Documents

Une activité immobilière tourne sur des documents à échéance : certificats énergétiques, mandats, baux, états des lieux, polices d’assurance, factures, pièces d’identité. Rangés dans des dossiers, ce sont des fichiers. Rattachés à un objet, avec un type et une date d’expiration, ils deviennent un système de conformité.

Dans REOS chaque document est attaché à un bien, une unité, un propriétaire, un locataire, un mandat ou un ticket. Il a un type, une version, des permissions et, quand c’est pertinent, une date d’expiration qui déclenche des alertes avant que cela devienne un problème. La signature électronique boucle la chaîne : un mandat se signe sans quitter la plateforme.

Ce que fait le module

• Rattachement à n’importe quel objet, le type déterminant les champs requis.
• Versionnage : un bail remplacé est conservé sans brouiller le bail en cours.
• Dates d’expiration et alertes de renouvellement pour certificats et polices.
• Demandes de signature électronique avec suivi de statut.
• Permissions fines, y compris ce qu’un propriétaire ou un locataire peut voir.

Ce qu il automatise

• Un certificat énergétique expire dans soixante jours et une tâche de renouvellement est créée sur l’unité.
• Une signature est finalisée : le mandat devient actif avec le fichier signé attaché.
• Un document obligatoire manque au moment de publier une annonce et la publication est retenue.