Administración de comunidades

La comunidad se crea con su número de identificación fiscal, el mes de inicio del ejercicio y el total de los coeficientes, y a continuación cada finca recibe su coeficiente correspondiente y su propietario. Estos coeficientes se utilizan posteriormente para todos los cálculos, las convocatorias de fondos, las liquidaciones y las mayorías, lo que evita tener que volver a introducir el reparto en cada operación.

España En España, la comunidad de propietarios, sus fincas y sus coeficientes se gestionan de la misma manera, y las reglas legales propias del mercado se pueden configurar bajo demanda.

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Usted puede añadir claves específicas tales como el ascensor, la calefacción o la caja de la escalera con el fin de repartir los gastos según la utilidad real para cada finca. Si no se introduce ninguna parte en una clave en particular, el sistema aplica por defecto los coeficientes generales de la comunidad. Esta configuración garantiza la exactitud de la liquidación anual de los gastos reales.

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Introduzca primero las diferentes partidas del presupuesto del año o recupere los datos del ejercicio anterior con el fin de definir la base financiera de la asociación. El módulo genera a continuación la convocatoria de fondos en modo borrador, ya sea con un ritmo trimestral, mensual o semestral, para que usted pueda comprobarla antes de su emisión. Cada propietario recibe así su convocatoria por correo electrónico con los importes detallados para el fondo de maniobra y el fondo de reserva.

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La junta general se prepara con su orden del día, y cada punto indica la mayoría requerida. REOS calcula el quórum y el resultado de las votaciones a partir de los coeficientes, y se puede abrir una votación en línea antes de la sesión. Después de la reunión, el asistente de inteligencia artificial puede redactar un borrador de acta a partir del orden del día, de las votaciones y de sus notas, que usted revisa antes de enviarlo a los propietarios.

España Para España, las reglas de mayoría y de quórum propias del mercado se pueden configurar bajo demanda, mientras que la preparación, las votaciones y el acta siguen el mismo desarrollo.

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El siniestro se registra con su naturaleza, su fecha de ocurrencia y de declaración, las referencias de la aseguradora y, en su caso, el perito y la fecha de su visita. El expediente sigue a continuación el importe estimado, la franquicia y la indemnización, de modo que la situación de cada siniestro se puede presentar a los propietarios.

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Los contratos de mantenimiento del edificio, como la limpieza, el ascensor o la caldera, se registran con su importe anual y sus condiciones de reconducción tácita. Los controles obligatorios, por ejemplo de los extintores, de la alarma de incendios o del gas, se siguen con su frecuencia, la fecha del último control y el próximo vencimiento, con el fin de que la intervención se planifique antes de la fecha límite.

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Cada propietario accede, mediante un enlace personal, a su cuenta: convocatorias de fondos, pagos, saldo y liquidaciones anuales. El portal también pone a su disposición los documentos de la comunidad que el administrador decide compartir, como las actas de la junta. Se trata de un acceso en consulta, de modo que no se puede modificar ningún asiento contable en él.

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La cuenta de cada propietario presenta los importes convocados, los pagos recibidos y el saldo, lo que hace aparecer inmediatamente los atrasos. El administrador puede entonces enviar un recordatorio por correo electrónico al propietario afectado, y el histórico de la cuenta permite justificar las sumas reclamadas.

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El gestor introduce el conjunto de los gastos reales del ejercicio y los asocia a las claves de reparto correspondientes. El sistema compara a continuación estos gastos efectivas con las provisiones que han sido convocadas en el transcurso del año con el fin de calcular automáticamente los saldos individuales. Usted puede entonces descargar las liquidaciones y enviarlas por correo electrónico con un solo clic a todos los propietarios.

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