Doel
Het in ondertekening geven genereert het mandaatdocument op basis van het model van uw organisatie, waarbij automatisch de volmachtgever, het pand, het registernummer, de prijs en de vergoeding worden overgenomen om handmatige invoer te vermijden.
Wanneer alle handtekeningen zijn verzameld, krijgt het mandaat de status “Actief”, wordt de ondertekeningsdatum geregistreerd en wordt het ondertekende document eraan gekoppeld, zodat het register de werkelijke status van het mandaat weerspiegelt.
Waar te vinden
- Portefeuille
- Mandaten
Actie “Genereren en ter ondertekening sturen” op de regel van een mandaat met de status “Ontwerp”.
Stappen
- Controleer of de volmachtgever over een e-mailadres op zijn fiche beschikt, aangezien de verzending anders wordt geweigerd.
- Klik op “Genereren en ter ondertekening sturen” op de regel van het mandaat in “Ontwerp”, waarna een venster een overzicht geeft van de volmachtgever, het nummer, het adres, de prijs en de vergoeding.
- Klik nogmaals op “Genereren en ter ondertekening sturen” om de voorbereiding van het document te openen.
- Kies het “Model”, controleer de vooraf ingevulde “Velden” en de “Titel van het document”, en verifieer vervolgens de lijst met “Ondertekenaars” of klik op “Ondertekenaar toevoegen”.
- Raadpleeg het “Voorbeeld” en klik op “Ter ondertekening versturen” zodat elke ondertekenaar een persoonlijke link per e-mail ontvangt.
Goed om te weten
- Een model van het type mandaat moet actief zijn in “Sjablonen”, omdat het portaal anders “Geen actief sjabloon voor dit documenttype.” weergeeft.
- Er wordt na drie dagen een herinnering naar de ondertekenaars gestuurd en het verzoek vervalt na dertig dagen als het niet is ondertekend.
- De gedetailleerde opvolging van elk verzoek (verzending, opening, ondertekening) is beschikbaar in het scherm “Handtekeningen”.