Signature électronique
Les questions fréquentes sur le thème « Signature électronique », avec les précisions propres à votre marché lorsque la règle en dépend.
Comment REOS gère-t-il la signature électronique simple pour les documents ?
Une demande de signature électronique simple selon le règlement eIDAS fige le document en stockant le HTML et son empreinte SHA-256. Chaque signataire reçoit un lien personnel doté d’un jeton long et aléatoire afin de s’authentifier, de saisir son nom, de dessiner sa signature et de consentir à l’acte. Cette procédure conserve l’adresse IP, le navigateur et l’horodatage pour garantir la traçabilité.
Voir aussi : Documents et signature électronique
Lien vers cette questionQuelle est la procédure d’authentification pour un signataire invité ?
Le signataire reçoit un code à six chiffres à son adresse e-mail afin de confirmer qu’il est bien le destinataire du lien. Ce code est valable dix minutes et accepte cinq essais, ce qui limite les tentatives frauduleuses. Le signataire indique ensuite son nom, dessine sa signature et confirme son consentement.
Voir aussi : Documents et signature électronique
Lien vers cette questionQue se passe-t-il lorsque toutes les parties ont signé le document ?
Lorsque l’ensemble des signataires a apposé sa signature, REOS génère un certificat PDF comprenant le document initial, son empreinte, la liste des signataires et la piste d’audit complète. Ce certificat est ensuite stocké de manière sécurisée et envoyé par courrier électronique à chaque participant, tandis que la fiche liée dans l’application se met à jour automatiquement.
Voir aussi : Documents et signature électronique
Lien vers cette questionComment le système traite-t-il les demandes de signature en attente ?
Une relance est envoyée automatiquement aux signataires qui n’ont pas encore signé trois jours après l’envoi. Sans signature dans les trente jours, la demande expire, ce qui évite qu’un document ancien soit signé alors que son contenu n’est plus à jour.
Voir aussi : Documents et signature électronique
Lien vers cette questionPeut-on utiliser des modèles préexistants pour lancer une signature ?
Oui. Les modèles de documents contiennent des champs variables, notés entre doubles accolades, qui sont remplis à partir de la fiche concernée. Les modèles fournis par REOS sont en lecture seule afin de préserver une base de référence, et vous les dupliquez pour les adapter à votre agence avant de les envoyer en signature.
Voir aussi : Documents et signature électronique
Lien vers cette questionQuels types de documents peuvent faire l’objet d’une signature électronique ?
La signature électronique simple s’applique aux documents produits dans REOS, notamment les mandats, les baux, les contrats de réservation sur plan et les états des lieux. Le document signé est rattaché à la fiche dont il provient, et cette fiche est mise à jour lorsque toutes les parties ont signé.
Voir aussi : Documents et signature électronique
Lien vers cette questionEst-il possible d’utiliser une signature électronique qualifiée ?
La signature électronique simple est incluse. Une signature électronique qualifiée ou une identification forte dépend d’un contrat entre votre agence et le prestataire concerné : elle est donc mise en place sur mesure, sur demande, depuis le portail, et REOS assure la configuration avec vos accès.
Voir aussi : Intégrations
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