Software de administración de fincas y comunidades de propietarios

La comunidad en una sola ficha

Un software de administración de fincas lleva las cuentas de una comunidad de propietarios y prepara sus juntas. En REOS, la ficha de la comunidad reúne el resumen, las unidades y cuotas de participación, las claves de reparto, el presupuesto, los gastos, las cuentas de los propietarios y los documentos.

• Unidades y cuotas de participación generales, con control del total asignado.
• Claves de reparto específicas: ascensor, calefacción, agua, escalera. Una clave sin cuotas propias sigue las cuotas generales.
• Presupuesto por partida y por año, que se traslada de un año a otro.
• Gastos del ejercicio y liquidación anual por propietario: gastos reales por clave, menos las provisiones emitidas.

Recibos y cobros

Una emisión se genera sobre el presupuesto del año (año, semestre, trimestre o mes) o por un importe sobre una clave, para el fondo de maniobra o el fondo de reserva. Se crea en borrador, con una línea por propietario; nada sale antes de la emisión. Los impagos se reclaman con un clic.

Los pagos se registran en cada línea. La conciliación automática a partir de los extractos bancarios depende de su contrato con el banco: REOS configura la conexión bancaria a petición.

Juntas de propietarios

• Orden del día con la mayoría requerida en cada punto.
• Convocatoria por correo electrónico con orden del día, delegación de voto y enlace de voto personal; aviso si no se respeta el plazo legal.
• Voto en línea antes de la sesión, modificable hasta su apertura.
• Lista de asistencia preparada desde las unidades, quórum calculado en cuotas de participación.
• Votos ponderados por las cuotas de participación; las abstenciones no cuentan como votos emitidos.
• Acta redactada por la IA a partir de las notas o de la grabación de la sesión, revisada, y después enviada y archivada.

Comunidades de propietarios en España

La comunidad lleva sus unidades, sus cuotas de participación, sus claves de reparto y sus fondos. Las mayorías se eligen punto por punto en el orden del día: absoluta, dos tercios, cuatro quintos o unanimidad. REOS no trae preconfiguradas las mayorías de la Ley de Propiedad Horizontal: el administrador elige la que corresponde a cada acuerdo.

Los propietarios reciben convocatorias, recibos y liquidaciones por correo electrónico y consultan su área personal en línea. El acta de la junta la redacta la IA a partir de las notas o de la grabación, y el administrador la revisa antes del envío. Un administrador que también gestiona alquileres usa la misma base de edificios y unidades. Los votos se ponderan por las cuotas de participación y el quórum se calcula en cuotas, sea cual sea la mayoría elegida para cada punto.

Siniestros, contratos e inspecciones

• Siniestros: parte a la aseguradora por correo electrónico con documentos adjuntos, perito, franquicia, indemnización, tarea de seguimiento.
• Contratos de mantenimiento con vencimiento, preaviso y renovación tácita.
• Inspecciones obligatorias: ascensor, caldera, extintores, detección de incendios, con periodicidad y próximo vencimiento.
• Área del propietario: recibos, pagos, liquidaciones, documentos, voto en línea y aviso de incidencias en las zonas comunes.