Loyers et finance

REOS émet chaque mois un appel de loyer par bail actif, avec le montant, l’échéance et les coordonnées bancaires de l’agence. Lorsque le paiement est enregistré, la quittance est produite en PDF, envoyée au locataire par e-mail et classée dans ses documents, de sorte que le locataire et l’agence disposent du même justificatif.

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Les impayés font l’objet de trois niveaux de rappel : un premier rappel, un deuxième rappel, puis une mise en demeure. Chaque rappel est produit en PDF et réellement envoyé au locataire, et un même niveau ne peut être envoyé qu’une fois pour une échéance donnée, ce qui évite d’adresser deux fois la même lettre.

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Vous importez l’export CSV de votre banque, en indiquant une première fois la correspondance des colonnes, qui est conservée pour les imports suivants. Les paiements sont rapprochés des appels d’abord par la référence de paiement, puis par le montant et le nom, afin que chaque encaissement soit rattaché à la bonne échéance. L’import automatique depuis la banque est réalisé sur mesure, sur demande.

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Le relevé propriétaire reprend, pour la période, les loyers encaissés, les honoraires prévus au mandat et les dépenses imputées aux lots, afin d’établir le montant net à reverser. Chaque ligne renvoie à son origine, ce qui permet au propriétaire de vérifier le calcul. Le relevé sert de base au fichier de virement SEPA du reversement.

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L’écran d’indexation présente les baux actifs dont la date anniversaire tombe dans le mois et calcule le nouveau loyer à partir de l’indice publié qui s’applique au bail. Lorsque l’indice nécessaire n’est pas encore publié, le calcul n’est pas proposé, car le système n’estime aucun chiffre.

France En France, la révision suit l’indice de référence des loyers (IRL) publié par l’INSEE, repris automatiquement, et le loyer d’un logement classé F ou G au DPE ne peut pas être révisé, conformément à la loi Climat et résilience.

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L’écran de facturation permet à l’agence d’émettre des factures destinées à ses propriétaires et à ses clients avec une numérotation continue verrouillée par le serveur sans aucun trou ni doublon. Une facture émise ne pouvant plus être modifiée, vous devez émettre une note de crédit associée en cas de modification nécessaire.

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Le module finance tient les journaux des ventes, des achats et des mouvements de l’agence. Vous pouvez les exporter à tout moment en CSV, avec le point-virgule comme séparateur, ou en Excel, afin de les reprendre dans votre logiciel comptable. Un connecteur direct vers un logiciel comptable est réalisé sur mesure, sur demande.

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Chaque garantie locative est enregistrée avec sa forme, par exemple un compte bloqué ou une garantie bancaire, et avec son montant. Sa libération est suivie en fin de bail en tenant compte des éventuelles retenues décidées après l’état des lieux de sortie, de sorte que le montant restitué est documenté.

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Le décompte de charges reprend les dépenses réelles d’une période et les répartit selon la clé choisie, à savoir la surface, les parts égales ou les quotités. Il compare ensuite le résultat aux provisions versées par chaque locataire afin de calculer le solde à réclamer ou à rembourser, puis produit et envoie le décompte.

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Les commissions sont calculées à partir des règles fixées dans le mandat, pour les ventes comme pour les locations. Un tableau les présente selon leur état, à facturer, facturées ou encaissées, ce qui permet de suivre les honoraires de l’agence sans tableur séparé.

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