalé comme urgent, avec les photos jointes, et l’agence en est prévenue.
- La comptabilisation de la facture de l’ordre de travaux clôt le ticket et y inscrit le coût final.
- Le bouton « Exporter » produit un fichier CSV des lignes affichées.