Location et gestion locative

Le candidat dépose sa candidature depuis une page publique liée à l’annonce ou au lot et y joint ses pièces justificatives, qui sont rangées directement dans son dossier. L’assistant IA peut ensuite lire ces pièces, par exemple une fiche de paie ou un contrat de travail, afin de reporter les revenus et l’employeur dans la fiche. Les dossiers refusés sont effacés après six mois, conformément au principe de limitation de la conservation des données.

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Lorsque vous acceptez un candidat, celui-ci devient locataire et le logiciel crée automatiquement un bail brouillon afin de préparer la mise en location. Si vous refusez la candidature, un e-mail sobre est envoyé au demandeur et le dossier est programmé pour être supprimé au terme de six mois. Cette organisation permet de structurer la sélection sans multiplier les manipulations.

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Le bail est généré à partir d’un modèle de document et des données du lot et du locataire, puis envoyé en signature électronique simple. Chaque signataire reçoit un lien personnel et confirme son identité par un code envoyé à son adresse e-mail. Lorsque toutes les parties ont signé, un certificat de signature est produit et rattaché au bail, ce qui en conserve la preuve.

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L’état des lieux est établi pièce par pièce avec photos et signatures, puis produit en PDF. Lors de la sortie, l’assistant IA peut comparer les photos d’entrée et de sortie d’une même pièce afin de proposer une liste de différences, chacune qualifiée d’usure normale, de dégât léger ou de dégât important. Le gestionnaire valide ou corrige ces propositions, ce qui facilite la discussion sur la garantie locative.

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Le locataire reçoit par e-mail un lien personnel, révocable, qui lui donne accès à son bail, à ses documents, à ses échéances, à ses paiements et à ses attestations. Il peut également y déclarer un incident, ce qui crée la demande dans le poste de travail de l’agence. Cet accès ne demande pas de mot de passe et peut être retiré à tout moment par l’agence.

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Le locataire déclare l’incident depuis son portail, et l’agence le reçoit sous la forme d’un ticket qui suit les étapes de tri, d’attribution, d’intervention et de clôture. Le gestionnaire peut ensuite émettre un ordre de travaux vers un prestataire de l’annuaire, et la facture de ce prestataire est imputée en dépense sur le lot concerné, ce qui la fait apparaître dans le relevé du propriétaire.

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L’ordre de travaux est émis vers le prestataire choisi, et l’accord du propriétaire est demandé lorsque le montant dépasse le seuil prévu par le mandat. Le prestataire reçoit un lien d’intervention qui lui permet de suivre la demande sans compte. Sa facture est ensuite imputée en dépense sur le lot et le ticket est clôturé, de sorte que la dépense figure dans le relevé du propriétaire.

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Le poste de travail suit les échéances des baux actifs, comme la date anniversaire d’indexation, la fin du bail ou l’expiration d’un certificat, afin de prévenir l’équipe avant qu’un délai ne soit dépassé. L’indexation se calcule à partir des indices publiés, et lorsque l’indice du mois n’est pas encore disponible, aucun montant n’est proposé plutôt qu’un chiffre estimé.

Luxembourg Pour le Luxembourg, REOS suit les échéances et les documents de chaque bail, et les règles d’indexation propres au marché sont configurables sur demande.

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Les espaces des locataires et des propriétaires reposent sur des liens personnels, longs et aléatoires, envoyés par e-mail et révocables à tout moment par l’agence. Chaque personne ne voit que ce qui concerne son propre dossier ou ses propres biens, car l’accès est vérifié par le serveur à chaque lecture et non seulement dans l’écran.

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