Doel
De kaart “Notulen” van de vergadering brengt de notities van de vergadering, de eventuele audio-opname en de tekst van de notulen samen. De AI stelt een concept op op basis van deze elementen, de agenda, het quorum en de stemresultaten, in orde om de administratieve tijd na de vergadering te beperken.
Het concept blijft een kladversie die u naleest en corrigeert, zodat het uitsluitend op uw verzoek wordt verzonden.
Waar te vinden
- Mede-eigendom
- Algemene vergaderingen
Fiche van de vergadering, kaart “Notulen”.
Stappen
- Voer de “Notities van de vergadering” in en klik op “Notities bewaren”, of klik op “Opname toevoegen” om het audiobestand van de vergadering te uploaden.
- Klik op “Notulen opstellen” zodat de AI een concept genereert op basis van de notities of de opname, de agenda en de geregistreerde stemmen.
- Lees de tekst in het veld “Notulen” na en corrigeer deze, en klik vervolgens op “Opslaan”.
- Klik op “Notulen (PDF)” om de lay-out van het document te controleren.
- Klik op “Notulen verzenden”: het document wordt gearchiveerd bij de documenten van het mede-eigendom en verzonden naar elke mede-eigenaar.
Goed om te weten
- Voor het opstellen door de AI is ten minste een set notities of een opname vereist, bij gebreke waarvan een melding verschijnt om deze toe te voegen.
- Na de verzending toont de kaart de verzenddatum en geeft de lijst van vergaderingen de vermelding “Notulen verzonden” weer.
- De verzonden notulen zijn toegankelijk voor de mede-eigenaars in de documenten van hun portaal.