Objetivo
La orden de trabajo formaliza el pedido realizado a un proveedor: establece un límite (IVA incl.), vincula el gasto a la unidad, al mandato y al propietario, y registra cada etapa hasta la factura.
Cuando el límite supera el umbral de aprobación previsto, REOS solicita primero la autorización del propietario por correo electrónico, lo que permite respetar los términos del mandato de gestión sin necesidad de seguimiento manual.
Dónde encontrarla
- Operaciones
- Órdenes de trabajo
Una orden también se puede crear desde un ticket, mediante la acción «Orden de trabajo» en la pantalla «Mantenimiento».
Pasos
- Cree la orden desde un ticket de «Mantenimiento» o haga clic en «Nuevo» para abrir «Nueva orden de trabajo».
- Introduzca el «Proveedor», la «Unidad», la «Descripción» y el «Límite (IVA incl.)», y verifique el «Propietario» y el «Mandato» que se han completado automáticamente.
- Haga clic en «Enviar»: la orden se envía al proveedor por correo electrónico, o se dirige una solicitud de autorización al propietario si el límite supera el umbral.
- Siga el progreso en las columnas «Autorización», «Intervención», «Factura» y «Estado», las cuales se actualizan con las respuestas del propietario y del proveedor.
- Abra el «Presupuesto» o la «Factura» depositados por el proveedor utilizando las acciones de línea correspondientes.
- Haga clic en «Contabilizar» cuando la orden esté «Facturado» para imputar el gasto a la unidad y cerrar el ticket.
Conviene saber
- El umbral de aprobación es el del mandato, definido mediante la acción «Umbral de aprobación de obras (€)» en la pantalla «Mandatos»; en su defecto, se aplica el de la ficha «Datos de pago» de la pantalla «Facturación».
- Aparece una insignia «Presupuesto por encima del límite» en la columna «Techo» cuando el presupuesto del proveedor supera el importe autorizado.
- El envío requiere que el proveedor tenga una dirección de correo electrónico, y la solicitud de autorización requiere un límite y el correo electrónico del propietario.