But
Le décompte de charges confronte, pour un immeuble et une période, les provisions effectivement payées par chaque locataire aux dépenses réelles. Les dépenses sont réparties entre les lots selon une clé (« Surface », « Parts égales » ou « Quotités ») puis proportionnellement à la durée d’occupation de chaque bail, ce qui donne un décompte équitable lorsqu’un locataire est arrivé ou parti en cours de période.
À l’émission, chaque locataire reçoit son décompte en PDF et le solde est enregistré comme montant à payer ou à rembourser.
Où la trouver
- Location
- Décomptes de charges
Étapes
- Cliquez sur « Nouveau décompte », choisissez l’« Immeuble » et la période (« Du », « Au »).
- Cliquez sur « Reprendre les dépenses enregistrées » pour importer les dépenses des lots de la période, ou ajoutez-les avec « Ajouter une dépense ».
- Attribuez à chaque dépense sa clé de répartition dans la colonne « Clé » et, pour la clé « Quotités », renseignez les « Quotités par unité ».
- Cliquez sur « Calculer » et vérifiez, pour chaque bail, l’« Occupation », les « Provisions », le « Réel » et le « Solde ».
- Cliquez sur « Émettre et envoyer » et confirmez : chaque locataire reçoit son décompte par e-mail.
Bon à savoir
- Les provisions retenues sont celles des appels de loyer effectivement payés sur la période, ce qui évite de créditer un locataire pour des charges qu’il n’a pas versées.
- Un solde non nul devient un montant dû à 30 jours dans les transactions, avec sa propre communication de paiement, afin d’être suivi et relancé comme un loyer.
- Une fois émis, le décompte n’est plus modifiable et le bouton « PDF » de chaque ligne permet de rouvrir le document envoyé.