Doel
Het scherm “Onderhoudscontracten” brengt de contracten van de mede-eigendommen in kaart (lift, verwarming, schoonmaak, verzekering en andere) met hun vervaldag, opzegtermijn en verlenging. Een tweede tabblad, “Verplichte keuringen”, volgt periodieke controles op zoals die van de lift, de ketel of de brandblussers.
Een dagelijkse verwerking bereidt de nodige taken voor, zodat de opzegtermijn van een contract of de vervaldatum van een keuring nooit onopgemerkt wordt overschreden.
Waar te vinden
- Mede-eigendom
- Onderhoudscontracten
Tabbladen “Onderhoudscontracten” en “Verplichte keuringen”.
Stappen
- Klik op “Nieuw”, kies de “Mede-eigendom”, vul het “Onderwerp”, het “Type” en de leverancier in.
- Geef de “Begin”, de “Einde”, de “Opzegtermijn, dagen”, de “Stilzwijgende verlenging”, de “Verlengingsduur (maanden)” en het “Jaarbedrag” op, en sla het geheel op.
- Open het tabblad “Verplichte keuringen” en maak elke keuring aan met haar “Type”, haar “Frequentie (maanden)”, het gekoppelde contract en de datum van de “Laatste keuring”.
- Wanneer een keuring heeft plaatsgevonden, klikt u op “Keuring uitgevoerd” om de volgende vervaldatum te herberekenen en de openstaande taken af te sluiten.
Goed om te weten
- De kolom “Opzeg vóór” berekent de uiterste opzegdatum op basis van het einde van het contract en de opzegtermijn.
- Elke ochtend wordt er een taak aangemaakt wanneer de opzegdatum van een contract of de vervaldatum van een keuring binnen de 30 dagen valt.
- Bij het verstrijken van de termijn wordt een contract met stilzwijgende verlenging verlengd met de verlengingsduur, en in het andere geval krijgt het de status “Beëindigd”.
- Overschreden vervaldata worden in het rood weergegeven in de keuringslijst.