But
L’écran « Contrats d’entretien » recense les contrats des copropriétés (ascenseur, chauffage, nettoyage, assurance et autres) avec leur échéance, leur préavis et leur reconduction. Un second onglet, « Contrôles obligatoires », suit les contrôles périodiques tels que l’ascenseur, la chaudière ou les extincteurs.
Un traitement quotidien prépare les tâches nécessaires, afin que le préavis d’un contrat ou l’échéance d’un contrôle ne soit jamais dépassé par inadvertance.
Où la trouver
- Copropriété
- Contrats d’entretien
Onglets « Contrats d’entretien » et « Contrôles obligatoires ».
Étapes
- Cliquez sur « Nouveau », choisissez la « Copropriété », renseignez l’« Objet », le « Type » et le fournisseur.
- Indiquez le « Début », la « Fin », le « Préavis, jours », la « Reconduction tacite », la « Durée de reconduction (mois) » et le « Montant annuel », puis enregistrez.
- Ouvrez l’onglet « Contrôles obligatoires » et créez chaque contrôle avec son « Type », sa « Périodicité (mois) », le contrat associé et la date du « Dernier contrôle ».
- Lorsqu’un contrôle a eu lieu, cliquez sur « Contrôle effectué » afin de recalculer la prochaine échéance et de clore les tâches ouvertes.
Bon à savoir
- La colonne « Préavis avant le » calcule la date limite de résiliation à partir de la fin du contrat et du préavis.
- Chaque matin, une tâche est créée lorsque la date de préavis d’un contrat ou l’échéance d’un contrôle intervient dans les 30 jours.
- À l’échéance, un contrat à reconduction tacite est prolongé de sa durée de reconduction ; sinon, il passe au statut « Terminé ».
- Les prochaines échéances dépassées sont affichées en rouge dans la liste des contrôles.