But
L’Agenda rassemble dans une même vue les visites, les rendez-vous et les tâches à échéance, afin que chaque agent sache à tout moment ce qui l’attend et que le responsable puisse répartir la charge de l’équipe.
La grille horaire, de 7 h à 21 h, permet de repérer les chevauchements d’un coup d’œil et de déplacer une entrée par glisser-déposer.
Où la trouver
- Agenda
Entrée placée en tête du menu, avant les groupes métier.
Étapes
- Ouvrez « Agenda » et choisissez la vue « Jour », « Semaine », « Mois » ou « Liste » selon la période que vous souhaitez examiner.
- Sélectionnez dans « Agenda de » la valeur « Moi », « Toute l’équipe » ou le nom d’un collègue afin d’afficher le planning correspondant.
- Cliquez sur « Nouveau » ou directement sur une plage libre de la grille pour créer un « Rendez-vous » ou une « Visite ».
- Pour un rendez-vous, renseignez le « Titre », la « Date », le « Début » et la « Fin », puis, si nécessaire, le « Lieu », les « Participants » et la « Fiche liée » afin de rattacher l’entrée à un dossier.
- Pour une visite, choisissez l’« Unité » visitée, le « Visiteur » et la « Durée », afin que la visite soit inscrite dans le registre des visites.
- Faites glisser une entrée vers un autre créneau pour la déplacer : une visite ou un rendez-vous conserve sa durée, tandis qu’une tâche change simplement de jour d’échéance.
- Cliquez sur une entrée pour ouvrir son panneau, d’où vous pouvez « Modifier », « Supprimer », « Ouvrir la fiche » ou, pour une tâche, la « Marquer faite ».
Bon à savoir
- Les tâches n’apparaissent dans l’Agenda que si elles ont une échéance ; elles se créent et se suivent dans le « Planning ».
- Le panneau d’une visite prévue propose « Envoyer la confirmation », qui adresse un e-mail au visiteur et à l’agent, ainsi que « Copier le lien de réservation » lorsque l’unité dispose d’une annonce publiée.