Alquileres y finanzas

REOS emite cada mes un aviso de cobro de alquiler por cada contrato de arrendamiento activo, con el importe, el vencimiento y los datos bancarios de la agencia. Cuando se registra el pago, se genera el recibo en formato PDF, se envía al inquilino por correo electrónico y se archiva en sus documentos, de modo que el inquilino y la agencia disponen del mismo justificante.

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Los impagos son objeto de tres niveles de recordatorio: un primer recordatorio, un segundo recordatorio y, a continuación, un requerimiento formal. Cada recordatorio se genera en formato PDF y se envía efectivamente al inquilino, y un mismo nivel solo puede enviarse una vez para un vencimiento determinado, lo que evita dirigir dos veces la misma carta.

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Usted importa el archivo de exportación CSV de su banco, indicando por primera vez la correspondencia de las columnas, la cual se conserva para las importaciones siguientes. Los pagos se relacionan con los avisos primero mediante la referencia de pago y, a continuación, mediante el importe y el nombre, para que cada cobro quede vinculado al vencimiento correcto. La importación automática desde el banco se realiza a medida bajo petición.

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El extracto del propietario incluye, para el período correspondiente, los alquileres cobrados, los honorarios previstos en el mandato y los gastos imputados a los inmuebles, con el fin de determinar el importe neto a transferir. Cada línea remite a su origen, lo que permite al propietario verificar el cálculo. El extracto sirve de base para el archivo de transferencia SEPA del pago.

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La pantalla de actualización presenta los contratos de arrendamiento activos cuya fecha aniversario recae en el mes y calcula el nuevo alquiler a partir del índice publicado que se aplica al contrato. Cuando el índice necesario todavía no se ha publicado, no se propone el cálculo, ya que el sistema no estima ninguna cifra.

España Para España, REOS sigue la fecha aniversario de cada contrato y avisa al equipo, y el índice, así como las normas de actualización propias del mercado, se pueden configurar bajo petición.

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La pantalla de facturación permite a la agencia emitir facturas destinadas a sus propietarios y a sus clientes con una numeración continua bloqueada por el servidor sin ningún salto ni duplicado. Dado que una factura emitida ya no se puede modificar, debe emitir una nota de crédito asociada en caso de que sea necesaria una modificación.

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El módulo de finanzas lleva los libros de ventas, de compras y de movimientos de la agencia. Puede exportarlos en cualquier momento en formato CSV, utilizando el punto y coma como separador, o en Excel, con el fin de incorporarlos a su programa de contabilidad. Un conector directo con un programa de contabilidad se realiza a medida bajo petición.

Véase también: Finanzas inmobiliarias: facturas, rentas, exportaciones, Integraciones

Cada garantía de alquiler se registra con su modalidad, por ejemplo una cuenta bloqueada o un aval bancario, y con su importe. Su liberación se supervisa al final del contrato de arrendamiento teniendo en cuenta las posibles retenciones decididas tras el inventario de salida, de modo que el importe devuelto queda documentado.

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La liquidación de gastos recoge los gastos reales de un período y los distribuye según el criterio elegido, es decir, la superficie, partes iguales o los coeficientes de participación. A continuación, compara el resultado con las provisiones abonadas por cada inquilino para calcular el saldo pendiente de cobro o de reembolso, y seguidamente genera y envía la liquidación.

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Las comisiones se calculan a partir de las reglas establecidas en el mandato, tanto para las ventas como para los alquileres. Una tabla las presenta según su estado, pendientes de facturar, facturadas o cobradas, lo que permite realizar el seguimiento de los honorarios de la agencia sin necesidad de utilizar una hoja de cálculo independiente.

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