Generar un documento desde una ficha

Objetivo

La generación desde una ficha evita volver a copiar los datos, de manera que el editor selecciona la plantilla activa del tipo deseado, adaptada al mercado y al idioma de la organización, para después rellenar previamente los campos y los firmantes a partir de la ficha.

Cuando todas las partes han firmado, la ficha de origen se actualiza, lo que permite realizar un seguimiento de la evolución del expediente sin necesidad de introducir datos adicionales.

Dónde encontrarla

1. Cartera
2. Mandatos

También desde «Ofertas», el panel de un contrato en «Contratos» y la ficha de una reserva en «Reservas».

Pasos

1. En la pantalla «Mandatos», haga clic en «Generar y enviar a firma» en la línea del mandato, en la pantalla «Ofertas» utilice «Oferta escrita a firma» y, en el panel de un contrato, haga clic en «Generar el contrato».
2. Compruebe el «Modelo» sugerido y cámbielo si es necesario entre las plantillas activas del mismo tipo.
3. Revise los «Campos» rellenados previamente a partir de la ficha y complete aquellos que se encuentren vacíos.
4. Verifique la lista de «Firmantes», recuperada de la ficha, y añada otros si fuera necesario.
5. Vuelva a leer la «Vista previa» y, a continuación, haga clic en «Enviar a firma».

Conviene saber

• Si no existe ninguna plantilla activa para el tipo de documento, la ventana mostrará «No hay plantilla activa para este tipo de documento.», por lo que deberá crear o activar primero una plantilla en «Plantillas».
• Para un mandato, el mandante debe disponer de una dirección de correo electrónico, mientras que para un contrato se debe asociar un inquilino que cuente con una dirección de correo electrónico.
• La solicitud creada aparecerá en la pantalla «Firmas», junto con la ficha vinculada en la columna correspondiente.

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